Vis - Innstillinger - Firma
- Innstillinger per modul - Tilbud/Ordre/Faktura
.Rutiner for fakturering kan være
svært ulike fra bedrift til bedrift. I firmainnstillingene for tilbud/ordre/faktura
kan du tilpasse bruksmåten til ditt behov. Det er særlig overgangen fra
ordre til faktura med godkjenningsrutiner og utskrifter som er sentrale
her.
Merk! Firmainnstillingene for tilbud
er samlet her. Tilbudsmodulen har likevel egne brukerinnstillinger.
Generelt
I fanekortet Generelt finner du avmerkingsbokser som berører ordrestatus. Disse har særlig betydning om det er flere brukere av programmet, for eksempel slik at en registrerer ordre, mens en annen fakturerer.
Ingen utskrift av ordre før den er 'Ferdigbehandlet': Åpner for å skrive ut ordre også når den ikke har status ferdigbehandlet.
Ingen effektuering før 'Klar til overføring' (tilbud) eller 'Klar til fakturering' (ordre): Merker du av her, vil det ikke være mulig å overføre/effektuere tilbud til ordre, eller ordre til faktura dersom de ikke er avmerket for 'Klar til overføring' (tilbud) eller 'Klar til fakturering' (ordre). Klar til fakturering er avhengig av hvordan du benytter funksjonen Oppdater 'Klar til fakturering' ved utskrift av ... i fanekortet Utskrifter.
Ingen fakturering av ordre før alle produkter er levert: Åpner for å fakturere ordre selv om den har produkter som ikke er levert. Kan benyttes dersom du har avtale med dine kunder om å fakturere ordre før full leveranse er utført, eller dersom du ikke ønsker å benytte utleveranser. En delvis levert/fakturert ordre vil da generere en Restordre ved fakturering. Du endrer antall produkter som skal leveres i feltet Leveres i Ordre/Faktura. Restordren behandles som en ny ordre i systemet.
Du kan åpne for at bedriften reserverer produkter på en ordre fra et bestemt innkjøp ved å merke av for Bedriften reserverer innkjøp til kunder og Bedriften reserverer lagervarer til kunder.
Hvis Bedriften benytter servicefaktura, vil du få mulighet til å skrive ut en arbeidsbeskrivelse på en ordre og å skrive ut servicefaktura, med eller uten varelinjer.
Bedriften benytter abonnementsfaktura: Aktiverer funksjonalitet for abonnementsfakturering. Tilleggsprodukt i enkelte programversjoner. Se mer om Abonnementsfakturering.
Eventuelle begrensninger når produktene ikke er på lager: Her kan du bestemme hvorvidt du skal tillate å registrere et større antall produkter enn det som er disponibelt på lager, eller eventuelt å vise en advarsel, slik at den som registrerer ordren blir gjort oppmerksom på at produktet ikke er inne på lager.
Utskrifter
Her kan du sette innstillinger som bestemmer hvordan dine salgsutskrifter skal se ut.
Antall kopier: Antall kopier som skal skrives ut i tillegg til originalfaktura. Kopiene skrives ut ved fakturering.
Fakturakopi ved fakturering: Velg hvilken rapport som skal benyttes ved utskrift av fakturakopi ved fakturering. Benyttes for fakturakopier som skrives ut ved fakturering.
Oppdater feltet 'Plukket' ved utskrift av: Innstillingen gjelder feltet Plukket på ordren. Velg Pakkseddel eller Plukkliste i henhold til hva som passer best i din virksomhet.
Oppdater 'Klar til fakturering' ved utskrift av: Velg Pakkseddel eller Plukkliste i henhold til hva som passer best i din virksomhet. Dersom du ønsker å fakturere straks plukklisten er skrevet ut, kan det være hensiktsmessig å velge plukkliste.
Språk i Tilbud/Ordre/Faktura: Kan benyttes om du vil skrive ut fakturaene på et annet språk. Språket blir tilgjengelig som valg i modulen Ordre/Faktura og Tilbud i fanekortet Diverse når du klikker på knappen Rapporter.
Sortering ved utskrift av flere ordrer: Ved utskrift av mange ordrer kan det være hensiktsmessig å velge en spesiell sorteringsrekkefølge. For eksempel kan du få sortert etter kundenr. i stedet for etter ordrenr. som er standard. Benytter du avtalefakturering, kan du få sortert etter avtalenummer.
Sortering av produktlinjer på plukkliste: Du kan skrive ut plukklisten på to måter, enten ved Sortert i samme rekkefølge som de ble registrert på ordren eller Sortert etter lager og lokasjon på lageret. Det siste kan være svært nyttig for å få til et effektivt plukk på lager.
Testutskrift til skjerm ved fakturering: Gir forhåndsvisning/testutskrift på skjermen ved fakturering/utskrift av faktura.
Vis mva-grunnlag på tilbud, ordre og fakturautskrifter: Dersom du tar bort avmerkingen her, vises ikke mva-grunnlaget på disse utskriftene.
Merk! Vær oppmerksom på at det kan
være lovpålagte krav til visning av mva-grunnlag for din virksomhet. Undersøk
med din regnskapsfører/revisor før du eventuelt tar bort avmerkingen her.
Pris/Rabatt
Her velger du hvilke regler som skal gjelde for priser og rabatter ved registrering av produkter på en ordre.
Registrere pris eks. mva på ordrelinjer (nettofakturering): Prisen uten mva. på produktlinjene.
Priser hentes ut fra leveringsdato og ikke fra systemdato: Som standard velges prisen på systemdato den dag posten opprettes. Dette vil si at systemet henter prisen som gjelder den dagen ordren blir opprettet. Dersom du oppretter priser som skal gjelde frem i tid, kan du ved hjelp av denne funksjonen få systemet til å benytte disse automatisk, på grunnlag av leveringsdato på ordren i stedet for systemdato. Dette gjelder hvis du fyller ut feltet Leveringsdato ved opprettelse av ordren. Leveringsdato vil da fungere som en "planlagt levering". Endrer du leveringsdato senere, vil du likevel få spørsmål om du vil oppdatere ordrelinjene.
Høyeste rabatt overstyrer rabatthierarkiet: Vil du overstyre rabatthierarkiet, skal du merke av for Høyeste rabatt overstyrer rabatthierarkiet. Det går fint å ha kun én rabatt på en ordre, men du kan legge til kvantumsrabatt i tillegg om du merker av for at Kvantumsrabatt kommer i tillegg til annen rabatt.
Kostpris skal inkludere 'Kostnad' fra Produktkortet i tillegg til innkjøpspris: Vises kun dersom du har valgt Innkjøpspris under Grunnlag for Kostpris i firmainnstillingene for produkt, fanekortet Prishåndtering. Merker du av her, vil kostprisen på tilbud og ordre/faktura beregnes ut fra innkjøpspris, samt kostnadene i feltet Kostnader på produktkortet, fanekortet Pris.
Eksport
Du kan automatisk eksportere informasjonsfiler fra programmet og her er innstillingene for dette.
Ønsker du å eksportere ordre fra programmet, må du krysse av i Benytt eksport av fil, og velge Eksportformat. Du kan velge om eksporten skal foretas ved utskrift av enten Plukkliste, Pakkseddel eller Faktura, og i feltet Katalog angir du hvor filen skal lagres.
Opprett PDF-kopi av tilbud ved effektuering til ordre: Tilbudet som er effektuert lagres som PDF-kopi. Tilbudskopien kan åpnes fra ordren/fakturaen.
Opprett PDF-kopi av faktura ved fakturering: Lagre en PDF-kopi av originalfakturaen ved fakturering. Dersom dette er valgt, vil du kunne åpne PDF-kopien fra Ordre/Faktura, og fra Kontakt.
Annet
Fanekortet for øvrige innstillinger:
Leveringsperiodisering på produktlinje: Velg om du skal vise leveringsuke eller leveringsdato på rapporter. Du kan også legge til en Fast tekst, tilbud/ordre. Selve teksten hentes fra Standardregisteret. Denne teksten vil da vises på fakturautskriftene.
Automatisk KID tildeling: Aktiverer funksjonalitet for KID (Kundeidentifikasjon) på dine fakturaer.
Vår referanse: Valg for hvilken bruker som skal velges som standard ved opprettelse av ordre.
Produkt som skal legges inn på alle nye ordre: Du kan få ett produkt automatisk på alle ordre i det de opprettes ved å legge inn produktnummeret i feltet. Dette kan for eksempel benyttes dersom du alltid skal legge til et ekspedisjonsgebyr.
Arve prosjekt fra produktkortet: Prosjekt som eventuelt er benyttet i fanekortet Diverse i produkt overføres Tilbud/Ordre/Faktura.
eFaktura: Kun synlig dersom du har lisens for dette. Her merker du av og setter innstillinger dersom du skal sende eFakturaer til dine kunder.
Factoring: Kun synlig dersom du har merket av for factoring i reskontroinnstillingene: Vis - Innstillinger - Regnskap - Reskontro. Under knappen Factoring kan du legge inn informasjon om factoringselskapet. Se mer om factoring her.
Se også:
Firmainnstillinger for Tilbud/Ordre/Faktura