For mindre virksomheder kan ubetalte kundefordringer hurtigt blive et stort problem. Derfor er det vigtigt at indarbejde gode rutiner for inddrivelse af fordringer og dermed sikre virksomhedens likviditet. Nedenfor følger forslag til rutiner.
Rutiner for fakturering
Først og fremmest er det vigtigt at have gode rutiner for fakturering. For mange vil det være selvfølge at fakturere efterhånden som ordrerne kommer ind og varer/ydelser leveres/udføres. Alligevel er der en del virksomheder, som ikke har rutiner for regelmæssig fakturering. Dette betyder, at der ikke kommer penge ind på kontoen regelmæssigt.
Selve fakturaen, som sendes til kunden i posten eller på e-mail, bør, udover din virksomheds kontakt- og adresseinformation, kundens navn, adresse og reference, også indeholde produkter, priser, moms, morarente, leveringsform og -betingelser, betalingsform og -betingelser, fakturadato og forfaldsdato.
I programmet kan du tilpasse indstillinger, der skal gælde for en gruppe af kontakter, hvilket kan være praktisk, hvis du for eksempel ønsker at give alle kunder i en bestemt gruppe de samme betalingsbetingelser. Du tilpasser indstillinger ved at vælge Vis - Kontakt - Juster værdier for udvalgte kontakter. Følg anvisningerne i guiden for at foretage ændringerne.
Ved at vælge Vis - Ordre/Faktura - Ordreregistrering kan du under fanebladet Tekst skrive yderligere information, som du ønsker at vise på dine ordre- og fakturaudskrifter. Du kan enten skrive teksten direkte ind i tekstfeltet eller vælge mellem de forskellige tekster i rullelisten. Det er muligt at have flere forskellige tekster, som vises på forskellige rapporter.
Hvis du ønsker yderligere information om en kundes betalingshistorik, kan du i programmet vælge Vis - Kontakt - Kontaktopfølgning og på kontaktbladet klikke knappen Kontaktstatus (genvejstast F3). Vinduet viser blandt andet kundens Gennemsnitlige betalingstid i dage, hvilket kan give dig en indikation på, hvornår du kan forvente at udestående fordring kommer til at blive betalt.
Kasserabat
Kasserabat giver mulighed for at give rabat til kunder, som betaler en faktura inden forfaldsdatoen. Denne rabat giver kunderne et incitament til at betale hurtigere, hvilket forbedrer virksomhedens likviditet.
Kasserabatten kan have to niveauer og konfigureres i Standardregistret. Nettobeløbet udgør basis for fradrag/rabat og reducerer momsen tilsvarende.
Rutiner for rykker
Hvis indbetalingen af en faktura ikke har fundet sted efter at betalingsfristen er udløbet, bør du sende en rykker til kunden. Dette kan du gøre 10 dage efter at fakturaen skulle have været betalt. Du skal oplyse kunden (på en saglig måde) om, at du ikke kan se, at indbetalingen har fundet sted. På rykkeren skal du oplyse, at en indbetaling skal ske snarest, og inden en ny betalingsfrist på min. 10 dage. Vær opmærksom på at du, hvis du sender en ny rykker inden der er gået min. 10 dage siden forfald, ikke vil kunne opkræve et nyt rykkergebyr.
Opfølgningsaktiviteter: Du kan justere indstillinger i programmet, så visse hændelser automatisk genererer opfølgningsaktiviteter. Et eksempel på, hvornår en opfølgningsaktivitet kan være til god hjælp, er ved fakturering. Du kan bestemme, at opfølgningsaktiviteten skal starte på forfaldsdato, eller du kan definere andre startdatoer. Den kan for eksempel minde dig om at tjekke, om indbetaling har fundet sted.
Hvis kunden ikke betaler efter at have modtaget den første rykker, kan du sende en til. Du kan totalt sende indtil tre rykkere med rykkergebyr. Hvis betalingsfristen for den første rykker overskrides kan du også sende en inkassomeddelelse. Denne kan indeholde nøjagtig den samme information som den første rykker, men skal derudover oplyse om at sagen vil blive sendt videre til inkasso for videre opfølgning, hvis betaling ikke finder sted omgående. Den andre rykker/inkassomeddelelse bør også gøre det klart at den morarente, som er specificeret på den første faktura, kommer til at blive gældende.
Bemærk! Indstillingerne
for faste tekster på rykkere og inkassovarsler finder du under Vis - Indstillinger -
Regnskab - Reskontro. Hvis
du skal sende inkassovarsler, vil der være visse formelle krav til indhold,
som du skal tilføje.
Læs mere her. Hvis en fordring skal sendes til
inkasso er det vigtigt, at du har gemt alle kopier af alle fakturaer,
rykkere (dette gøres automatisk i Mamut Business) og evt. e-mail-/postkorrespondance
i forbindelse med kravet.
I programmet kan du generere rykkere ved at vælge Vis - Regnskab - Rykker. Følg anvisningerne i guiden for at oprette en eller flere rykkere.
Hvis du ønsker en oversigt over dine kunders udestående fordringer, kan du vælge Vis - Regnskab - Debitor og klikke på knappen Aldersfordeling.
Inkasso
Hvis kunden fortsat ikke har betalt efter at have modtaget både rykkere og inkassomeddelelse, bør du sende fordringen til et inkassofirma som herefter overtager inddrivelsen af den udestående fordring og al videre kommunikation med kunden i denne forbindelse. Det er nu op til inkassofirmaet at forsøge at nå et forlig med debitor eller, hvis dette ikke lykkes, beslutte, om sagen eventuelt skal sendes til Fogedretten, hvis kunden fortsat ikke betaler.
For at kunne sende fordringer til inkasso skal du have en aftale med et inkassofirma og tilpasse indstillinger for inkasso i dit Mamut-program.
I programmet overføres kundefordringer til inkasso ved at generere en inkassofil i reskontromodulet, som derefter sendes til inkassofirmaet. Vælg Vis - Regnskab - Debitor - Inkasso og klik på knappen til venstre i vinduet for at starte guiden til indstillingerne. Den fil som oprettes indeholder information om de udestående kundefordringer, som inkassofirmaet skal indkræve. For at kunne sende en fordring til inkasso skal du have udskrevet et inkassokrav på den aktuelle fordring, som er forfaldet til betaling.
Tips! I rapportmodulet kan du under
knappen Reskontro udskrive flere
forskellige rapporter, som viser dine kundefordringer med forskellige
fokus.
Information om inkasso og god inkassoskik finder du på www.inkasso.dk
Factoring
Hvis du vil slippe for selv at bruge tid på fakturaopfølgningen, kan du sælge dine fordringer til et factoringfirma, som derefter overtager opfølgningen af dine udsendte fakturaer og føringen af Debitor. På den måde får du frigjort arbejdstid, som du kan bruge på andre opgaver. Samtidig er du garanteret at få dine udestående fordringer indbetalt.
I programmet overføres kundefordringer til factoring ved at du genererer en fil fra reskontromodulet, som indeholder information om dine udestående fordringer. Denne fil sender du pr. e-mail, diskette eller uploader til en hjemmeside hos dit factoringfirma, som derefter importerer denne i sit eget system for videre behandling og opfølgning.
Programmet støtter en række tilpassede factoringformater udover det generelle format Detaljeret (XML).
Bemærk! For at kunne benytte factoring,
skal du have en aftale med et factoringfirma og tilpasse indstillinger
for factoring i dit Mamut-program
Se også: