Ny aktivitet. Læs
mere her.Værktøjslinjen
Via værktøjslinjen kan du oprette nye poster, gemme, slette med mere. Læs mere om værktøj i skærmbillederne her.
Ny aktivitet. Læs
mere her.
Kontroller
tilgængelighed. Her kan du se en Tidsplan
for medarbejdere og ressourcer, som er tilknyttet aktiviteten. Læs mere her.
Kopier
aktivitet. Ved hjælp af funktionen for kopiering
af aktivitet kan du kopiere en aktivitet én eller flere gange. Læs mer her.
Åbn
tilhørende element i MS Outlook: Vises kun hvis
du benytter integration med Outlook. Læs mere om dette i et eget afsnit her.
Send e-mail: Åbner en ny e-mailbesked.
Kontakter, som er tilknyttet aktiviteten, og som har registreret e-mailadresse,
vil automatisk blive tilføjet som modtagere. Emnet på aktiviteten bliver
tilføjet som emne på e-mailen. I e-mailbeskeden kan du vedhæfte dokumenter,
der er knyttet til aktiviteten.
Brugerindstillinger. I brugerindstillingerne kan du blandt andet bestemme, hvordan
vinduerne for aktivitetsstyring skal se ud og angive standardværdierne
ved oprettelse af nye aktiviteter. Læs
mere her.
Nedenfor finder du en beskrivelse af hvert felt. Hvis du ikke ser alle felterne i vinduet, kan det være, at fanebladene/notatfeltet er maksimeret. Ved at klikke knappen [---] nederst til højre i vinduet vil resten af felterne blive tilgængelige.
Tips! Programmet vælger som standard et interval
for dato fra og til, når der vises aktiviteter i aktivitetslisten. Hvis
du ikke finder en aktivitet i aktivitetslisten, kan det tænkes, at datoen
for aktiviteten falder udenfor dette interval.
Beskrivelse af felterne i aktiviteter
Emne: En kort beskrivelse af hvad aktiviteten går ud på.
Starttid: Angiver dato og tidspunkt for, hvornår aktiviteten skal starte. Tidspunktet behøver ikke at være aktuelt for aktiviteter til Opgavelisten. Læs mere om dette.
Sluttid: Justeres automatisk i forhold til starttiden efter firmaindstillingerne for aktiviteter, hvor du kan angive Standard varighed for nye aktiviteter. Denne varighed kan overstyres ved at ændre sluttiden, som foreslås.
Alarm: Vælg om aktiviteten skal have alarm og hvor lang tid før starttiden, alarmen skal udløses.
Bemærk! Hvis du har valgt at aktiviteterne skal overføres til Microsoft
Outlook, kan du ikke vælge, hvornår alarmen skal udløses. Alarmen vil
da følge indstillingerne i Microsoft Outlook.
Type: Aktivitetstype er en vigtig kategorisering for at kunne lave statistikker. Derudover er det praktisk, når du skal udvælge aktiviteter i aktivitetslisten. Aktivitetstypen afgør også, om aktiviteterne bliver tilgængelige i listerne for Kundeservice, Produktservice eller Telemarketing (Tillægsprodukter). Du kan vise aktiviteten i den grafiske kalender enten i selve kalenderen eller i opgavelisten. Denne indstilling kan du tilpasse under fanebladet Diverse.
Status: Vælg mellem forhåndskonfigurerede statusser oversigten over fremdrift i aktiviteterne. Du kan også oprette egne statusser i Standardregisteret.
Tips! I felter, som indeholder
alternativer fra standardregisteret, kan du højreklikke i feltet, og vælge
Ændre i standardregister. Dette
åbner standardregisteret, så du kan ændre eller tilføje nye alternativer
direkte.
Eksempel: I Ordreregistrering, i fanebladet Tekst højreklikker du først i feltet ved siden av Vælg tekst, og dernæst klikker du på Ændre i standardregister.
Du kan også komme til Standardregisteret ved at klikke Vis - Indstillinger - Firma - Standardregister.
Ret i Standardregistret
Når du markerer en aktivitet som Udført i aktivitetslisten, angives status automatisk som "Udført". Hvis du ønsker, at aktiviteten skal få en anden status i disse tilfælde, kan dette vælges i indstillinger for aktiviteter.
Ansvarlig: Alle, som er registreret i Medarbejderregistret, kan vælges som ansvarlige for en aktivitet. Ved hjælp af Adgangskontrol kan der også spærres for, at personer kan redigere andre end sine egne aktiviteter.
Tilknyt: Her kan du tilknytte både kontakter, medarbejdere og ressourcer, som er involveret i aktiviteten. Læs mere om dette vindue.
Projekt: Hvis du skal knytte aktiviteten til et af dine projekter, gøres det her. Hvis aktiviteten er oprettet fra projektmodulet, vil dette felt allerede være udfyldt.
Tips! Hvis du har valgt et projekt, kan du højreklikke i feltet
og vælge Gå til projekt.
Prioritet: Vælg mellem Høj, Mellem eller Lav prioritet, eller Ingen hvis du ikke vil prioritere dine aktiviteter.
Vis tid som: Vælg om aktiviteten skal vises i kalenderen som Ledig, Optaget eller Ude. Dette er særlig relevant, hvis du ønsker at knytte medarbejdere til andre aktiviteter.
Privat: Du kan benytte private aktiviteter til at begrænse adgangen til aktivitetens indhold. Hvis der er sat kryds her, er det kun brugere med rettigheder til at vise private aktiviteter, som vil kunne se aktivitetens detaljer. Bemærk, at aktiviteten altid vil være synlig i kalenderen, så andre brugere kan se, at du er optaget. En superbruger kan altid se indholdet. Læs mere om Adgangskontrol.
Farvekode: I rullelisten ved siden af Privat kan du vælge Farvekode for aktiviteten, hvis aktiviteten er af en type som skal vises i kalenderen. Ved hjælp af aktivitetstyper kan du i Standardregistret styre standardfarve for hver enkelt aktivitetstype, så du ikke behøver at angive farve på hver enkelt aktivitet.
Fanebladene i aktivitetsregisteret
Notat: Skriv notater i forbindelse med aktiviteten. I brugerindstillingerne for aktivitet kan du vælge, om Dato og Navn på brugeren skal registreres for hvert notat.
Produkt: Her kan du angive hvilke produkter, som er tilknyttet aktiviteten.
Dette blad benyttes også i forbindelse med Produktservice. Her kan du angive hvilket produkt, der er inde på service, eventuelle ressourcer benyttet ved servicen samt eventuelle arbejdstimer, som er benyttet. Dette kan derefter overføres direkte til en faktura.
Hvis du vil oprette en normal faktura, anbefales det, at du gør dette via fanebladet Ordre/Faktura.
Tilbud: Du kan lave tilbud direkte fra aktiviteten. Dette forudsætter, at aktiviteten er tilknyttet en eller flere kontakter. Listen over tilbud, som er oprettet fra aktiviteten, kan sorteres efter status. Ved at klikke på knappen Tilknyt vil du se en liste over eksisterende tilbud og knytte dem til aktiviteten.
Tips! Du kan oprette Nyt tilbud og Tilbagevendende
tilbud direkte fra aktiviteten. Tilbuddene bliver dermed tilknyttet
aktiviteten.
Ordre/Faktura: Du kan oprette en ordre direkte fra aktiviteten. Listen over ordrer, som er oprettet fra aktiviteten, kan sorteres efter status. Ved hjælp af knappen Tilknyt kan du se en liste over eksisterende ordrer og knytte dem til aktiviteten.
Indkøb: I fanebladet Indkøb kan du enten foretage nye indkøb på basis af aktiviteten, eller du kan knytte et eksisterende indkøb til aktiviteten.
Timeregistrering.: Her kan du oprette timelinjer, som er knyttet til aktiviteten eller tilknytte eksisterende timesedler.
Dokumenter: Opret dokumenter eller tilknyt eksisterende dokumenter, som er relevante for aktiviteten. Listen over dokumenter, som er oprettet fra aktiviteten, kan sorteres efter status.
Du kan importere dokumenter ved hjælp af knappen Importer.
Læs mere om Import
af dokument.
Diverse: Her finder du dine brugerdefinerede felter. Disse aktiveres og tilpasses i modulindstillinger for aktiviteter. I tillæg kan du vælge om aktiviteten skal vises i opgavelisten eller i selve kalenderen.
Slet
tilknytning: Hvis du ønsker at fjerne en tilknytning
til et eksisterende tilbud, ordre/faktura eller indkøb, kan du gøre det
ved at klikke på knappen Slet
tilknytning på det aktuelle faneblad på aktiviteten.
Dermed fjernes tilknytningen til posten, så du ikke længere kan åbne denne
fra aktiviteten. NB: Selve tilbuddet, ordren eller indkøbet slettes ikke.
Se også:
Indstillinger for aktivitetstyper