Med eDokumenter kan du utveksle elektroniske dokumenter som f.eks. fakturaer og kreditnotaer med eller uten bilag med dine kunder via den integrerte tjenesten Visma eFaktura i Mamut Online.
Med eDokumenter kan du utveksle elektroniske dokumenter som f.eks. fakturaer og kreditnotaer med eller uten bilag med dine kunder via den integrerte tjenesten Visma eFaktura i Mamut Online.
I listen eDokumenter som du åpner ved å klikke Lister - eDokument i Mamut Online får du rask oversikt over både mottatte og sendte dokumenter samt mislyktes sendinger som du må se nærmere på hvorfor de ikke kunne sendes. Valget Innboks inneholder en listen over alle fakturaer som har blitt sendt elektronisk til deg. Valget Sendt inneholder en liste over alle elektroniske dokument som du har sendt til dine kunder som kan motta fakturaer og kreditnotaer elektronisk. Valget Utboks inneholder en liste over alle fakturaer og kreditnotaer som ikke kundes leveres til mottakeren. I oversiktslistene finner du status for hvert eDokument og du kan endre status på dokumentet ved hjelp av knappene i verktøyslinjen. Hvilke statuser og knapper som er tilgjengelige, avhenger av hvilken mappe du har åpen. Du kan også bruke søkfunksjon for å filtrere visningen eller for å søke eter et bestemt eDokument. Observer at søkingen gjøres i mappen som er åpen.
Fra verktøylinjen vil du også kunne importere filer til innboksen.
Verktøylinjen
Verktøyknappene Oppdater, Importer fil, Gå til kontakt, Brukerinnstillinger og Skriv ut finnes for alle mapper i listen. De andre tilgjengelige knappene avhenger av hvilken mappe du har åpen, og er beskrevet under henholdsvis Innboks og Utboks.
Oppdater: Klikk her for å oppdatere
status på eDokumentene og hente inn eventuelle nye eDokumenter.
Importer fil: Klikk her for å importere
en faktura mottatt i Elektronisk Handelsformat (EHF) eller Svefaktura-format
til innboksen. Les mer om import av
elektroniske fakturaer her.
Gå til kontakt: Marker et eDokument,
og klikk denne knappen for å gå til kontaktkortet til kontakten som eDokumentet
er knyttet til.
Brukerinnstillinger: Klikk her for
å gå til brukerinnstillingene. Les mer om innstillingene her.
Skriv ut: Merk et eDokument, og klikk
Skriv ut for å skrive ut den detaljerte
visningen av dokumentet.
Kolonnene i oversiktslisten
eDokument: All informasjon i
kolonnene under overskriften eDokument
hentes fra selve eDokumentet. Her finner du fakturanummer, totalsum, kontaktnavn
(til mottaker), status for dokumentet og mottakerens identifikasjonsnummer og de elektroniske dokument som du sender.
Enkle fakturaer og kreditnotaer vises som
en PDF-ikon. 
Fakturaer og kreditnotaer med bilag vises med et ikon
med et binders. Dokumentet kan du åpne når du vil ved å klikke på respektive
ikon.
Du kan begrense hvilke kolonner som skal vises i brukerinnstillingene. Les mer om det her.
Min kontaktinformasjon: Denne informasjonen hentes fra din firmadatabase. Dersom eDokumentet ble automatisk eller manuelt knyttet mot en kontakt i din firmadatabase, vil du her kunne se kontaktnavnet, kontaktnummeret og leverandørnummeret som du har registrert på kontakten. Står det ingenting her, må du først knytte eDokumentet til en kontakt ved hjelp av knappen Knytt til kontakt før det kan importeres. Les mer om dette nedenfor.
Detaljert visning av eDokument
Ved å klikke pilknappen til venstre på linjen til eDokumentet i oversiktslisten, vil du få opp en forhåndsvisning av informasjonen i dokumentet. Her kan du også klikke Vis detaljer for å få opp logginformasjon om eDokumentet, som når det ble sendt og mottatt, eller en eventuell feilmelding dersom sending av dokumentet mislyktes. Du kan også klikke på PDF-ikonet på linjen for å åpne en PDF-fil av fakturaen.
Innboks
I Innboksen finner du alle eDokumenter som ditt firma har mottatt direkte fra andre kontakter, eller som du har importert til innboksen. Dersom avsenderens elektroniske identifikasjonsnummer matcher et elektroniske identifikasjonsnummer som du har registrert på en av dine kontakter, vil dokumentet automatisk knyttes mot den kontakten. Du vil da se kontaktens kontaktnummer, leverandørnummer og navn i delen Min kontaktinformasjon. Dersom dette feltet er blankt, betyr det at elektronisk identifikasjonsnummer ikke ble funnet i ditt kontaktregister. Du kan da knytte eDokumentet manuelt til en kontakt ved hjelp av knappen Knytt til kontakt. Før det kan bokføres, må eDokumentet være godkjent og knyttet til en kontakt som er registrert som leverandør i Mamut Business Software.
Knytt til kontakt: Ved hjelp av denne
knappen kan du knytte et eDokument til en kontakt. Marker eDokumentet,
og klikk Knytt til kontakt. Søk
etter eller bla deg frem til den aktuelle kontakten, og klikk Neste.
Velg om kontaktkortet skal oppdateres med et
elektroniske identifikasjonsnummer, og klikk OK.
Avvis: Bruk denne til å avvise eDokumentet
dersom det er noe galt med fakturaen. Marker dokumentet og klikk Avvis. eDokumentet
vil da få statusen Avvist, men
vil fortsatt ligge i Innboksen. Merk at ingen beskjed vil sendes til avsender
dersom du avviser et eDokument, dette må du gi beskjed om selv.
Godkjenn: Dersom alt er i orden med
fakturaen kan du godkjenne eDokumentet ved å klikke Godkjenn.
eDokumenter må være godkjent
og knyttet til en kontakt for at de skal kunne importeres til Mamut Business Software.
Bokfør eDokument: Merk et eDokument,
og klikk knappen Bokfør eDokument for
å bokføre eDokumentet direkte i Mamut Business Software.
Du kan deretter velge mellom kun å bokføre eDokumentet i hovedbok eller
samtidig å opprette en ny innkjøpsordre eller oppdatere en eksisterende
innkjøpsordre. Les mer om bokføring av eDokumenter her.
Utboks
I Utboksen finner du eDokumenter hvor sendingen av en eller annen grunn har mislykkes. Feilmeldingen står i loggen til dokumentet, som du finner ved å klikke på pilknappen til venstre for eDokumentet og deretter på Vis detaljer.
Send på nytt: Denne knappen kan brukes
dersom du har korrigert grunnen til feilmeldingen, f.eks. ved å korrigere
elektronisk identifikasjonsnummer på kontaktkortet til mottakeren. Ved
å klikke Send på nytt vil dokumentet
sendes på nytt. Dersom alt er i orden, vil eDokumentet leveres til mottaker,
og legges i mappen Sendt.
Slett: Ved å klikke Slett
kan du endre status på dokumentet til Mislyktes,
men håndtert. Dette kan for eksempel være aktuelt hvis du har kreditert
fakturaen det gjelder i Mamut Business Software.
Du kan også skrive inn et notat som du finner igjen ved å klikke på logglinjen
i detaljvinduet. Les mer om detaljvinduet ovenfor.
Sendt
I mappen Sendt finner du alle eDokumentene både med og uten bilag som du har sendt og som har blitt levert til mottaker.
Send på nytt:
Om du vil sende et eDokument på nytt marker du dokumentet og klikker Send
på nytt. eDokumentereDokumenter
Se også: