Ein Beleg ist im betrieblichen Rechnungswesen ein Dokument, das Daten über einen Geschäftsvorfall enthält. Er dokumentiert ein Ereignis im Geschäftsprozess, das eine finanzielle Auswirkung auf ein Unternehmen hat und daher in der Buchhaltung erfasst werden muss.
Für die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung gilt, dass jede Buchung belegt und für Dritte nachvollziehbar sein muss. Der Buchungsbeleg ist Grundlage jeder Buchung und der Nachweis für die Richtigkeit der Aufzeichnung. Für Buchungsbelege gilt eine gesetzliche Aufbewahrungspflicht.
Belege können aus Zahlungsvorgängen, aber auch aus allen anderen Ereignissen entstehen, die die Vermögenslage des Unternehmens ändern (beispielsweise auch Inventuren). Die Mindestangaben, die ein Beleg enthalten muss, sind die Bezeichnung des Vorgangs, das Datum und der Betrag.
Es gibt im Grunde genommen zwei Arten von Belegen: Externe Belege und interne Belege. Externe Belege sind z. B. Eingangsrechnungen, Quittungen usw. Interne Belege sind Dokumente, die in Ihrem Unternehmen selbst erstellt werden, z. B. Ausgangsrechnungen, Gutschriften, Kopien von Quittungen oder Aufzeichnungen von Inventurdifferenzen usw.
Sie erfassen und verbuchen diese Belege über die Belegerfassung unter Funktionen - Buchhaltung - Belegerfassung.
Einstieg
Direkt nach der Programminstallation und dem Einrichten Ihrer Firmendatenbank können Sie bereits beginnen, mit Mamut Business Software Belege zu erfassen. Das Programmmodul ist mit einer Reihe Standardeinstellungen ausgestattet, die Ihre täglichen Aufgaben einfach und übersichtlich gestalten sollen. So enthält das Programm beispielsweise vordefinierte Buchungsvorlagen, eine automatische Erstellung von USt.-Buchungen bei der Auswahl des entsprechenden Steuerschlüssels sowie diverse Tastenkombinationen für die effiziente Eingabe von Belegen.
Eröffnungsbilanz
Wenn Sie nicht gerade als Unternehmen am Anfang stehen, müssen Sie sicherlich zunächst Daten aus vorherigen Systemen übernehmen, bevor Sie mit Ihrer Arbeit beginnen können: Kundendaten, Lieferanten, Produkte und z. B. Eröffnungssalden.
Wenn Sie zuvor eine andere Betriebssoftware verwendet haben und die Eröffnungssalden nach Mamut übertragen wollen, erfassen Sie einen entsprechenden Beleg der Art Eröffnungssaldo (ES).
Eröffnungssalden können auch zwischen zwei Buchhaltungsperioden erfasst werden. Mehr dazu finden Sie hier.
Wichtige Funktionen in der Belegerfassung
Kontenspalte:
In der Kontenspalte können Sie entweder
eine Kontonummer oder einen Kurznamen eingeben. Tragen Sie einen Kontonamen
ein, wird der Kontenplan automatisch in einem neuen Fenster geöffnet.
Der Kontenplan ist alphabetisch sortiert.
Weitere Hinweise dazu finden Sie hier.
Tastenkombinationen:
Um Ihre Arbeit zu vereinfachen und zu beschleunigen, können Sie auf eine
Reihe von Tastenkombinationen zurückgreifen. So können Sie z. B. den Kontenplan
durch Drücken der Taste [-] öffnen, sofern die Kontenspalte markiert ist.
Über Drücken von [+] öffnen Sie einen neuen Beleg, wenn der vorherige
ausgeglichen ist. Achten Sie darauf, dass die Tastenkombinationen davon
abhängen, an welcher Stelle sich im Belegerfassungsfenster Sie sich befinden.
Eine vollständige Übersicht aller in der Belegerfassung hinterlegten Tastenkombinationen
finden Sie hier.
Benutzereinstellungen:
Klicken Sie auf dieses Symbol, um die Benutzereinstellungen für die Belegerfassung
zu öffnen und die Darstellung benutzerdefiniert anzupassen. Mit Klick
auf Benutzereinstellungen (alternativ
Ctrl+I oder Menüpfad Funktionen - Einstellungen - Benutzer - Einstellungen
pro Modul - Belegerfassung) können
Sie selbst wählen, welche Spalten in der Belegerfassung sichtbar und welche
Funktionen anwendbar sein sollen.
In der Auswahlliste Std.-Fokus legen Sie fest, in welchem Feld der Cursor beim Erstellen neuer Belege stehen soll.
Lesen Sie hiermehr zu den Benutzereinstellungen in der Belegerfassung.
Umsatzsteuer
Die Umsatzsteuer wird in Mamut Business Software automatisch berechnet. Wenn Sie ein Konto mit den entsprechenden Einstellungen verwenden, wird der Nettobetrag auf das Hauptkonto (z. B. 4400) und der Umsatzsteuerbetrag automatisch auf das eingestellte Umsatzsteuerkonto (z. B. 3806) verbucht.
In den Benutzereinstellungen (s.o.) können Sie festlegen, dass der Betrag ohne Umsatzsteuer (netto) eingegeben werden soll, um einen Nettobetrag auf ein Konto mit Umsatzsteuerberechnung zu buchen. Die Umsatzsteuer wird berechnet und mit einer eigenen Belegzeile in der Belegerfassung verbucht.
Im Folgenden finden Sie zwei Beispiele für eine Belegerfassung mit automatischer Umsatzsteuerberechnung:
Ausgangsrechnungen:
Wählen Sie das Konto 4400 mit 19% Umsatzsteuer. Tragen Sie unter Haben den Bruttobetrag inklusive Umsatzsteuer ein (z. B. 1190,00). Die automatische Umsatzsteuerberechnung sorgt dafür, dass der Betrag automatisch aufgeteilt wird: 1000 Euro netto werden auf das Konto 4400 gebucht und 190 Euro werden auf das Umsatzsteuer-Konto 3806 gebucht.
Eingangsrechnungen:
Wählen Sie das Konto 5400 mit 19% Vorsteuer. Tragen Sie unter Soll den Bruttobetrag inklusive Umsatzsteuer ein (z. B. 2380,00). Die automatische Umsatzsteuerberechnung sorgt dafür, dass der Betrag automatisch aufgeteilt wird: 2000 Euro netto werden auf das Konto 5400 gebucht und 380 Euro werden auf das Vorsteuer-Konto 1406 gebucht.
Wenn Sie einen fehlerhaften Betrag eingegeben haben, können Sie ihn problemlos korrigieren: Das System stellt eine neue und korrekte Verteilung des Betrags sicher.
Wenn Sie alle Belege erfasst haben, klicken Sie auf Hauptbuch, um die Belege ins Hauptbuch zu übertragen (Tastenkombination Ctrl+H).
Belegvorlagen
Zur einfachen Erfassung mehrerer ähnlicher bzw. wiederkehrender Belege können Sie Belegvorlagen erstellen. Im System finden Sie bereits eine Auswahl vordefinierter Belegvorlagen für die gebräuchlichsten Belege (z. B. für Eingangs- oder Ausgangsrechnungen).
Mehr dazu lesen Sie hier.
Integriertes System
In Mamut Business Software ist es leicht, zwischen den Modulen zu wechseln, um weiterführende Informationen zu einer Transaktion zu erhalten. Zwei Beispiele von vielen hierfür sind die Symbole Gehe zu Rechnung oder Gehe zu Debitoren/Kreditoren, über die Sie direkt zu den betreffenden Belegen/Informationen wechseln können.
Siehe auch: