Funktionen
- Kontakte - Kontaktmanagement
Das Fenster Kontaktmanagement ist zweigeteilt. In der oberen Hälfte tragen Sie allgemeine Informationen über den Kontakt ein und legen fest, zu welchen Kategorien der Kontakt gehören soll. Mithilfe der Kategorien können Sie die Kontakte voneinander abgrenzen, zum Beispiel wenn Sie ihnen später individuell zusammengestelltes Werbematerial zusenden möchten.
Der untere Teil der Kontaktkarte besteht aus verschiedenen Registerkarten, in denen Sie andere relevante Informationen zum Kontakt erfassen, z. B. zu Kontaktpersonen, Aktivitäten, Dokumenten, Vertrieb/Fakturierung, Preisangeboten, Buchhaltung, Einkäufen, Zeiterfassung, Produkten und Projekten.
Adresse: Unter Adresse... legen Sie die Adresse(n) Ihres Kontakts an. Lesen Sie hierzu auch Adresse, detalljert und weiterführend Adresseinstellungen.
Benutzerdef. Felder: Mit Hilfe von benutzerdefinierten Feldern können Sie Ihre Kontakte nach Ihren individuellen Wünschen klassifizieren. Lesen Sie mehr unter Benutzerdefinierte Felder.
Gruppe: Das Anlegen von Gruppen hilft, wenn Sie Ihre Kontakte nach bestimmten Kriterien, Arbeitsaufgaben o.ä. filtern wollen. Lesen Sie mehr unter Gruppen.
Notizen: In diesem Freitext-Feld können Sie eigene Anmerkungen eintragen. Lesen Sie hierzu auch Notizen.
Hauptsitz: Diese Funktion ist sinnvoll, wenn Sie z.B. bei Filialbetrieben wünschen, dass die Lieferung dorthin, die Rechnung jedoch an den Hauptsitz erfolgt. Lesen Sie hier mehr dazu.
Neu: Hier erstellen Sie einen
neuen Kontakt.
Auflisten:
Sie können entscheiden, ob die Kontaktliste beim Öffnen des Kontaktmoduls
automatisch geöffnet werden soll oder nicht. Diese Funktion ist hilfreich,
wenn Sie oft nach verschiedenen Kontakten suchen. Wenn Sie für gewöhnlich
eher neue Kontakte erfassen, kann es sinnvoll sein, die Funktion auszuschalten.
Kontaktpersonenliste: Die Liste (aller)
Ihrer Kontaktpersonen wird geöffnet.
Löschen: Nicht mehr bestehende
Kontakte können Sie löschen. Alternativ können Sie solche Kontakte auch
unter Andere Informationen auf Inaktiv setzen.
Über Benutzereinstellungen und
dort auf der Registerkarte Kontaktregister
legen Sie unter Andere fest, ob
die Kontaktliste beim Öffnen der Kontaktkarte automatisch geöffnet werden
soll.
Die Schaltfläche Kontaktstatus
bietet Ihnen eine Übersicht über alle Kauf- und Verkaufstransaktionen,
die zwischen dem Kontakt und Ihrem Unternehmen stattgefunden haben, zusätzlich
zu anderen wichtigen Kennzahlen. Diese Übersicht ermöglicht Ihnen einen
schnellen Zugriff auf den Vertriebsverlauf des Kontaktes und kann z. B.
bei einem Telefongespräch hilfreich sein.
Standarddokument: Hierüber öffnen
Sie die Liste der Dokumentvorlagen, die Sie für das Erstellen von Standardanschreiben
verwenden können.
Das TAPI-Symbol (Zusatzprodukt): Wenn Sie das TAPI-Symbol anklicken, ruft das Programm automatisch die Telefonnummer im zugehörigen Feld an. Hinweis! Dieses Symbol ist nur sichtbar, wenn Sie das nötige Zubehör installiert haben. Die Treiber müssen TAPI 3.0 oder höher unterstützen und ein Telefon muss über eine serielle Schnittstelle an den PC angeschlossen sein.
Mit Skype können Sie von der Kontakt-
oder Kontaktpersonenkarte aus Kontakte anrufen. Sie können auch Gespräche
entgegennehmen. Wenn der Kontakt mit einem Skype-Namen
oder einer Skype-Nummer in Ihrem
Kontakt- oder Kontaktpersonenregister erfasst ist, öffnet sich die entsprechende
Karte. Gespräche mit bestehenden Kontakten werden als Aktivitäten erfasst,
so dass Sie später leicht den Kontaktverlauf einsehen können.
Karte anzeigen:
Sie können Sie die Adresse Ihres Kontakts auf einer elektronischen
Landkarte anzeigen lassen. Diese wird in einem eigenen Fenster geöffnet.
Für diese Funktion benötigen Sie einen Internetzugang.
Route anzeigen:
Sie können sich die Wegbeschreibung zu einem Kontakt anzeigen lassen.
Für diese Funktion benötigen Sie einen Internetzugang.
Tipp! Den Standardlieferanten für die Kartensuche legen Sie in den Benutzereinstellungen für Kontakte selbst fest. Wählen Sie zwischen Microsoft, Yahoo, und Google.
Mithilfe der Schaltfläche Sortieren
können Sie Ihre Kontakte auf viele verschiedene Arten sortieren, nach
Kontaktname, Kontaktnr.,
Lieferant oder Telefonnr.
Wählen Sie das gewünschte Sortierkriterium mithilfe des Pfeils rechts
vom Sortier-Symbol.
Durch Klicken auf den Pfeil rechts von Aktivitäten
erstellen können Sie maßgeschneiderte Aktivitäten erstellen. Sie
selbst bestimmen den Inhalt der Aktivitäten die Zugriffsmöglichkeiten
über die Module.
Siehe auch:
Wichtige Symbole in den Programmfenstern