Funktionen - Dokument - Dokumentliste
Die Dokumentliste gibt Ihnen eine Übersicht über alle oder ausgewählte Dokumente, die Sie oder andere Programmbenutzer erstellt haben. Es gibt mehrere verschiedene Funktionen, die Ihnen helfen die Liste so zu sortieren, dass Sie auf einfache Weise finden, wonach Sie suchen. Es gibt auch Suchfunktionen, die hilfreich sein können, wenn Sie in sehr vielen Dokumenten suchen müssen.
Aus der Dokumentliste
heraus können Sie neue Dokumente erstellen oder vorhandene Dokumente bearbeiten.
Mithilfe der Filtereinstellungen in der Symbolleiste können Sie die Anzeige der Dokumente nach
bestimmten Kriterien eingrenzen. Die hier getroffenen Filtereinstellungen
übersteuern die einfacheren Filter oben im Fenster (vgl. Text weiter unten).
Dokument(e) importieren: Dokumente, die außerhalb
des Programms erstellt worden sind, können Sie von hier aus in das Dokumentregister
importieren. Dokumente, die Sie im Kontaktregister erstellen, werden der
Dokumentliste automatisch hinzugefügt. Dokumente hingegen, die Ihnen von
Ihren Kontakten zugeschickt werden, müssen Sie hier ausdrücklich importieren.
Dieser Weg ist u.a. gewählt worden, da nicht alle von Kontakten gesendeten
Dokumente zwangsläufig so hohe Priorität haben, dass Sie in der Datenbank
gespeichert werden sollen.
Dokumentvorlagen: Eine Dokumentvorlage ist die Grundlage
beim Erstellen von Dokumenten des gleichen Typs, Aussehens usw. Wenn Sie
z.B. möchten, dass Ihre Briefe immer das gleiche Layout haben, können
Sie dieses über die Dokumentvorlage steuern: Dort hinterlegen Sie z.B.
Ihr Firmenlogo, die Schriftart und -größe sowie den Briefkopf und die
Fußzeile. Auf diese Weise müssen Sie diese gleichbleibenden Informationen
nicht für jeden Brief neu erstellen.
In PDF konvertieren:
Wenn Sie auf dieses Symbol klicken, wird von dem markierten Dokument eine
Kopie im PDF-Format erstellt.
E-Mail versenden: Wenn
Sie auf dieses Symbol klicken, versenden Sie das Dokument via E-Mail.
Diese Funktion steht Ihnen in mehreren Modulen zur Verfügung.
Tipp! Nutzen Sie Ihre rechte Maustaste: Hierüber erhalten Sie Schnellzugriff auf wesentliche Funktionen im Umgang mit den Dokumenten (drucken, versenden usw.).
Sie können maßgeschneiderte Aktivitäten erstellen, indem Sie auf die Pfeil-Schaltfläche
rechts von Aktivitäten erstellen
klicken. Sie bestimmen selbst den Inhalt der Aktivitäten und in welchen
Modulen die Aktivitätsvorlagen verfügbar sein sollen.
In den Benutzereinstellungen für Dokumente
können Sie die Spalten für die Dokumentliste bestimmen und ändern. Darüber
hinaus können Sie erweiterte Einstellungen für die Dokumentkarte festlegen.
Ganz oben im Fenster finden Sie mehrere Filter, die eingrenzen, welche Dokumente gezeigt werden. Änderungen der Filter werden angezeigt, wenn Sie auf Aktualisieren klicken oder die Funktionstaste [F5] benutzen.
Dokumentart: Zeigt eine bestimmte Art von Dokumenten im Fenster, z. B. interne Dokumente, Mitarbeiterdokumente, Kontaktdokumente, Projektdokumente oder private Dokumente.
Autor: Zeigt alle Dokumente, die von einem bestimmten Benutzer erstellt wurden.
Projekt: Zeigt alle Dokumente, die zu einem bestimmten Projekt gehören.
Status: Zeigt alle Dokumente, die einen bestimmten Status haben.
Wählen Sie Alles, werden die Filter deaktiviert.
Vergessen Sie
nicht, auf Aktualisieren zu klicken, nachdem Sie Änderungen in der
Filterauswahl vorgenommen haben.
Wie erstellt man ein neues Dokument?
Eine Kopie im PDF-Format erstellen
Wie versendet man ein Dokument per Fax?