Veiviser for å knytte kontakter til et dokument
Vis - Dokument - Nytt dokument
Ved opprettelse av dokumenter kan du enten tilknytte kontakter manuelt i fanekortet Kontakter i dokumentkortet, eller du kan legge til et utvalg kontakter ved hjelp av en veiviser. Skal dokumentet kun flettes til et fåtall kontakter, vil det enkleste være å legge til disse kontaktene/kontaktpersonene manuelt, mens det vil være hensiktsmessig å benytte veiviseren dersom det er et større utvalg kontakter som skal motta dokumentet.
Merk! Veiviseren vil kun startes dersom
det ikke er lagt til kontakter/kontaktpersoner manuelt i fanekortet Kontakter.
Veiviseren startes fra dokumentkortet ved å klikke på knappen Opprette/flette. Programmet vil da først sjekke om det er lagt til kontakter manuelt i fanekortet Kontakt, hvis ikke vil veiviseren startes. I veiviseren må du først velge om dokumentet skal tilknyttes en eller flere kontakter. Velger du En kontakt, vil dokumentet bli opprettet og kontaktens kontaktinformasjon bli flettet inn forutsatt at dokumentmalen inneholder slike flettefelter.
Velger du Flere kontakter (flettebrev), vil et utvalgsvindu åpnes der du kan definere et utvalg kontakter som det skal opprettes og flettes dokumenter til. Du kan f.eks. velge at alle kontakter innen en bestemt bransje eller kategori skal motta dokumentet. Når dokumentet er opprettet, vil det være tilgjengelig i fanekortet Dokumenter på hver kontakt som er tilknyttet.
Merk! Det er mulig å tilknytte kontakter
og kontaktpersoner etter at dokumentet er opprettet, men du vil da få
melding om at dokumentet allerede er opprettet og at ny kontaktinformasjon
ikke vil bli flettet inn i dokumentet.
Slik tilknytter du flere kontakter via veiviseren
- Velg Vis - Dokument - Nytt dokument.
- Velg Kontakt i nedtrekkslisten Type.
- Klikk Opprette/Flette.
- Merk av for Flere kontakter (flettebrev) i første steg i veiviseren, og klikk Neste.
- Sett ønsket utvalg. Les mer i Utvalg.
- Klikk OK.
- Rediger eventuelt utvalget manuelt for å legge til eller
ta bort enkeltkontakter.
- Klikk Fullfør.
- Rediger dokumentet som åpnes dersom du ønsker å gjøre tilpasninger.
- Lukk dokumentet og lagre eventuelle endringer.
Dokumentet er nå flettet til kontaktene i
utvalget, og fanekortet Kontakter
i dokumentkortet er oppdatert med valgte kontakter og kontaktpersoner.
Tips! Ønsker du å vise alle kontaktene
som er flettet inn, må du klikke på knappen ABC
(View merged data). Du kan bla mellom kontaktene ved å klikke på piltastene
i verktøylinjen.
Se også: