Veiviser for å knytte ansatte til et dokument
Vis - Dokument - Nytt dokument
Ved opprettelse av dokumenter kan du enten tilknytte ansatte manuelt i fanekortet Ansatte i dokumentkortet eller du kan legge til et utvalg ansatte ved hjelp av en veiviser. Skal dokumentet kun flettes til et fåtall ansatte, vil det enkleste være å legge til disse ansatte manuelt, mens det vil være hensiktsmessig å benytte veiviseren dersom det er et større utvalg ansatte som skal motta dokumentet.
Merk! Veiviseren vil kun startes dersom
det ikke er lagt til ansatte manuelt i fanekortet Ansatte
og det er valgt en dokumentmal som inneholder flettefelter for
ansatte.
Veiviseren startes fra dokumentkortet ved å klikke på knappen Opprette/flette. Programmet vil da først sjekke om det er lagt til ansatte manuelt i fanekortet Ansatte, hvis ikke vil veiviseren startes.
I veiviseren må du først velge om dokumentet skal tilknyttes en eller flere ansatte. Velger du En ansatt, vil dokumentet bli opprettet og den ansattes kontaktinformasjon bli flettet inn forutsatt at dokumentmalen inneholder slike flettefelter.
Velger du Flere ansatte (flettebrev), vil et utvalgsvindu åpnes der du kan definere et utvalg ansatte som det skal opprettes og flettes dokumenter til. Når dokumentet er opprettet, vil det være tilgjengelig i fanekortet Dokumenter i personalregisteret for hver ansatt som er tilknyttet.
Merk! Det er mulig å tilknytte ansatte etter at dokumentet er opprettet,
men du vil da få melding om at dokumentet allerede er opprettet og at
ny kontaktinformasjon ikke vil bli flettet inn i dokumentet.
Slik tilknytter du ansatte via veiviseren
- Velg Vis - Dokument - Nytt dokument.
- Velg Ansatt i nedtrekkslisten Type.
- Klikk Opprette/Flette.
- Merk av for Flere ansatte (flettebrev) i første steg i veiviseren, og klikk Neste.
- Velg hvilke ansatte dokumentet skal flettes til. Rediger eventuelt utvalget manuelt for å legge til eller ta bort ansatte.
- Klikk Fullfør.
- Rediger dokumentet som åpnes dersom du ønsker å gjøre tilpasninger.
- Lukk dokumentet og lagre eventuelle endringer.
Dokumentet er nå flettet til alle ansatte i utvalget, og fanekortet Ansatte i dokumentkortet er oppdatert
med informasjonen fra utvalget.
Tips! Ønsker du å vise alle ansatte som er flettet inn, må du klikke
på knappen ABC (View merged data).
Du kan bla mellom de ansatte ved å klikke på piltastene i verktøylinjen.
Se også: