Om dokumenter
I den integrerte dokumentmodulen er det enkelt å ha oversikt over alle dokumenter uansett om de er opprettet i kontaktmodulen, aktivitetsmodulen, prosjektregisteret eller personalregisteret. Nye dokumenter kan opprettes rett fra dokumentlisten i tillegg til via fanekortet Dokument i ovennevnte moduler.
Dokumenter som er opprettet utenfor programmet, kan importeres og knyttes til aktuell kontakt/kunde/leverandør, noe som hjelper deg til å få bedre oversikt over alle dokumenter. Har du valgt å synkronisere med Microsoft Outlook, vil du også kunne bestemme at vedlegg du mottar på e-post skal importeres til dokumentregisteret.®
Med programmet følger en rekke dokumentmaler som du kan redigere og tilpasse etter ønske, men du kan i tillegg opprette dine egne. Ved bruk av dokumentmaler kan du enkelt flette dokumenter til et ønsket utvalg kontakter eller ansatte.
I Brukerinnstillinger for dokument
kan du tilpasse og bestemme hvilke kolonner som skal vises i dokumentlisten
samt hvordan dokumentkortet skal se ut og fungere ved opprettelse av nye
dokumenter.
Ønsker du å sende et dokument på e-post eller faks, er dette mulig både via dokumentlisten og dokumentkortet til hvert enkelt dokument. Du kan også duplisere et dokument til PDF dersom det er ønskelig.
Hva er forskjellen på et dokument og en rapport?
I programmet benyttes begrepet Dokument om dokumenter som opprettes i f.eks. Word, Excel® eller PowerPoint® og som kan redigeres og tilpasses direkte i dokumentet.
En Rapport viser informasjon på bakgrunn av data som er registrert i programmet, og med et angitt utvalg. Når en rapport genereres, er det mulig å sende innholdet til forhåndvisning, men det er ikke mulig å gjøre endringer i innholdet rett i rapporten. Rapporter kan genereres via flere av modulene i programmet, f.eks. Ordre/Faktura og Innkjøp, men også via Rapportmodulen.
Tilgang, lagring og sikkerhetskopiering av dokumenter
Ved hjelp av ulike dokumenttyper kan du definere hvor de ulike typer dokumenter skal lagres samt bestemme hvilke tilgangskontroller som skal gjelde for dokumenttypene. Du kan lese mer om dokumenttyper, lagringsområder og brukertilgang i Dokumenttyper.
Ved sikkerhetskopiering kan du bestemme om du ønsker å ta med dokumenter eller ikke, men vær oppmerksom på at det kun er dokumenter som ligger lagret i felles kataloger som vil inkluderes dersom du merker av for dokumenter ved sikkerhetskopiering. Dokumenter som lagres lokalt på hver enkelt maskin, f.eks. i mappen Mine Dokumenter, må sikkerhetskopieres manuelt av hver bruker.
Merk! Programmet støtter ikke revisjonshåndtering
av dokumenter. Hvert dokument må lagres med nytt filnavn dersom man ønsker
å ta vare på flere versjoner av samme dokument.
Se også:
Brukerinnstillinger for Dokument