Dokumenttyper
Vis
- Innstillinger - Firma - Standardregister - Dokumenttype 
Programmet kommer med en rekke forhåndsdefinerte dokumenttyper som f.eks. "Kontakt", "Prosjekt", "Ansatt", "Intern" og "Privatperson". Har du behov for flere dokumenttyper enn de som følger med som standard, kan du opprette nye i Standardregisteret. Nye dokumenttyper vil være tilgjengelige både fra dokumentlisten og fra dokumentkortet etter å ha åpnet listen eller dokumentkortet på nytt.
Fordelene ved å benytte ulike dokumenttyper er at du lettere kan filtrere og få oversikt over dokumenter i dokumentlisten, samt definere hvilke dokumentmaler som skal være tilgjengelig for hvilke dokumenttyper.
Som standard vil lagringsområdet være forvalgt som Firmadatabasekatalog for dokumenttyper som naturlig tilhører firmadatabasen. Dokumenttyper som er definert som private vil lagres i brukerkatalogen. Ansattdokumenter som ikke skal være tilgjengelig for alle brukere av programmet vil bli lagret i en egen ansattkatalog slik at ikke alle har tilgang. I feltet under Standard lagringsområde kan du se filbanen til området der dokumentene lagres.
Brukerkatalog: Ved valg av Brukerkatalog som lagringsområde vil ikke dokumenter bli inkludert ved sikkerhetskopiering uten systemfiler.
Mine dokumenter: Dokumenter lagret i Mine dokumenter må hver enkelt bruker selv sørge for å ta sikkerhetskopi av, da disse ikke blir inkludert ved sikkerhetskopiering i programmet.
Firmadatabasekatalog: For de fleste dokumenttyper vil denne katalogen være forvalgt. Dokumenter som lagres her vil kunne leses av alle brukere med tilgang til å lese dokumenter.
Systemkatalog: Dokumenter som blir lagret i Systemkatalogen vil ikke bli inkludert ved sikkerhetskopiering uten systemfiler.
Ansattkatalog: Dokumenter som er av typen Ansatt vil bli foreslått lagret i en egen Ansattkatalog. Vær oppmerksom på at du må merke av for Personal dersom du ønsker å begrense tilgangen til brukere med tilgang til å lese personaldokumenter.
Egendefinert: Ved valg av Egendefinert blir feltet under aktivt slik at du kan skrive inn filbanen til der dokumentene av angitt type skal lagres. Egendefinerte lagringsområder må sikkerhetskopieres manuelt av hver enkelt bruker.
Dokumentmaler tilknyttet dokumenttypen
For hver enkelt dokumenttype kan du definere hvilke dokumentmaler som skal være tilgjengelig. En dokumentmal kan tilknyttes så mange dokumenttyper som det er ønskelig.
Brukertilgang til dokumenttyper
Ønsker du at en bestemt type dokumenter ikke skal være tilgjengelig for alle brukere, kan du ved å definere brukertilgang for dokumenttypen slik at bare brukere med tilgang til å lese angitt type dokumenter, har tilgang.
Personal: Dokumenter av denne typen blir tilgjengelig kun for brukere som har tilgang til personaldokumenter.
Konfidensiell: Dokumenter av denne typen blir tilgjengelig kun for brukere som har tilgang til konfidensielle dokumenter.
Inaktiv: En inaktiv dokumenttype vil ikke lengre vises i filteret i dokumentlisten og i nedtrekkslisten Type på dokumentkortet. Dokumenttypen vil ikke lenger kunne benyttes ved opprettelse av nye dokumenter, men det vil ikke påvirke dokumenter av denne typen som allerede er opprettet.
Se også: