Åpne Navigation

Bokføre og oppdatere en eksisterende innkjøpsordre

Når du mottar en faktura som et eDokument, kan du velge å bokføre den ved å oppdatere en eksisterende innkjøpsordre i Mamut Online. I importveiviseren vil du også ha en rekke redigeringsmuligheter som styrer hvordan eDokumentet skal bokføres. Les mer om disse nedenfor.

Det finnes i tillegg en rekke innstillinger for innkjøp og produkt i Mamut Business Software som vil påvirke hvordan prosessen vil foregå:

Ønsker du at innkjøpspris og -kostnad skal oppdateres på produktkortet, må du merke av for innstillingen Oppdatere innkjøpspris og -kostnad på produktkortet ved bokføring av innkjøp i firmainnstillingene for produkt. Du finner innstillingen ved å gå til Vis - Innstillinger - Firma - Innstillinger per modul - Produkt - Prishåndtering.

I firmainnstillingene for innkjøp finnes det dessuten en del innstillinger som påvirker hvordan valgt innkjøpsordre skal kunne oppdateres. Disse innstillingene finner du ved å gå til Vis - Innstillinger - Firma - Innstillinger per modul - Innkjøp. Ønsker du for det første at bestilt antall skal kunne oppdateres basert på antallet i eDokumentet, må du merke av for Bestilt antall under Informasjon som er tillatt å endre på innkjøp med status 'Mottatt' og 'Ferdigbehandlet'. Ønsker du at det skal kunne legges til nye linjer på innkjøpsordren basert på det importerte eDokumentet, må du merke av for Legge til produktlinjer her. Har du dessuten merket av for Tillat å bokføre innkjøp som ikke er fullt ut mottatt, må du i tillegg gjøre de samme valgene under Informasjon som er tillatt å endre på innkjøp med status 'Bestilt' dersom du vil at det samme skal gjelde for innkjøp med status Bestilt.

Dersom ingen innstillinger merkes av i firmainnstillingene for innkjøp, må produkter og totalt fakturert antall i eDokumentet stemme nøyaktig overens med bestilte produkter i valgt innkjøpsordre for at det skal kunne importeres. Antall fakturerte produkter i eDokumentet kan også være mindre enn antall bestilte produkter i innkjøpsordren.

Slik bokfører du et eDokument ved å oppdatere en eksisterende innkjøpsordre

  1. Logg deg inn i Mamut Online på vanlig måte, og gå til eDokumenter.
  2. Marker et eDokument i innboksen, og klikk Bokfør eDokument.
    Merk! Før veiviseren kan åpnes, må eDokumentet være knyttet til en kontakt som er registrert som leverandør, og eDokumentet må være godkjent.
  3. Merk av for Bokfør eDokument og oppdater en eksisterende innkjøpsordre.
    Når du velger dette alternativet, vil du få opp en liste over innkjøp som er opprettet mot den tilknyttede kontakten. I utgangspunktet vil du kun få opp innkjøp som har status Mottatt, men dersom innstillingen Tillat å bokføre innkjøp som ikke er fullt ut mottatt er valgt i firmainnstillingene for innkjøp i Mamut Business Software, vil du også få opp innkjøp med status Bestilt. Du finner denne innstillingen ved å gå til Vis - Innstillinger - Firma - Innstillinger per modul - Innkjøp i Mamut Business Software. Innkjøpsordren må også ha minst én ordrelinje der ikke alle bestilte produkter er bokført, for at det skal vises i listen.
  4. Marker innkjøpsordren som skal oppdateres.
  5. Klikk Neste.
  6. Gjør alle nødvendige endringer i trinn 2 i veiviseren.
    Alle produktlinjer av typen Produkt må være knyttet til produkter i Mamut Business Software før du kan importere, men du bør også kontrollere opplysningene i selve ordrehodet og på produktlinjene. De tilgjengelige redigeringsmulighetene og handlingene i trinn 2 beskrives nedenfor.
  7. Klikk Importer når dette er gjort.

eDokumentet bokføres, og valgt innkjøpsordre oppdateres i Mamut Business Software.

Se også:

Om eDokumenter

Om bokføring av eDokumenter

Kom i gang med eDokumenter

Opprette og sende eDokumenter

Behandle mottatte eDokumenter

Bokføre eDokument

Bokføre og opprette ny innkjøpsordre

Version 11.1. Dokumentasjonen kan omtale tjenester og/eller funksjoner som ikke er inkludert i din løsning. Ønsker du å bestille eller få mer informasjon om dette, vennligst ta kontakt.

© 2018 Visma Mamut AS. Alle rettigheter. Med forbehold om endringer/feil. Mamut og Mamut-logoen er registrerte varemerker av Visma AS eller datterselskaper av Visma AS. Alle andre varemerker er registrerte varemerker av respektive firmaer.