Vis - Kontakt - Endre
verdier på et utvalg kontakter
Du kan endre verdiene for et utvalg kontakter samtidig. Eksempelvis kan du ta bort eller legge til gruppefelt og egendefinerte felt, endre felles verdier (som Vår referanse eller Bransje), eller endre innstillinger for kunder og leverandører, som betalingsvilkår, leveringsvilkår, valuta og språk.
Veiviseren kan spare deg for mye tid ved slike endringer, da du slipper å gå inn på hvert enkelt kontaktkort og endre verdiene.
Du kan også sette opp og lagre faste utvalg som du kjører regelmessig. Siste steg i veiviseren lar deg dessuten velge mellom flere rutiner for bruk av utvalget; opprettelse av dokument, sending av e-post m.m.
Steg 1 - Enkelt eller avansert utvalg
Først velger du om du vil gjøre et enkelt eller avansert utvalg:
Enkelt utvalg tar deg rett til et utvalgsvindu der du setter et filter.
Avansert utvalg gir deg muligheten til å justere et utvalg, åpne et tidligere utvalg du har lagret og å lagre et utvalg for bruk senere.
Steg 2 - Kun for avansert utvalg: Statisk eller dynamisk utvalg
Du kan velge mellom to typer utvalg: dynamisk, som henter alle kontakter som oppfyller utvalgskriteriene, og statisk der resultatet av utvalget kan lagres og benyttes senere.
Dynamisk henter ut alle kontakter/kontaktpersoner som oppfyller kriteriene for utvalget.
Statisk utvalg gir deg muligheten til å justere listen over treff, ved å fjerne eller legge til kontakter/kontaktpersoner. Dette gjøres i veiviserens steg 4, som bare er tilgjengelig ved statisk utvalg.
Åpne lagret utvalg: I veiviserens steg 5 kan du lagre utvalgene dine. Disse utvalgene kan velges fra listen nedenfor og kjøres på nytt. Legg merke til at du likevel vil gå gjennom veiviseren som om du opprettet et nytt, og justere de ferdigutfylte feltene. Når du velger et utvalg, får du oversikt over:
Antall treff sist gang utvalget ble brukt: Ved å markere utvalgene fra listen vises det hvor mange kontakter som inngikk i utvalget.
Dynamisk/Statisk: Du får også informasjon om det valgte utvalget er dynamisk eller statisk.
Klikk Neste.
Steg 3 - Utvalgskriterier
I fanekortet Standard kan du i nedtrekkslisten Utvalgsformular velge mellom flere sett av kriterier. Du kan gjerne sette kriterier i flere utvalgsformular. Alle kriterier du setter vil bli tatt med.
Avhengig av hvilket utvalgsformular du velger kan du også styre utvalget i forhold til kontaktpersoner:
Du kan angi hvor mange Kontaktpersoner fra hver kontakt som skal tas med. Dersom du velger flere kontaktpersoner på hver kontakt, vil utvalget lage to instanser av kontakten det gjelder.
Setter du utvalgskriterier for Kontaktpersoner, kan du velge at utvalget skal Kun ta med kontakter som har kontaktpersoner som er med i utvalgskriteriene. Kontakter uten kontaktpersoner som oppfyller disse kriteriene vil bli ekskludert fra utvalget, selv om kontakten oppfyller alle andre kriterier.
Sett kriteriene for utvalget du skal jobbe med på vanlig måte. Les mer om Feltene i utvalg og Avansert utvalg.
Tips! For å unngå at kunder som er merket med "ingen utsendelser"
blir med i utvalget, bruk avansert utvalg
til å holde "ingen utsendelser" kontakter borte fra utvalget.
Avansert utvalg setter du her under fanekortet Avansert.
Klikk Neste.
Steg 4 - Sette utvalg på kontakter/kontaktpersoner
Dette steget vises bare ved kjøring av Statiske utvalg, og viser en liste over alle kontakter og kontaktpersoner som inngår i utvalget. Listen kan justeres på følgende måter:
.Legg til kontakt: Klikk denne knappen
og velg en ny kontakt fra listen. Legg merke til at kontaktpersoner ikke
blir inkludert i utvalget, selv om du har valgt dette i steg 2. Ønsker
du kontaktpersoner for hver kontakt, må du velge Legg til kontaktperson.
.Legg til kontaktperson: Klikk
denne knappen og velg en ny kontaktperson fra listen. Kontaktpersonen
med tilhørende kontakt vil nå inkluderes i utvalget.
Fjern fra utvalget: Merk avmerkingsboksene til venstre for kontaktene du ønsker å slette, og klikk Slett.
Klikk Neste.
Steg 5 - Lagre utvalg
Dette steget vises bare ved Avansert utvalg i Steg 1. Skal du kjøre dette utvalget regelmessig, lønner det seg å lagre utvalget. Om du har justert et tidligere lagret utvalg, men fremdeles ønsker å kjøre det gamle utvalget, kan du Lagre som ny.
Velg Lagre eller Lagre som ny om du har justert et tidligere lagret utvalg.
Gi utvalget et Navn og en Beskrivelse som hjelper deg å finne utvalget dersom du skal kjøre det senere fra steg 1.
Utvalget skal kun brukes av meg er relevant dersom dere er flere brukere av programmet. Det lagrede utvalget vil da ikke være tilgjengelig i listen for andre brukere enn deg selv.
Klikk Neste.
Steg 6 - Hva vil du gjøre med utvalget
Gjør et valg og klikk Fullfør for å gjennomføre handlingen. Du kan endre statusfelt/annen kontaktinformasjon, legge til eller ta bort gruppefelt eller egendefinerte felt.
Endre statusfelter/annen kontaktinformasjon: Her kan du endre på fellesverdier eller innstillinger for ditt utvalg av kunder og leverandører.
Under fanekortet Felles verdier kan du endre vår referanse, status, bransje, kategori, e-postmottakere, avdeling, sette kontakten inaktiv eller velge at kontakten ikke lenger skal få utsendelser (skrur på avmerkingsboksen Ingen utsendelser i fanekortet Annet på kontaktkortet).
I Innstillinger for kunde kan du endre forretningsvilkårene for kunde, som eksempelvis betalingsvilkår, leveringsvilkår, leveringsform, påminnelser, kredittsperre mm. Innstillingene endres på kontaktkortet under fanekortet innstillinger.
Tilsvarende kan du i Innstillinger for leverandør endre forretningsvilkårene for leverandør. Innstillingene endres på kontaktkortet under fanekortet Innstillinger.
Legg til/fjerne gruppefelter
Du får her opp et vindu der du kan se alle tilgjengelige grupper. Du legger til eller tar bort gruppefelter ved å markere aktuell gruppe i ruten Disponible og klikke på pilknappen. Da flyttes gruppen over til ruten Valgte.
Legg til/endre eller fjerne egendefinerte felt
Velg først om du vil legge til/endre, eller fjerne. For å vedlikeholde egendefinerte felt velger du felttype i nedtrekkslisten som kommer opp, og deretter hvilken verdi du vil endre/legge til. Du kan kun vedlikeholde ett egendefinert felt av gangen ved hjelp av denne veiviseren. Vil du fjerne et egendefinert felt helt, velger du aktuelt felt fra felttype i nedtrekkslisten.
Klikk Neste.
Merk! Klikker
du Avbryt her,
vil ikke utvalget bli lagret selv om du har valgt dette under steg 5.
Steg 7 - Skriv ut rapport
Skriv eventuelt ut en rapport over kontaktene med nye verdier. Rapporten gir en oversikt over hva som er endret, og for hvilke kontakter. Rapporten kan tas ut til skjerm eller skriver.
Klikk Neste for å få ut rapporten.
Klikk Fullfør for å gjennomføre endringene.
Se også: