Vis - Veiviser for kontaktutvalg
Gjennom veiviseren for kontaktutvalg kan du sette opp og lagre faste utvalg av kontakter. Disse kan du bruke igjen senere, til ulike handlinger, som for eksempel å opprette aktiviteter eller dokumenter til kontaktene, eller sende e-post. På denne måten kan du spare mye tid.
Dersom du organiserer kontaktene dine i Grupper, Kategorier og lignende, kan du få mye ut av denne veiviseren. Les mer Om organisering og vedlikehold av kontakter.
Du kan velge mellom to typer utvalg; Dynamisk som henter ut alle kontakter som oppfyller kriteriene for utvalget, og Statisk som gir deg et mer nøyaktig resultat, ved at du kan deg legge til eller fjerne spesifikke kontakter/kontaktpersoner.
Start veiviseren fra menyen Vis - Veiviser for kontaktutvalg.
Steg 1 - Enkelt eller avansert utvalg
Først velger du om du vil gjøre et enkelt eller avansert utvalg:
Enkelt utvalg tar deg rett til et utvalgsvindu der du setter et filter.
Avansert utvalg gir deg muligheten til å justere et utvalg, åpne et tidligere utvalg du har lagret, og å lagre et utvalg for bruk senere.
Steg 2 - Kun for avansert utvalg: Statisk eller dynamisk utvalg
Du kan velge mellom to typer utvalg: dynamisk, som henter alle kontakter som oppfyller utvalgskriteriene, og statisk der resultatet av utvalget kan lagres og benyttes senere.
Dynamisk henter ut alle kontakter/kontaktpersoner som oppfyller kriteriene for utvalget,
Statisk utvalg gir deg muligheten til å justere listen over treff, ved å fjerne eller legge til kontakter/kontaktpersoner. Dette gjøres i veiviserens steg 4, som bare er tilgjengelig ved statisk utvalg.
Åpne lagret utvalg: I veiviserens steg 4 kan du lagre utvalgene dine. Disse utvalgene kan velges fra listen nedenfor, og kjøres på nytt. Legg merke til at du likevel vil gå gjennom veiviseren som om du opprettet et nytt, og justere de ferdigutfylte feltene. Når du velger et utvalg får du oversikt over:
Antall treff sist utvalget ble brukt: Ved å markere utvalgene fra listen vises det hvor mange kontakter som inngikk i utvalget.
Dynamisk/Statisk: Du får også informasjon om det valgte utvalget er dynamisk eller statisk.
Klikk Neste
Steg 3 - Utvalgskriterier
I fanekortet Standard kan du i nedtrekkslisten Utvalgsformular velge mellom flere sett av kriterier. Du kan gjerne sette kriterier i flere utvalgsformular. Alle kriterier du setter vil bli tatt med.
Avhengig av hvilket utvalgsformular du velger kan du også styre utvalget i forhold til kontaktpersoner:
Du kan angi hvor mange Kontaktpersoner fra hver kontakt som skal tas med. Dersom du velger flere kontaktpersoner på hver kontakt, vil utvalget lage to instanser av kontakten det gjelder.
Setter du utvalgskriterier for Kontaktpersoner, kan du velge at utvalget skal Kun ta med kontakter som har kontaktpersoner som er med i utvalgskriteriene. Kontakter uten kontaktpersoner som oppfyller disse kriteriene vil bli ekskludert fra utvalget, selv om kontakten oppfyller alle andre kriterier.
Sett kriteriene for utvalget du skal jobbe med på vanlig måte. Les mer om Feltene i utvalg og Avansert utvalg.
Tips! For å unngå at kunder som er merket med "ingen utsendelser"
blir med i utvalget, bruk avansert utvalg
til å holde "ingen utsendelser" kontakter borte fra utvalget.
Avansert utvalg setter du her under fanekortet Avansert.
Klikk Neste.
Steg 4 - Legg til kontakter/kontaktpersoner
Dette steget vises bare ved kjøring av statiske utvalg, og viser en liste over alle kontakter og kontaktpersoner som inngår i utvalget. Listen kan justeres på følgende måter:
.Legg til kontakt: Klikk denne
knappen og velg en ny kontakt fra listen. Legg merke til at kontaktpersoner
ikke blir inkludert i utvalget, selv om du har valgt dette i sted 2. Ønsker
du kontaktpersoner for hver kontakt må du velge Legg til kontaktperson.
.Legg til kontaktperson:
Klikk denne knappen og velg en ny kontaktperson fra listen. Kontaktpersonen
med tilhørende kontakt vil nå inkluderes i utvalget.
Fjern fra utvalget: Merk avmerkingsboksen til høyre for kontaktene du ønsker å slette, og klikk Slett.
Klikk Neste.
Steg 5 - Lagre utvalg
Dette steget vises bare ved Avansert utvalg i Steg 1. Skal du kjøre dette utvalget regelmessig lønner det seg å lagre utvalget. Om du har justert et tidligere lagret utvalg, men fremdeles ønsker å kjøre det gamle utvalget, kan du Lagre som ny.
Velg Lagre eller Lagre som ny om du har justert et tidligere lagret utvalg.
Gi utvalget et Navn og en Beskrivelse som hjelper deg å finne utvalget om du skal kjøre det senere fra steg 1.
Utvalget skal kun brukes av meg er relevant dersom dere er flere brukere av programmet. Det lagrede utvalget vil da ikke være tilgjengelig i listen for andre brukere enn deg selv.
Klikk Neste
Steg 6 - Hva vil du gjøre med utvalget
I veiviserens siste steg velger du hva du ønsker å gjøre med utvalget. Gjør et valg og klikk Fullfør for å gjennomføre handlingen (eller Neste om du har valgt Endre statusfelter/annen kontaktinformasjon):
Opprett aktivitet mot utvalget som er satt: Dette blir et alternativ til å opprette gruppeaktivitet. Klikk Fullfør og velg om du ønsker å opprette en aktivitet for alle kontaktene eller flere aktiviteter, en for hver kontakt. Les mer om opprettelse av aktiviteter her.
Opprett e-post mot utvalget som er satt: Dette valget oppretter en e-post, hvor alle kontaktene i utvalget inngår i Til-feltet. Fyll ut innholdet i e-posten eller Velg mal, om du har definert dette under Vis - E-post - E-postmaler.
Opprett dokument mot utvalget som er satt: Opprett et dokument for alle kontaktene i utvalget. Du kan også velge hvilken adresse som skal legges inn i dokumentet før du klikker Fullfør. Les mer om dokumenter.
Eksport: Velg i nedtrekkslisten om du vil eksportere
kontaktene til Fil for import i et annet program, Microsoft Excel
Endre statusfelt/annen kontaktinformasjon: Her kan du endre verdiene for flere kontakter samtidig. Dette er en prosedyre som du også finner i Veiviser for å endre innstillinger for et utvalg kontakter, steg 6. Les mer om dette her.
Merk! Dersom du klikker
Avbryt vil utvalget ikke bli lagret selv om du valgte dette i steg
5.
Klikk Fullfør for å gjennomføre prosessen.
Se også: