Kom i gång med avdelningsredovisning
I Mamut Business Software kan du använda avdelningar för att för översikt över din verksamhet. Du kan knyta anställda, kontakter, order, projekt och verifikat till avdelningar, vilket gör det enklare för dig att analysera exempelvis försäljning och omkostnader.
Det första du bör göra är att i Grundinställningarna skapa de avdelningar som du vill använda.
Så här skapar/redigerar du en avdelning:
- Välj Visa - Inställningar - Företag - Grundinställningar.
- Markera Avdelningar och klicka Redigera.
- Klicka på Ny
för att registrera en ny avdelning.
--eller--
Markera en befintlig avdelning och klicka Redigera för att ändra avdelningens namn.
Obs! Om du ändrar ett avdelningsnamn påverkar ändringen alla kontakter, anställda etc. som redan har knutits mot avdelningen. Du kan använda sök och urval för att kontrollera var en avdelning redan har tagits i bruk. Läs mer om detta i Avancerat urval.
- Välj namn på avdelningen och klicka på OK.
- Upprepa proceduren för alla avdelningar som du vill skapa.
En avdelning har skapats och den kan nu knytas
till exempelvis anställda eller verifikat.
Obs! Du kan
bara radera avdelningar som inte har använts i systemet.
Bokföring på avdelningar
När du har registrerat dina avdelningar kan du börja använda dem som kostnadsbärare.
Du kan dessutom förenkla bokföringen genom att koppla särskilda produkter och konton till avdelningar så att alla transaktioner som inkluderar dessa produkter eller konton inkluderas i avdelningsredovisningen. Observera att du alltid kan ändra avdelning manuellt i de olika modulerna.
Avdelningar och verifikat
I verifikatregistreringen kan du manuellt knyta verifikat till avdelningar genom att välja önskad avdelning i rullgardinsmenyn i kolumnen Avdelning. Du måste först öppna användarinställningarna och välja att visa kolumnen för avdelning i verifikatregistreringen.
Klicka på knappen Användarinställningar
på verktygsraden överst eller gå till Visa
- Inställningar - Användare - Inställningar per modul - Verifikatregistrering
fliken Kolumner. Markera Avdelning under Visa
kolumn. Klicka OK för att
stänga fönstret. Om du vill att markören ska stanna i detta
fält när du trycker på knappen [Enter]
i verifikatregistreringen markerar du även kryssrutan under Fokus.
Tips! Du kan också ange eller ändra
avdelning i huvudboken efter att du har registrerat och överfört ett verifikat.
Öppna huvudboken genom att klicka Visa
- Redovisning - Huvudbok, markera huvudboksraden som du vill ändra,
klicka på Redigera och välj önskad
avdelning i rullgardinsmenyn Avdelning.
Om du vill visa kolumnen för avdelning i huvudfönstret för Huvudbok klickar du på Inställningar på verktygsraden och markerar kryssrutan Avdelning.
Avdelningar och konton
I kontoplanen kan du, under Visa - Redovisning - Kontoplan, knyta varje konto till en avdelning. Denna funktion kan användas om du vill att all bokföring mot ett bestämt konto ska tillhöra en särskild avdelning. Du bör dock vara försiktig att kombinera denna metod med avdelningar definierade på produkter och kontakter, då detta kan leda till att du blandsar avdelningarna.
Du kan dessutom markera inställningarna Avdelning obligatoriskt (samt Projekt obligatoriskt) på kontot i kontoplanen. Inställningen innebär att användaren påminns om att välja en avdelning för verifikatet om detta inte har gjorts.
Obs! Notera
att denna inställning gäller alla moduler som kopplas mor redovisning
och de valda kontona. Du måste därför komma ihåg att ange avdelning vid
registrering i alla moduler.
Avdelningar och anställda
Du kan knyta anställda till avdelningar genom att klicka Visa - Personalregister och välja önskad avdelning i rullgardinsmenyn Avdelning. Du kan välja att automatiskt överföra information om avdelning per anställd när du registrerar tidrapporter, läs mer om detta i följande avsnitt.
Avdelningar och tidrapportering
Vid registrering av tidrapporter, under Visa - Tidrapportregistrering - Tidrapportregistrering, kan varje tidrad knytas mot en avdelning genom att använda kolumnen Avdelning.
Om kolumnen Avdelning inte visas i huvudfönstret öppnar du användarinställningarna och väljer detta alternativ:
Klicka på knappen Användarinställningar
i verktygsraden eller gå till Visa -
Inställningar - Användare - Inställningar per modul - Tidrapportering
- fliken Kolumner för registrering
och markera kryssrutan Avdelning.
Klicka OK för att spara ändringen.
Tips! På fliken Standardvärden
i användarinställningarna kan du ange vilken avdelning som ska vara standard
när du skapar en ny tidrad. Du kan också välja att Hämta
från personalregistret om du vill använda den avdelning som har
registrerats på den anställda i personalmodulen.
Avdelningar och försäljningsorder
Försäljningsorder kan också knytas till avdelningar så att du enklare ska kunna analysera försäljning, kostnader och vinst. Om du verksamhet har flera försäljningsteam som arbetar i olika områden kan det vara en bra idé att registrera en avdelning per team så att varje försäljning kan knytas till rätt försäljningsteam. På så sätt kan du enkelt skriva ut rapporter som visar försäljningsstatistisk per team.
Du knyter en försäljningsorder till en avdelning i orderregistreringen (under Visa - Försäljning/Order/Fakturering - Orderregistrering) genom att öppna fliken Diverse och välja aktuell avdelning i rullgardinsmenyn Avdelning.
Du kan dessutom välja att knyta särskilda orderrader till en avdelning. Du måste då gå till användarinställningarna och ange att kolumnen för avdelning ska visas på fliken Produktlinjer.
Klicka på knappen Användarinställningar
i verktygsraden överst i fönstret eller gå till Visa
- Inställningar - Användare - Inställningar per modul - Försäljning &
fakturering - fliken Orderrader.
Markera kryssrutan till vänster om Avdelning
och klicka OK för att spara ändringen.
Kolumnen Avdelning visas nu på orderraden och du kan enkelt knyta orderrader till avdelningar genom att använda rullgardinsmenyn.
Avdelningar och inköp
Du kan knyta inköp till avdelningar på samma sätt som försäljningorder. Detta kan underlätta arbetet med att redovisa kostnader för olika avdelningar. När du registrerar ett inköp under Visa - Beställning/Inköp - Inköp väljer du avdelning i rullgardinsmenyn Avdelning till höger i registreringsfönstret. Du kan dessutom välja att knyta inköpsraderna till olika avdelningar genom att använda rullgardinsmenyn in kolumnen Avdelning på varje rad.
Om rullgardinsmenyn Avdelning inte visas i huvudfönstret, eller om kolumnen Avdelning inte visas på inköpsraden, måste du först gå till användarinställningarna för att aktivera denna funktion:
Klicka på knappen Användarinställningar
i verktygsraden överst i fönstret eller gå till Visa
- Inställningar - Användare - Inställningar per modul - Inköp.
På fliken Inköp markerar du kryssrutan till vänster om Avdelning.
Alternativet överst i fönstret anger om rullgardinsmenyn i huvudfönstret
ska visas samt om alternativet under Kolumninställningar
ska styra vilka kolumner som ska visas för inköpsraderna. Klicka OK för att spara inställningarna.
Avdelningar och produkt/kontakt
Genom att knyta en produkt eller en kontakt mot en avdelning kommer all bokföring knuten till produkten/kontakten automatiskt att kopplas mot avdelningen.
Obs! Avdelningsinställningar
som har definierats på kontaktnivå kommer vanligtvis att upphäva avdelningsinställningar
som har definierats i andra moduler, t.ex. för produkter och konton.
Du knyter produkter till avdelningar via Visa - Produkt - Produktregister. Välja önskad avdelning i rullgardinsmenyn Avdelning på fliken Diverse. För kontakter klickar du Visa - Kontakt - Kontaktuppföljning och väljer avdelning i rullgardinsmenyn på fliken Övrig info.
Tips! Det finns möjlighet att ändra
många produkter/kontakter samtidigt med hjälp av den guide i vilken du
definierar ett urval som du vill ändra. Läs mer om detta Ändra värden på ett urval kontakter eller Ändra ett urval produkter.
Avdelningar och projekt
Du kan även knyta hela projekt till avdelningar. Detta gör du genom att gå till Visa - Projekt - Projektregister eller Nytt projekt. Därefter väljer du aktuell avdelning i rullgardinsmenyn Avdelning.
Läs mer om hur du använder projektmodulen i Om projektmodulen.
Se även:
Om projekt- och avdelningsredovisning