Om organisering och underhåll av kontakter
Den mest centrala uppdelningen av kontakter är förhandsdefinierad i programmet och utförs på kontaktkortet i kryssrutorna för kund, leverantör, partner och privat. Om till exempel en kontakt är både kund och leverantör kryssar du för båda alternativen. På så sätt kan du redigera kontaktinformationen för de båda rollerna i en sådan kontakt.
Med hjälp av Grupper kan du klassificera
kontakterna vilket gör det enklare att filtrera kontakterna. Här kan du
använda vilka grupper du vill för att bättre kategorisera kontakterna,
så att du vid ett senare tillfälle kan filtrera ut kontakter till vilka
du vill skicka skräddarsydd information. Du kan välja kontakter placerade
i grupper med hjälp av funktionen Urval
som du hittar i verktygsfältet längst upp på kontaktkortet och i Rapportmodulen.
Du kan dela in kontakterna i Status, Bransch och Kategori för funktionerna rapport, sök och urval. Gemensamt för dessa är att de finns i grundinställningarna. Du kan själv skapa nya genom att högerklicka i rullgardinsmenyn och välja Ändra i grundinställningarna.
På kontaktkortet kan du knyta kontakter till ett huvudkontor genom att
klicka på sökknappen bredvid knappen Huvudkontor.
För att knyta en kontakt till ett huvudkontor måste den kontakt som är
huvudkontor vara registrerad som detta. Det är ändamålsenligt att använda
denna funktionalitet för huvudkontor om du vill att varuleveranser och
fakturering ska kopplas till olika kunder.
Via Egendefinierade
fält kan du klassificera kontakterna efter eget önskemål. Du kan dela in kontakterna i grupper som du själv har definierat. För att skapa nya grupper i rullgardinsmenyn, går du till Inställningar - Företag - Grundinställningar
där du väljer Egendefinierade fält.
Underhåll av registret
Många hittar nya sätt att dela in kontakterna på när de har arbetat med kontaktregistret en stund, eller när de fått nya behov. Guiden för att ändra värden på ett urval kontakter är idealisk för att uppdatera och underhålla kontaktregistret. Guiden låter dig ändra värden för många kontakter samtidigt. Till exempel kan du ta bort eller lägga till gruppfält och egendefinierade fält, ändra på gemensamma värden (som vår referens eller bransch), eller ändra inställningarna för kunder och leverantörer, som betalningsvillkor, leveransvillkor, valuta och språk.
Genom att använda urvalsguiden kan du definiera och spara fasta kontaktregisterfilter. Dessa kan senare användas om du exempelvis vill skapa aktiviteter, dokument eller skicka e-post till kontakterna. Urvalsguiden kan spara mycket tid.
Integration med Microsoft Outlook®
Med hjälp av integration med Microsoft Outlook kan du uppdatera ditt kontaktregister både i Outlook och i programmet. Du kan knyta kontakternas e-postadresser i Outlook till kontakter och kontaktpersoner i programmet. Du kan även se till att kontakterna som du upprättar synkroniseras i båda "riktningar".
Inaktiv
Du kan inte ta bort en kontakt som är aktiv på andra ställen i programmet. Om du inte vill att kontakten ska vara tillgänglig, kan du markera den som inaktiv. Välj Ja i rullgardinsmenyn Inaktiv under fliken Övrig info.
Inga utskick
Några av dina kontakter kanske inte önskar att motta massutskick, som till exempel information om erbjudanden, via e-post. Under fliken Övrig info kan du kryssa av för Inga utskick. Du kan exkludera dessa kontakter via guiden för avancerat urval för massutskick.
Se även:
Ändra värden på ett urval kontakter
Om leverans- och betalningsvillkor för kontakter