eDokumentet bogføres, og den valgte indkøbsordre
opdateres i Mamut Business Software.Når du modtager en faktura som et eDokument, kan du vælge at bogføre den ved at opdatere en eksisterende indkøbsordre i Mamut Business Software. I importguiden vil du også have en række redigeringsmuligheder, som styrer, hvordan eDokumentet skal bogføres. Læs mere om disse herunder.
Det findes også en række indstillinger for indkøb og produkt i Mamut Business Software, som vil påvirke, hvordan processen vil foregå:
Ønsker du at indkøbspris og -omkostninger skal opdateres i produktbladet, skal du krydse af for indstillingen Opdater indkøbspris og -omkostning i produktbladet ved bogføring af indkøb i firmaindstillingerne for produkt. Du finder indstillingen ved at gå til Vis - Indstillinger - Firma - Indstillinger pr. modul - Produkt - Prishåndtering.
I firmaindstillingerne for indkøb findes der desuden en del indstillinger, som påvirker, hvordan valgt indkøbsordre skal kunne opdateres. Disse indstillinger finder du ved at klikke på Vis - Indstillinger - Firma - Indstillinger pr. modul - Indkøb. Ønsker du for det første, at bestilt antal skal kunne opdateres baseret på antallet i eDokumentet, må du krydse af for Bestilt antal under Information, som det er tilladt at ændre på indkøb med status 'Modtaget' og 'Færdigbehandlet'. Ønsker du, at der skal kunne tilføjes nye linjer på indkøbsordren baseret på det importerede eDokument, skal du krydse af for Tilføj produktlinjer her. Har du desuden krydset af for Tillad at bogføre indkøb som ikke er fuldt ud modtaget, skal du desuden foretage de samme valg under Information, som det er tilladt at ændre på indkøb med status 'Bestilt', hvis du ønsker, at det samme skal gælde for indkøb med status Bestilt.
Hvis ingen indstillinger kryses af i firmaindstillingerne for indkøb, skal produkter og totalt faktureret antal i eDokumentet stemme nøjagtig overens med bestilte produkter i valgt indkøbsordre, for at det skal kunne importeres. Antal fakturerede produkter i eDokumentet kan også være mindre end antal bestilte produkter i indkøbsordren.
Sådan bogfører du et eDokument ved at opdatere en eksisterende indkøbsordre
Log dig ind i Mamut Online som normalt og gå til Lister - eDokumenter.
Marker et eDokument i Indbakken og klik på Bogfør
eDokument.
Bemærk! Før guiden kan åbnes, skal eDokumentet være knyttet
til en kontakt, der er registreret som leverandør, og eDokumentet skal
være godkendt.
Kryds af for Bogfør
eDokument og opdater en eksisterende indkøbsordre.
Når du vælger dette alternativ, der dukke en liste op over indkøb,
som er oprettet mod den tilknyttede kontakt. Som udgangspunkt vil du kun
se indkøb, der har status Modtaget,
men hvis indstillingen Tillad at bogføre
indkøb som ikke er fuldt ud modtaget er valgt i firmaindstillingerne
for indkøb i Mamut Business Software,
vil du også se indkøb med status Bestilt.
Du finder denne indstilling ved at gå til Vis
- Indstillinger - Firma
- Indstillinger pr. modul - Indkøb i Mamut Business Software.
Indkøbet skal også have mindst én ordrelinje, hvor ikke alle de bestilte
produkter er bogført, for at det skal blive vist i listen.
Vælg indkøbsordren som skal opdateres.
Klik på Næste.
Foretag alle nødvendige ændringer i trin 2 i guiden.
Alle produktlinjer af typen Produkt
skal være knyttet til produkter i Mamut Business Software,
inden du kan importere, men du bør også kontrollere oplysningerne i selve
ordrehovedet og på produktlinjerne. De tilgængelige redigeringsmuligheder
og handlinger i trin 2 beskrives herunder.
Klik på Importer når du har gjort dette.
eDokumentet bogføres, og den valgte indkøbsordre
opdateres i Mamut Business Software.
Importguide trin 2 af 2
I det sidste trin i importguiden har du en række valg og redigeringsmuligheder. Du bør kontrollere grundigt om alle oplysninger i vinduet er korrekte, før du klikker på Importer. Bemærk, at alle produktlinjer skal være knyttet til produkter i Mamut Business Software, inden du kan importere.
Informationen under Ordreinformation hentes fra ordrehovedet i fakturaen. Vælg eventuelt en Afdeling og/eller et Projekt som fakturaen skal knyttes til. Du kan bruge rullelisterne eller klikke på knapperne med tre prikker for at vise en liste over tilgængelige afdelinger/projekter, hvor du også kan søge efter ønsket afdeling/projekt.
På produktlinjerne kan du redigere Antal, Pris og Konto ved at dobbeltklikke på værdierne.
Værktøjslinjen
Følgende funktionalitet er tilgængelig på værktøjslinjen.
Åbn PDF:
Klik her for at åbne en PDF-kopi af fakturaen.
Annuller:
Klik her for at gå tilbage til trin 1 i importguiden.
Knyt til
produkt: Marker ønsket produktlinje og klik på denne knap for at
knytte produktlinjen til et produkt i Mamut Business Software.
Dette åbner en liste over alle produkter, som er knyttet til valgt kontakt
i Mamut Business Software. Vælg ønsket produkt
og klik på OK. Vælg derefter,
om du ønsker at opdatere produktet i Mamut Business Software
med leverandørens produktnummer og klik på OK.
Du finder dette nummer ved at klikke på Vis
- Produkt - Produktregister og
bladre frem til aktuelt produkt, gå til fanebladet Leverandør,
markere aktuel leverandør og klikke på Rediger
i Mamut Business Software.
Bemærk!
Alle produktlinjer af typen Produkt
skal være knyttet til produkter i Mamut Business Software,
før eDokumentet kan importeres. Produktlinjer, du har angivet som produkttype
Ignorer, Fragt
eller Ekspedition, vil ikke kunne
knyttes til produkter i Mamut Business Software.
Ret produkttype: Marker ønsket produktlinje
og klik på denne knap for at ændre produkttype. Produkttypen styrer, hvordan
linjen behandles under importen. Følgende produkttyper er tilgængelige:
Ignorer:
Ved valg af denne produkttype vil produktlinjen ignoreres, så den ikke
importeres til Mamut Business Software.
Produkt:
Dette er standardprodukttype, som alle produktlinjer automatisk vil blive
markeret som. Alle produktlinjer af denne type skal knyttes til et produkt
i Mamut Business Software, inden de kan importeres.
Fragt:
Ved at vælge denne produkttype vil beløbet på produktlinjen blive tilføjet
som fragtomkostning for indkøbsordren, som opdateres. Beløbet vil automatisk
bogføres mod standardkonto for fragt/ekspedition, afhængig af leverandørens
momsindstillinger.
Ekspedition:
Ved at vælge denne produkttype, vil beløbet på produktlinjen blive tilføjet
som ekspeditionsomkostning for indkøbsordren, som opdateres. Beløbet vil
automatisk blive bogført mod standardkonto for fragt/ekspedition, afhængig
af leverandørens momsindstillinger.
Ret konto:
Du kan bruge denne knap, hvis du ønsker at ændre kontoen, som hver produktlinje
skal bogføres på. Marker en produktlinje, klik på Ret
konto, vælg en konto i kontoplanen og klik på OK.
Du kan også ændre denne information manuelt ved at dobbeltklikke på værdien
på aktuel produktlinje og indtaste kontonummeret direkte i feltet.
Importer:
Klik på denne knap for å starte importen til Mamut Business Software
når alle indstillinger er foretaget. Du kan også klikke på knappen Importer nede i højre hjørne.
Se også: