eDokumentet bogføres, og der oprettes en
ny indkøbsordre med status Bestilt i
Mamut Business Software.Når du modtager en faktura som et eDokument, kan du vælge at bogføre den og oprette en ny indkøbsordre i Mamut Business Software. I importguiden vil du også have en række redigeringsmuligheder, som styrer, hvordan eDokumentet skal bogføres. Læs mere om disse herunder.
Det findes også en række indstillinger for indkøb og produkt i Mamut Business Software, som vil påvirke, hvordan processen vil foregå. Det er for det første vigtigt, at indstillingen Tillad at bogføre indkøb som ikke er fuldt ud modtaget er valgt i firmaindstillingerne for indkøb i Mamut Business Software. Hvis denne ikke er valgt, vil eDokumentet ikke blive bogført, der vil kun blive oprettet en ny indkøbsordre. Indkøbet skal da bogføres manuelt i Mamut Business Software efter importen. Du finder indstillingen ved at klikke på Vis - Indstillinger - Firma - Indstillinger pr. modul - Indkøb.
Ønsker du desuden, at indkøbspris og indkøbsomkostninger skal opdateres i produktbladet i henhold til eDokumentet, skal du krydse af ud for indstillingen Opdater indkøbspris og indkøbsomkostninger i produktbladet ved bogføring af indkøb i firmaindstillingerne for produkt. Du finder indstillingen ved at klikke på Vis - Indstillinger - Firma - Indstillinger pr. modul - Produkt - Prishåndtering.
Sådan bogfører du et eDokument og opretter en ny indkøbsordre
Log dig ind i Mamut Online som normalt og klik på Lister - eDokumenter.
Marker et eDokument i Indbakken og klik på Bogfør
eDokument.
Bemærk! Inden guiden kan åbnes, skal eDokumentet være knyttet
til en kontakt, der er registreret som leverandør, og eDokumentet skal
være godkendt.
Kryds af for Bogfør og opret en ny indkøbsordre og klik på Næste.
Foretag alle nødvendige ændringer i trin 2 i guiden.
Alle produktlinjer af typen Produkt
skal være knyttet til produkter i Mamut Business Software,
inden du kan importere, men du bør også kontrollere oplysningerne i selve
ordrehovedet og på produktlinjerne. De tilgængelige redigeringsmuligheder
og handlinger i trin 2 beskrives herunder.
Klik på Importer når dette er gjort.
eDokumentet bogføres, og der oprettes en
ny indkøbsordre med status Bestilt i
Mamut Business Software.
Tilgængelige redigeringsmuligheder og handlinger i trin 2
I det sidste trin i importguiden har du en række valg og redigeringsmuligheder. Du bør kontrollere alle informationer i vinduet grundigt, før du klikker på Importer. Bemærk, at alle produktlinjer skal være knyttet til produkter i Mamut Business Software, før du kan importere.
Informationen under Ordreinformation hentes fra ordrehovedet i fakturaen. Vælg eventuelt en Afdeling og/eller et Projekt, som fakturaen skal knyttes til. Du kan bruge rullelisterne eller klikke på knapperne med tre prikker for at vise en liste over tilgængelige afdelinger/projekter, hvor du også kan søge efter ønsket afdeling/projekt.
Under Produktlinjer kan du redigere Antal, Pris og Konto for produktlinjerne ved at dobbeltklikke på værdierne.
Værktøjslinjen
Følgende funktionalitet er tilgængelig på værktøjslinjen.
Åbn PDF:
Klik her for at åbne en PDF-kopi af fakturaen.
Annuller:
Klik her for at gå tilbage til trin 1 i importguiden.
Knyt til
produkt: Marker ønsket produktlinje og klik på denne knap for at
knytte produktlinjen til et produkt i Mamut Business Software.
Dette åbner en liste over alle produkter, som er knyttet til valgt kontakt
i Mamut Business Software. Vælg ønsket produkt
og klik på OK. Vælg derefter,
om du ønsker at opdatere produktet i Mamut Business Software
med leverandørens produktnummer og klik på OK.
Du finder dette nummer ved at klikke på Vis
- Produkt - Produktregister, bladre
frem til aktuelt produkt, gå til fanebladet Leverandør,
markere aktuel leverandør og klikke på Rediger
i Mamut Business Software.
Bemærk!
Alle produktlinjer af typen Produkt
skal være knyttet til produkter i Mamut Business Software,
før eDokumentet kan importeres. Produktlinjer, som du har angivet som
produkttype Ignorer, Fragt
eller Ekspedition, vil ikke kunne
knyttes til produkter i Mamut Business Software.
Ret produkttype: Marker ønsket produktlinje og klik på denne knap
for at ændre produkttype. Produkttypen styrer, hvordan linjen behandles
under importen. Følgende produkttyper er tilgængelige:
Ignorer:
Ved valg af denne produkttypen vil produktlinjen ignoreres, så den ikke
importeres til Mamut Business Software.
Produkt:
Dette er standardprodukttype, som alle produktlinjer automatisk vil blive
markeret som. Alle produktlinjer af denne type skal knyttes til et produkt
i Mamut Business Software, inden de kan importeres.
Fragt:
Ved at vælge denne produkttype, vil beløbet på produktlinjen blive tilføjet
som fragtomkostning for indkøbsordren, som oprettes. Beløbet vil automatisk
blive bogført mod standardkonto for fragt/ekspedition, afhængig af leverandørens
momsindstillinger.
Hvis indstillingen Tillad at bogføre
indkøb som ikke er fuldt ud modtaget ikke er valgt i firmaindstillingene
for indkøb i Mamut Business Software,
vil du se beløbet i feltet Fragt,
når du klikker på Bogfør indkøb
i indkøbsmodulet i Mamut Business Software,
når importen er fuldført.
Ekspedition:
Ved at vælge denne produkttype, vil beløbet på produktlinjen blive tilføjet
som ekspeditionsomkostning for indkøbsordren, som oprettes. Beløbet vil
automatisk blive bogført mod standardkonto for fragt/ekspedition, afhængig
af leverandørens momsindstillinger.
Hvis indstillingen Tillad at bogføre
indkøb som ikke er fuldt ud modtaget ikke er valgt i firmaindstillingerne
for indkøb i Mamut Business Software,
vil du se beløbet i feltet Ekspedition,
når du klikker på Bogfør indkøb
i indkøbsmodulet i Mamut Business Software,
når importen er fuldført.
Ret konto:
Du kan bruge denne knap, hvis du ønsker at ændre kontoen, som hver produktlinje
skal bogføres på. Marker en produktlinje, klik på Ret
konto, vælg en konto i kontoplanen og klik på OK.
Du kan også ændre denne information manuelt ved at dobbeltklikke på værdien
på aktuel produktlinje, og indtaste kontonummeret direkte i feltet.
Importer:
Klik på denne knap for at starte importen til Mamut Business Software,
når alle indstillinger er foretaget. Du kan også klikke på knappen Importer nede i højre hjørne.
Se også: