Beginsaldi invoeren

Als u een nieuw bedrijf opzet en Mamut uw eerste boekhoudpakket is, moet u de beginsaldo invoeren. Bij twijfel over de bedragen of op welke rekeningen u deze moet boeken, adviseren wij u om uw boekhouder te raadplegen. De volgende punten zijn gebaseerd op een overgang van bestaande boekhoudsoftware of handmatige boekhouding naar Mamut. Als u als nieuw bedrijf echter hetzelfde type transacties in uw openingsbalans hebt, kan het voor u goed zijn om onze aanbevelingen te volgen.

Als u een vorig boekhoudsysteem afsluit, wordt de eindstand (saldibalans) de openingsbalans in Mamut. Raadpleeg uw accountant bij twijfel over de vraag of u de eindstand in uw vorige systeem hebt.

Het registreren van de beginsaldo gebeurt normaalgezien bij de start van een nieuw boekjaar, maar u kunt dit ook doen midden in het boekjaar indien u het programma midden in het boekjaar in gebruik neemt.

Indien mogelijk raden wij u aan om een nieuwe boekhouding te starten bij het begin van een nieuw boekjaar. Bij het omschakelen naar een ander boekhoudsysteem kan het praktisch zijn om dit te beramen tegen het einde van een boekjaar.

Let op! Voor u begint met het invoeren van beginsaldi, raden wij u aan om eerst de klanten en leveranciers in te voeren in de Relatiemodule. Dit maakt het eenvoudiger om de openstaande debiteuren- en crediteurensaldi in te voeren.
Als u gebruik maakt van de module Magazijn, d.w.z. het volgen van artikelen, magazijn(en), voorraden enz. dan moet u alle actuele artikelen instellen voordat u verder gaat met het invoeren van saldi. Voordat u begint met het invoeren van uw artikelen, kan het goed zijn om de instellingen voor de modules Artikel en Inkoop te controleren. Deze vindt u via Beeld - Instellingen - Bedrijf - Module-instellingen - Artikel respectievelijk Inkoop.

Openingsbalans bij het aanmaken van een nieuwe bedrijsdatabase

Let op! Deze werkwijze geldt enkel bij het aanmaken van een nieuwe bedrijfsdatabase en niet bij de jaarafsluiting. Bij de jaarafsluiting zal de openingsbalans voor het nieuwe boekjaar automatisch aangemaakt worden. Lees hier meer over "Jaarafsluiting/Periodeafsluiting".

Bij het handmatig registreren van de openingsbalans gebruikt u het dagboek Openingsbalans bij het Inboeken.

Zo voert u de openingsbalans in

  1. Ga naar Beeld - Administratie - Inboeken.

  2. Klik op Nieuw om een nieuw boekstuk bij het Inboeken aan te maken.

  3. Selecteer het dagboek Openingsbalans.

  4. Controleer of de periode, het boekjaar en de datum juist is. Als u bijv. een nieuwe bedrijfsdatabase heeft aangemaakt en u wenst de openingsbalans in te voeren per 01.01.2008, dan kiest u periode 1, boekjaar 2008 en boekingsdatum 01.01.2008.

    Let op!     Als u begint met het gebruik van Mamut in de loop van het boekjaar, is het belangrijk om alle saldi naar Mamut over te boeken. Als u bijvoorbeeld vanaf 01/07/2008 begint met het gebruik van Mamut, moet u de cijfers met datum 30/06/2008 invoeren (d.w.z. de laatste dag van de voorgaande periode). Wij adviseren u om met het invoeren te beginnen vanaf de eerste maand van een btw-periode.

  5. Voer eerst alle saldi aan de debetzijde in. Dit doet u door het eerste rekeningnummer in de rekeningkolom en vervolgens het debetbedrag in te voeren.

  1. Zodra u rekening 1300 (debiteuren) gaat invoeren, dienen alle openstaande posten per journaalregel worden ingevoerd. Wanneer u rekening 1300 ingeeft kunt u de klant selecteren. Vervolgens zal er gevraagd worden om een factuurnummer. Hier dient u een nieuwe factuur met het totaal openstaande van deze klant ingevoerd te worden.
    Het is tevens mogelijk een nieuwe rekening (bijvoorbeeld 1301) aan te maken en hierop het totaalbedrag van alle openstaande debiteuren in te voeren. U dient dan de betalingen die binnenkomen te registreren met deze rekening als tegenrekening. Dit kan het eenvoudiger maken om de rekeningen af te stemmen. Lees hier meer over het aanmaken van een nieuwe rekening.

  1. Nadat alle debetsaldi correct zijn ingevoerd, kunt u de creditsaldi gaan invoeren. Dit doet u op dezelfde manier als hierboven. Voor de rekening 1600 (crediteuren) geldt hetzelfde als hierboven. U dient of per leverancier het openstaande bedrag in te geven, of een nieuwe rekening (bijvoorbeeld 1601) aan te maken.

  2. Klik op de knop Verwerken naar grootboek of druk op [Ctrl+H].

De openingsbalans in nu geregistreerd in het grootboek.

Let op! Wij adviseren om alle beginsaldi als één boekstuk in te voeren en  niet in meerdere boekstukken. Als u echter besluit om meerdere boekstukken in te voeren, moet ieder afzonderlijk boekstuk in evenwicht zijn (d.w.z. debet = credit). Als niet alle afzonderlijke boekstukken in evenwicht zijn, dan zal het systeem niet toelaten om te verwerken naar het grootboek.

Tussentijdse "openingsbalans"

Boekjaar gedeeltelijk afsluiten wordt gebruikt in de periode nadat men een nieuw boekjaar heeft geopend, maar voordat men het voorgaand boekjaar heeft kunnen afsluiten en het uiteindelijk openingssaldo heeft kunnen overboeken.

Door het boekjaar gedeeltelijk af te sluiten, krijgt u een betere basis om de financiële balans van uw bedrijf voor dezelfde periode in het nieuw boekjaar op te maken en te beoordelen. U kunt hier meer lezen over tussentijdse openingsbalans.

Openingsbalans invoeren voor debiteuren en crediteuren

Voor debiteuren/crediteuren kunt u, overeenkomstig uw bestaand systeem, verschuldigde of te ontvangen bedragen invoeren als verzamelbedragen of gespecificeerd per factuur. Wij adviseren het laatste, omdat ontvangsten/betalingen achteraf dan makkelijk gekoppeld kunnen worden. Voordat u saldi gaat invoeren, dient u alle bestaande leveranciers/klanten in te stellen en hun gegevens in te voeren. Boek openstaande verkoopfacturen debet op de klantenrekening en credit op een tijdelijke rekening, zoals 9996. Bij creditnota's gaat het net andersom. Het is verstandig om het origineel factuurnummer en de originele factuurdatum te gebruiken als referentie voor latere koppeling en veroudering. Bij crediteuren boekt u inkoopfacturen credit op de leveranciersrekening en debet op een andere, tijdelijke rekening, zoals 9997. Bij creditnota's gaat het net andersom.

Banksaldi: U dient het saldo in te voeren op basis van uw bankafschrift en posten, die nog niet zijn overgeboekt op basis van uw afstemming van dagafschriften. Neem bij twijfel hierover contact op met uw accountant. Normaal gesproken zou u het/de Banksaldo/-saldi invoeren per bankafschrift bij het invoeren van de openingsbalans. Het verschil tussen het bedrag van het bankafschrift en het bedrag van uw eindsaldo bestaat uit niet-overgeboekte posten volgens uw afstemming van de dagafschriften. Dit verschil boekt u debet/credit bij uw kruisposten. Gebruik vervolgens boekstukken voor bankbetalingen/-ontvangsten voor het boeken van de niet-overgeboekte posten en voor de debet-/creditboekingen op dezelfde tussenrekening om er zeker van te zijn dat de transacties verschijnen op het scherm Afstemmen dagafschriften.

Beginsaldi grootboek: Gebruik een Beginsaldo-boekstuk en voer de debet- en creditsaldi in op basis van de afsluitende saldibalans van uw vorige systeem. Het debiteurensaldo wordt debet geboekt op de tijdelijke rekening, die u hebt gebruikt voor het invoeren van uw debiteurensaldi. Het crediteurensaldo wordt credit geboekt op de tijdelijke rekening, die u hebt gebruikt voor het invoeren van uw crediteurensaldi.

Wij adviseren u om, nadat u alle beginsaldi hebt ingevoerd, een saldibalans aan te maken, plus een lijst van verouderde debiteuren en een lijst van verouderde crediteuren.

Kijk door te vergelijken of de cijfers en de veroudering overeenkomen met het eindsaldo van uw oud systeem. Controleer ook of het saldo van de tijdelijke rekeningen/kruisposten, die u hebt gebruikt, nul is. Voer de eventueel vereiste aanpassingen door. Als u ervan overtuigd bent dat alle ingevoerde gegevens juist zijn en overeenkomen met de afsluitende saldibalans van uw vorige systeem, dient u een inventarisatie uit te voeren om de voorraadniveaus van de artikelen, die u op voorraad hebt bij te werken. Wij adviseren om, nadat u uw voorraad hebt bijgewerkt, een voorraadwaarderapport aan te maken en dit cijfer te vergelijken met het cijfer op uw balansrekening voor voorraad. Deze moeten overeenkomen. Als ze niet overeenkomen, moeten de vereiste aanpassingen worden doorgevoerd.

Vergeet niet dat goede boekhoudpraktijken voorschrijven om de procedure voor de periodeafsluiting uit te voeren nadat u klaar bent met uw aanpassingen voor de periodeafsluiting. Zo zorgt u er ook voor dat uw financiële verslaglegging voor iedere periode juist is. Bij twijfel over de procedures voor periodeafsluiting/jaarafsluiting adviseren wij u om advies te vragen aan uw accountant of om een cursus aan de Mamut Academy te volgen. Vergeet niet dat u geen boekingen meer kunt verrichten voor een afgesloten periode.

Meer informatie:

Boekjaar gedeeltelijk afsluiten

Nieuwe bedrijfsdatabase aanmaken

Jaarafsluiting

Hoe een nieuw boekjaar aanmaken?

Inventarisatie