eDokumentet bokføres, og valgt innkjøpsordre
oppdateres i Mamut Business Software.Når du mottar en faktura som et eDokument, kan du velge å bokføre den ved å oppdatere en eksisterende innkjøpsordre i Mamut Business Software. I importveiviseren vil du også ha en rekke redigeringsmuligheter som styrer hvordan eDokumentet skal bokføres. Les mer om disse nedenfor.
Det finnes i tillegg en rekke innstillinger for innkjøp og produkt i Mamut Business Software som vil påvirke hvordan prosessen vil foregå:
Ønsker du at innkjøpspris og -kostnad skal oppdateres på produktkortet, må du merke av for innstillingen Oppdatere innkjøpspris og -kostnad på produktkortet ved bokføring av innkjøp i firmainnstillingene for produkt. Du finner innstillingen ved å gå til Vis - Innstillinger - Firma - Innstillinger per modul - Produkt - Prishåndtering.
I firmainnstillingene for innkjøp finnes det dessuten en del innstillinger som påvirker hvordan valgt innkjøpsordre skal kunne oppdateres. Disse innstillingene finner du ved å gå til Vis - Innstillinger - Firma - Innstillinger per modul - Innkjøp. Ønsker du for det første at bestilt antall skal kunne oppdateres basert på antallet i eDokumentet, må du merke av for Bestilt antall under Informasjon som er tillatt å endre på innkjøp med status 'Mottatt' og 'Ferdigbehandlet'. Ønsker du at det skal kunne legges til nye linjer på innkjøpsordren basert på det importerte eDokumentet, må du merke av for Legge til produktlinjer her. Har du dessuten merket av for Tillat å bokføre innkjøp som ikke er fullt ut mottatt, må du i tillegg gjøre de samme valgene under Informasjon som er tillatt å endre på innkjøp med status 'Bestilt' dersom du vil at det samme skal gjelde for innkjøp med status Bestilt.
Dersom ingen innstillinger merkes av i firmainnstillingene for innkjøp, må produkter og totalt fakturert antall i eDokumentet stemme nøyaktig overens med bestilte produkter i valgt innkjøpsordre for at det skal kunne importeres. Antall fakturerte produkter i eDokumentet kan også være mindre enn antall bestilte produkter i innkjøpsordren.
Slik bokfører du et eDokument ved å oppdatere en eksisterende innkjøpsordre
Logg deg inn i Mamut Online Desktop på vanlig måte, og gå til Lister - eDokumenter.
Marker et eDokument i Innboksen, og klikk Bokfør
eDokument.
Merk! Før veiviseren kan åpnes, må eDokumentet være knyttet
til en kontakt som er registrert som leverandør, og eDokumentet må være
godkjent.
Merk av for Bokfør
eDokument og oppdater en eksisterende innkjøpsordre.
Når du velger dette alternativet, vil du få opp en liste over innkjøp
som er opprettet mot den tilknyttede kontakten. I utgangspunktet vil du
kun få opp innkjøp som har status Mottatt,
men dersom innstillingen Tillat å bokføre
innkjøp som ikke er fullt ut mottatt er valgt i firmainnstillingene
for innkjøp i Mamut Business Software,
vil du også få opp innkjøp med status Bestilt.
Du finner denne innstillingen ved å gå til Vis
- Innstillinger - Firma
- Innstillinger per modul - Innkjøp i Mamut Business Software.
Innkjøpsordren må også ha minst én ordrelinje der ikke alle bestilte produkter
er bokført, for at det skal vises i listen.
Marker innkjøpsordren som skal oppdateres.
Klikk Neste.
Gjør alle nødvendige endringer i trinn 2 i veiviseren.
Alle produktlinjer av typen Produkt
må være knyttet til produkter i Mamut Business Software
før du kan importere, men du bør også kontrollere opplysningene i selve
ordrehodet og på produktlinjene. De tilgjengelige redigeringsmulighetene
og handlingene i trinn 2 beskrives nedenfor.
Klikk Importer når dette er gjort.
eDokumentet bokføres, og valgt innkjøpsordre
oppdateres i Mamut Business Software.
Tilgjengelige redigeringsmuligheter og handlinger i trinn 2
I det siste trinnet i importveiviseren har du en rekke valg og redigeringsmuligheter. Du bør se nøye over all informasjon i vinduet før du klikker Importer. Merk at alle produktlinjer av typen Produkt må være knyttet til produkter i Mamut Business Software før du kan importere.
Informasjonen under Ordreinformasjon hentes fra ordrehodet i fakturaen. Velg eventuelt en Avdeling og/eller et Prosjekt som fakturaen skal knyttes til. Du kan bruke nedtrekkslistene, eller klikke på knappene med tre prikker for å vise en liste over tilgjengelige avdelinger/prosjekter, hvor du også kan søke etter ønsket avdeling/prosjekt.
På produktlinjene kan du redigere Antall, Pris og Konto ved å dobbeltklikke på verdiene.
Verktøylinjen
Fra verktøylinjen kan du gjøre følgende:
Åpne PDF:
Klikk her for å åpne en PDF-kopi av fakturaen.
Avbryt: Klikk
her for å gå tilbake til trinn 1 i importveiviseren.
Knytt til produkt:
Marker ønsket produktlinje, og klikk denne knappen for å knytte produktlinjen
til et produkt i Mamut Business Software.
Dette åpner en liste over alle produkter som er knyttet til valgt kontakt
i Mamut Business Software. Velg ønsket produkt,
og klikk OK. Velg deretter hvorvidt
du ønsker å oppdatere produktet i Mamut Business Software
med leverandørens produktnummer, og klikk OK.
Du finner dette nummeret ved å gå til Vis
- Produkt -
Produktregister, bla deg frem til aktuelt produkt, gå til fanekortet
Leverandør, markere aktuell leverandør
og klikke Rediger i Mamut Business Software.
Merk!
Alle produktlinjer av typen Produkt
være knyttet til produkter i Mamut Business Software
før eDokumentet kan importeres. Produktlinjer som du har angitt som produkttype
Ignorer, Frakt
eller Ekspedisjon, vil ikke kunne
knyttes til produkter i Mamut Business Software.
Endre produkttype:
Marker ønsket produktlinje, og klikk denne knappen for å endre produkttype.
Produkttypen styrer hvordan linjen behandles under importen. Følgende
produkttyper er tilgjengelige:
Ignorer: Ved valg av
denne produkttypen vil produktlinjen ignoreres, slik at den ikke importeres
til Mamut Business Software.
Produkt: Dette er standard
produkttype som alle produktlinjer automatisk vil markeres som. Alle produktlinjer
av denne typen må knyttes til et produkt i Mamut Business Software
før de kan importeres.
Frakt: Ved å velge denne
produkttypen, vil beløpet på produktlinjen legges til som fraktkostnad
for innkjøpsordren som oppdateres. Beløpet vil automatisk bokføres mot
standard konto for frakt/ekspedisjon, avhengig av mva-innstillingene på
leverandøren.
Ekspedisjon: Ved å velge
denne produkttypen, vil beløpet på produktlinjen legges til som ekspedisjonskostnad
for innkjøpsordren som oppdateres. Beløpet vil automatisk bokføres mot
standard konto for frakt/ekspedisjon, avhengig av mva-innstillingene på
leverandøren.
Åpne kontoplan:
Du kan bruke denne knappen dersom du ønsker å endre kontoen som hver produktlinje
skal bokføres på. Marker en produktlinje, klikk Åpne
kontoplan, velg en konto i kontoplanen, og klikk OK.
Du kan også endre denne informasjonen manuelt ved å dobbeltklikke på verdien
på aktuell produktlinje, og skrive kontonummeret direkte inn i feltet.
Importer:
Klikk denne knappen for å starte importen til Mamut Business Software
når alle innstillinger er gjort. Du kan også klikke knappen Importer
nede i høyre hjørne.
Se også: