eDokumentet bokføres, og det opprettes en
ny innkjøpsordre med status Bestilt i
Mamut Business Software.Når du mottar en faktura som et eDokument, kan du velge å bokføre den samtidig som det opprettes en ny innkjøpsordre i Mamut Business Software. I importveiviseren vil du også ha en rekke redigeringsmuligheter som styrer hvordan eDokumentet skal bokføres. Les mer om disse nedenfor.
Det finnes i tillegg en rekke innstillinger for innkjøp og produkt i Mamut Business Software som vil påvirke hvordan prosessen vil foregå. Det er for det første viktig at innstillingen Tillat å bokføre innkjøp som ikke er fullt ut mottatt er valgt i firmainnstillingene for innkjøp i Mamut Business Software. Dersom denne ikke er valgt, vil ikke eDokumentet bokføres, det vil kun opprettes en ny innkjøpsordre. Innkjøpet må da bokføres manuelt i Mamut Business Software etter importen. Du finner innstillingen ved å gå til Vis - Innstillinger - Firma - Innstillinger per modul - Innkjøp.
Ønsker du dessuten at innkjøpspris og -kostnad skal oppdateres på produktkortet i henhold til eDokumentet, må du merke av for innstillingen Oppdatere innkjøpspris og -kostnad på produktkortet ved bokføring av innkjøp i firmainnstillingene for produkt. Du finner innstillingen ved å gå til Vis - Innstillinger - Firma - Innstillinger per modul - Produkt - Prishåndtering.
Slik bokfører du et eDokument og oppretter en ny innkjøpsordre
Logg deg inn i Mamut Online Desktop på vanlig måte, og gå til Lister - eDokumenter.
Marker et eDokument i Innboksen, og klikk Bokfør
eDokument.
Merk! Før veiviseren kan åpnes, må eDokumentet være knyttet
til en kontakt som er registrert som leverandør, og eDokumentet må være
godkjent.
Merk av for Bokfør eDokument og opprett en ny innkjøpsordre, og klikk Neste.
Gjør alle nødvendige endringer i trinn 2 i veiviseren.
Alle produktlinjer av typen Produkt
må være knyttet til produkter i Mamut Business Software
før du kan importere, men du bør også kontrollere opplysningene i selve
ordrehodet og på produktlinjene. De tilgjengelige redigeringsmulighetene
og handlingene i trinn 2 beskrives nedenfor.
Klikk Importer når dette er gjort.
eDokumentet bokføres, og det opprettes en
ny innkjøpsordre med status Bestilt i
Mamut Business Software.
Tilgjengelige redigeringsmuligheter og handlinger i trinn 2
I det siste trinnet i importveiviseren har du en rekke valg og redigeringsmuligheter. Du bør se nøye over all informasjon i vinduet før du klikker Importer. Merk at alle produktlinjer av typen Produkt må være knyttet til produkter i Mamut Business Software før du kan importere.
Informasjonen under Ordreinformasjon hentes fra ordrehodet i fakturaen. Velg eventuelt en Avdeling og/eller et Prosjekt som fakturaen skal knyttes til. Du kan bruke nedtrekkslistene, eller klikke på knappene med tre prikker for å vise en liste over tilgjengelige avdelinger/prosjekter, hvor du også kan søke etter ønsket avdeling/prosjekt.
Under Produktlinjer kan du redigere Antall, Pris og Konto for produktlinjene ved å dobbeltklikke på verdiene.
Verktøylinjen
Fra verktøylinjen kan du gjøre følgende:
Åpne PDF: Klikk her
for å åpne en PDF-kopi av fakturaen.
Avbryt: Klikk her for
å gå tilbake til trinn 1 i importveiviseren.
Knytt til produkt: Marker
ønsket produktlinje, og klikk denne knappen for å knytte produktlinjen
til et produkt i Mamut Business Software.
Dette åpner en liste over alle produkter som er knyttet til valgt kontakt
i Mamut Business Software. Velg ønsket produkt,
og klikk OK. Velg deretter hvorvidt
du ønsker å oppdatere produktet i Mamut Business Software
med leverandørens produktnummer, og klikk OK.
Du finner dette nummeret ved å gå til Vis
- Produkt -
Produktregister, bla deg frem til aktuelt produkt, gå til fanekortet
Leverandør, markere aktuell leverandør
og klikke Rediger i Mamut Business Software.
Merk!
Alle produktlinjer av typen Produkt
må være knyttet til produkter i Mamut Business Software
før eDokumentet kan importeres. Produktlinjer som du har angitt som produkttype
Ignorer, Frakt
eller Ekspedisjon, vil ikke kunne
knyttes til produkter i Mamut Business Software.
Endre produkttype:
Marker ønsket produktlinje, og klikk denne knappen for å endre produkttype.
Produkttypen styrer hvordan linjen behandles under importen. Følgende
produkttyper er tilgjengelige:
Ignorer: Ved
valg av denne produkttypen vil produktlinjen ignoreres, slik at den ikke
importeres til Mamut Business Software.
Produkt: Dette
er standard produkttype som alle produktlinjer automatisk vil markeres
som. Alle produktlinjer av denne typen må knyttes til et produkt i Mamut Business Software før de kan importeres.
Frakt: Ved
å velge denne produkttypen, vil beløpet på produktlinjen legges til som
fraktkostnad for innkjøpsordren som opprettes. Beløpet vil automatisk
bokføres mot standard konto for frakt/ekspedisjon, avhengig av mva-innstillingene
på leverandøren.
Dersom innstillingen Tillat å bokføre
innkjøp som ikke er fullt ut mottatt ikke er valgt i firmainnstillingene
for innkjøp i Mamut Business Software,
vil du se beløpet i feltet Frakt
når du klikker Bokføre innkjøp
i innkjøpsmodulen i Mamut Business Software
etter importen er fullført.
Ekspedisjon:
Ved å velge denne produkttypen, vil beløpet på produktlinjen legges til
som ekspedisjonskostnad for innkjøpsordren som opprettes. Beløpet vil
automatisk bokføres mot standard konto for frakt/ekspedisjon, avhengig
av mva-innstillingene på leverandøren.
Dersom innstillingen Tillat å bokføre
innkjøp som ikke er fullt ut mottatt ikke er valgt i firmainnstillingene
for innkjøp i Mamut Business Software,
vil du se beløpet i feltet Ekspedisjon
når du klikker Bokføre innkjøp
i innkjøpsmodulen i Mamut Business Software
etter importen er fullført.
Åpne kontoplan: Du kan
bruke denne knappen dersom du ønsker å endre kontoen som en produktlinje
skal bokføres på. Marker produktlinjen, klikk Åpne
kontoplan, velg en konto i kontoplanen, og klikk OK.
Du kan også endre denne informasjonen manuelt ved å dobbeltklikke på verdien
på aktuell produktlinje, og skrive kontonummeret direkte inn i feltet.
Importer:
Klikk denne knappen for å starte importen til Mamut Business Software
når alle innstillinger er gjort. Du kan også klikke knappen Importer
nede i høyre hjørne.
Se også: