Med eDokumenter kan du utveksle elektroniske fakturaer med dine kunder. Du velger selv om du ønsker å gjøre det direkte via den integrerte formidlingstjenesten Visma eFaktura i Mamut Online Desktop eller om du vil sende fakturaen som e-post.
Med eDokumenter kan du utveksle elektroniske fakturaer med dine kunder. Du velger selv om du ønsker å gjøre det direkte via den integrerte formidlingstjenesten Visma eFaktura i Mamut Online Desktop eller om du vil sende fakturaen som e-post.
I listen eDokumenter får du rask oversikt over både mottatte og sendte dokumenter samt eventuelle eDokumenter hvor sendingen mislyktes, i henholdsvis Innboks, Sendt og Utboks. Du finner også status for hvert eDokument, og kan endre status på dokumentene ved hjelp av knappene i verktøylinjen. Hvilke statuser og knapper som er tilgjengelige, avhenger av hvilken mappe du har åpen.
Fra verktøylinjen vil du også kunne importere filer til innboksen. Foreløpig gjelder dette kun fakturaer mottatt i EHF-format og Svefaktura-format, men dette vil fortløpende utvides.
Du kan også bruke søkefunksjonen til å filtrere visningen, eller til å søke etter et bestemt eDokument. Merk at søket bare foretas i mappen du har åpen.
Du åpner listen ved å gå til Lister - eDokumenter i Mamut Online Desktop.
Verktøylinjen
Verktøyknappene nedenfor er felles for alle mappene i listen. De andre tilgjengelige knappene avhenger av hvilken mappe du har åpen, og er beskrevet under henholdsvis Innboks og Utboks.
Oppdater: Klikk her for å oppdatere
status på eDokumentene og hente inn eventuelle nye eDokumenter.
Importer fil: Klikk her for å importere
en faktura mottatt i Elektronisk Handelsformat (EHF) eller Svefaktura-format
til innboksen. Les mer om import av
elektroniske fakturaer her.
Gå til kontakt: Marker et eDokument,
og klikk denne knappen for å gå til kontaktkortet til kontakten som eDokumentet
er knyttet til.
Brukerinnstillinger: Klikk her for
å gå til brukerinnstillingene. Les mer om innstillingene her.
Skriv ut: Merk et eDokument, og klikk
Skriv ut for å skrive ut den detaljerte
visningen av dokumentet.
Kolonnene i listen
eDokument: All informasjon i kolonnene under eDokument hentes fra selve eDokumentet. Her finner du fakturanummer, totalsum, kontaktnavn (til mottaker), status for dokumentet og mottakerens identifikasjonsnummer. Du kan begrense hvilke kolonner som skal vises i brukerinnstillingene. Les mer om det her.
Min kontaktinformasjon: Denne informasjonen hentes fra din firmadatabase. Dersom eDokumentet ble automatisk eller manuelt knyttet mot en kontakt i din firmadatabase, vil du her kunne se kontaktnavnet, kontaktnummeret og leverandørnummeret som du har registrert på kontakten. Står det ingenting her, må du først knytte eDokumentet til en kontakt ved hjelp av knappen Knytt til kontakt før det kan importeres. Les mer om dette nedenfor.
Detaljert visning av eDokument
Ved å klikke pilknappen til venstre på linjen til eDokumentet, vil du få opp en forhåndsvisning av verdiene i dokumentet. Her kan du også klikke Vis detaljer for å få opp logginformasjon om eDokumentet, som når det ble sendt og mottatt, eller en eventuell feilmelding dersom sending av dokumentet mislyktes. Du kan også klikke på PDF-ikonet på linjen for å åpne en PDF-fil av fakturaen.
Innboks
I Innboksen finner du alle eDokumenter som ditt firma har mottatt direkte fra andre kontakter, eller som du har importert til innboksen. Dersom avsenderens elektroniske identifikasjonsnummer matcher et elektroniske identifikasjonsnummer som du har registrert på en av dine kontakter, vil dokumentet automatisk knyttes mot den kontakten. Du vil da se kontaktens kontaktnummer, leverandørnummer og navn i delen Min kontaktinformasjon. Dersom dette feltet er blankt, betyr det at elektronisk identifikasjonsnummer ikke ble funnet i ditt kontaktregister. Du kan da knytte eDokumentet manuelt til en kontakt ved hjelp av knappen Knytt til kontakt. Før det kan bokføres, må eDokumentet være godkjent og knyttet til en kontakt som er registrert som leverandør i Mamut Business Software.
Knytt til kontakt: Ved hjelp av denne
knappen kan du knytte et eDokument til en kontakt. Marker eDokumentet,
og klikk Knytt til kontakt. Søk
etter eller bla deg frem til den aktuelle kontakten, og klikk Neste.
Velg om kontaktkortet skal oppdateres med et
elektroniske identifikasjonsnummer,
og klikk OK. Du
kan også bruke denne knappen til å endre kontakt dersom et eDokument er
knyttet til feil kontakt.
Avvis: Bruk denne til å avvise eDokumentet
dersom det er noe galt med fakturaen. eDokumentet vil få statusen Avvist, men vil fortsatt ligge i Innboksen.
Merk at ingen beskjed vil sendes til avsender dersom du avviser et eDokument,
dette må du gi beskjed om selv.
Godkjenn: Dersom alt er i orden med
fakturaen, bruker du denne knappen til å godkjenne eDokumentet. eDokumenter må være godkjent og knyttet til
en kontakt for at de skal kunne importeres til Mamut Business Software.
Bokfør eDokument: Merk et eDokument,
og klikk denne knappen for å bokføre eDokumentet direkte i Mamut Business Software. Du kan deretter velge
mellom kun å bokføre eDokumentet i Hovedbok eller samtidig å opprette
en ny innkjøpsordre eller oppdatere en eksisterende innkjøpsordre. Les
mer om bokføring av eDokumenter her.
Utboks
I Utboksen finner du eDokumenter hvor sendingen av en eller annen grunn har mislykkes. Feilmeldingen står i loggen til dokumentet, som du finner ved å klikke på pilknappen til venstre for eDokumentet og deretter på Vis detaljer.
Send på nytt: Denne knappen kan brukes
dersom du har korrigert grunnen til feilmeldingen, f.eks. ved å korrigere
elektronisk identifikasjonsnummer
på kontaktkortet til mottakeren. Ved å klikke Send
på nytt vil dokumentet sendes på nytt. Dersom alt er i orden, vil
eDokumentet leveres til mottaker, og legges i mappen Sendt.
Slett: Ved å klikke Slett
kan du endre status på dokumentet til Mislyktes,
men håndtert. Dette kan for eksempel være aktuelt hvis du har kreditert
fakturaen det gjelder i Mamut Business Software.
Du kan også skrive inn et notat som du finner igjen ved å klikke på logglinjen
i detaljvinduet. Les mer om detaljvinduet ovenfor.
Sendt
I mappen Sendt finner du alle eDokumentene som du har sendt og som har blitt levert til mottaker.
Send på nytt:
Denne knappen vil kun være tilgjengelig for eDokumenter som er sendt via
e-post. Det vil da sendes en ny e-post til kontakten med link til nedlasting
av faktura. Ønsker du å sende meldingen til en annen e-postadresse, må
du først angi denne i innstillingene for eDokumenter på kontaktkortet
til mottakeren før du klikker Send på nytt.
Se også: