For å komme i gang med eDokumenter, må du først
være tilkoblet Mamut Online Desktop.
Du kan lese mer om tilkobling til Mamut Online Desktop
her. Å bruke eDokument gir store fordeler. Du slipper prosessen med utskrift og ilegging i konvolutter, sparer portoutgifter samt at fakturaen kommer raskere frem til mottaker. Mottaker sparer tid på posthåndtering, skanning og OCR-tolking samt at en elektronisk faktura kan leses direkte inn i hans økonomisystem.
Før du kan begynne å sende eller motta elektroniske fakturaer er det noen forutsetninger som må være på plass:
• Du må være tilkoblet Mamut Online Desktop.
• Du må aktivere modulen eDokument i Mamut Online Desktop.
• Du må gjøre noen innstillinger på kontaktkortet i Mamut Online Desktop eller på kontaktkortet i Mamut Business Software.
Koble til Mamut Online Desktop
For å komme i gang med eDokumenter, må du først
være tilkoblet Mamut Online Desktop.
Du kan lese mer om tilkobling til Mamut Online Desktop
her.
Aktivere eDokument i Mamut Online Desktop
Når du har koblet deg til og logget deg inn på Mamut Online Desktop må du først aktivere ditt eDokument konto.
Slik aktiverer du eDokument fra Mamut Online Desktop
Gå til Innstillinger &endash; Firmainnstillinger &endash; eDokumenter.
Klikk på knappen Aktiver i verktøylinjen.
Aksepter lisensavtalen for Visma eFaktura gjennom å markere i Jeg aksepterer boksen og så klikke på OK.
Om du ønsker å søke etter kontakter som kan motta elektroniske fakturaer trykk OK i meldingsvinduet. De av dine kontakter som har registrert en elektronisk adresse kommer nå til å vises i listen. Øverst i list vinduet kan du velge om du ønsker å se enkle kontakter, ”Enkelt treff”, eller kontakter som har flere elektroniske adresser, ”Flere treff”. De av dine kontakter med bare en elektronisk adresse kan markeres i listen når du velger ”Enkelt treff”. Har kontakten flere elektroniske adresser må du velge hvilken av disse adressene du vil bruke ved å markere i ønsket rad i listen over ”Flere treff”.
Du kan også gjøre oppdateringer av kontakter med elektroniske adresser senere ved å klikke på knappen Søk etter elektronisk kontakt i verktøylinjen.
Klikk Oppdater alle eller Lukk for å avslutte søkingen
I vinduet ”eDokument” kan du nå angi forskjellige innstillinger du vil ha definert for din konto. For eksempel om du ønsker å motta en kvitteringsmelding i din e-post når ett eDokument, som du har sendt, er levert mottakeren.
Les mer om innstillingene her.
Klikk Lagre i verktøylinjen når du er ferdig med å angi ønskede innstillinger.
Du har nå aktivert eDokument og kan sende og motta elektroniske fakturaer.
Tips! Du kan også kontrollere brukertilgangen
til funksjonaliteten eDokumenter ved hjelp av
tilgangskontroller. Les mer her.
Innstillinger på kontakt
Dersom du også ønsker å sende eDokumenter til dine kontakter, må du angi dette på kontaktkortet til de kontaktene det gjelder. Dette kan gjøres både i Mamut Online Desktop og i Mamut Business Software.
Du må angi om eDokument skal sendes i ett av følgende format:
Auto, til alle brukere som kan motta eDokument via eksternt nettverk
Mamut UBL, til andre Mamut Online Desktop brukere som også har aktivert denne funksjonaliteten
Elektronisk Handelsformat (EHF), via e-post
Svefaktura, via e-post
EHF vil fra og med 1. juli 2012 være standardformat for elektroniske fakturaer til statlige etater og helseforetak i Norge. Svefaktura er et svensk standardformat for elektroniske fakturaer. Les mer om EHF og Svefaktura (ekstern lenke).
I Mamut Online Desktop finner du innstillingene på panelet eDokumenter nederst i kontaktkortet. I Mamut Business Software finner du innstillingene på fanekortet Innstillinger i kontaktkortet, under knappen eDokumenter.
Tips! Dersom du ikke ser knappen eDokumenter
i Mamut Business Software
etter å ha aktivert funksjonaliteten, kan du prøve å avslutte programmet
og åpne det på nytt. Knappen bør da være synlig.
Slik angir du at en kontakt skal motta eDokumenter
Opprett først en kontakt på vanlig måte, eller bla deg
frem til kontakten det gjelder, og åpne denne på vanlig måte.
Tips! Du finner mer informasjon om hvordan du oppretter en kontakt
i Mamut Business Software her
(ekstern lenke),
og om hvordan du oppretter en kontakt i Mamut Online Desktop
her.
Gå til innstillingene for eDokumenter, som du finner på panelet eDokumenter nederst på kontaktkortet i Mamut Online Desktop, eller ved å gå til fanekortet Innstillinger - knappen eDokumenter i Mamut Business Software.
Velg Format.
Auto: For sending av elektronisk faktura til alle
kontakter som kan motta eFaktura via ekstern nettverk.
Mamut UBL: For sending av elektronisk faktura til andre Mamut Online Desktop-brukere som også har aktivert
funksjonaliteten.
EHF/Svefaktura: For sending av faktura i henholdsvis Elektronisk
Handelsformat (EHF) eller Svefaktura-format. Mottaker vil da motta en
e-post med link til nedlasting av fakturaen.
Angi deretter kontaktens Elektroniske
adresse, EndPoint
ID eller E-post i feltet
for dette, avhengig av hvilket format du valgte i forrige steg.
Elektronisk
adresse: Dette er kontaktens
unike identifikasjonsnummer som sørger for at eDokumentet kobles til riktig
mottager/avsender. Du har også mulighet til å søke etter kontaktens elektroniske
adresse, om du ikke kjenner denne, ved å trykke på søkeknappen med tre
punktum. Denne knappen er bare tilgjengelig når det ikke ligger data i
feltet og søkingen gjøres med informasjon som allerede er lagt inn i kontaktkortet.
Vær klar over at kontakten må ha aktivert sitt eDokument konto for å være
søkbar!
EndPoint
ID: Kontaktens unike identifikasjonsnummer fra Mamut Online Desktop,
som sørger for at eDokumentet knyttes mot riktig mottaker/avsender. Du
har også mulighet til å søke etter kontaktens EndPoint ID dersom du ikke
kjenner denne ved å klikke på søkeknappen med tre prikker. Knappen vil
kun være tilgjengelig når det ikke er lagt inn noen data i feltet, og
søket utføres på informasjon som allerede er lagt inn på kontaktkortet.
Merk at kontakten må ha aktivert sin eDokumenter-konto
for å være søkbar.
E-post: Dette feltet vil fylles ut automatisk dersom du allerede
har registrert en e-postadresse på kontakten. Du kan også klikke på knappen
med tre prikker for å åpne en liste over alle e-postadresser som er registrert
på kontakten eller tilhørende kontaktpersoner, eller du kan skrive inn
en e-postadresse direkte i feltet.
Merk deretter av for at kontakten skal motta eDokumenter.
Utskriftsformat hentes som standard fra firmainnstillingene dine i Mamut Online Desktop, men du kan også velge å overstyre formatet for hver enkelt kontakt.
Klikk OK/Lagre når dette er gjort.
Du har nå angitt at kontakten skal motta
eDokumenter.
Du kan nå sende fakturaer som eDokumenter til kontakten. Les mer om hvordan du oppretter eDokumenter her.
Innstillinger i Mamut Business Software
Når du mottar fakturaer som eDokumenter fra leverandører, og ønsker å bokføre disse direkte i Mamut Business Software, kan du velge mellom kun å bokføre fakturaen i Hovedbok eller samtidig å opprette en ny innkjøpsordre eller oppdatere en eksisterende innkjøpsordre. I importveiviseren har du i tillegg en rekke redigeringsmuligheter som styrer hvordan eDokumentet vil bokføres.
Les mer om bokføring av eDokumenter her.
Velger du å opprette en ny innkjøpsordre eller oppdatere en eksisterende innkjøpsordre, er det viktig å legge merke til at det også finnes en rekke innstillinger for innkjøp og produkt i Mamut Business Software som vil påvirke hvordan prosessen vil foregå. Du kan lese mer om disse innstillingene i dokumentasjonen til de respektive importalternativene. Les mer om å Bokføre og opprette ny innkjøpsordre og Bokføre og oppdatere en eksisterende innkjøpsordre.
Se også: