eDokumentet bokförs nu i huvudboken i Mamut Business Software.När du mottar en faktura som ett eDokument kan du välja att bokföra den genom att uppdatera en befintlig inköpsorder i Mamut Business Software. I importguiden får du även rad redigeringsmöjligheter som styr hur eDokumentet ska bokföras. Läs mer om dessa nedan.
Det finns en rad inställningar för inköp och produkt i Mamut Business Software som påverkar hur processen hanteras:
Om du vill att inköpspris och -kostnad ska uppdateras på produktkortet måste du markera inställningen Uppdatera inköpspris och -kostnad på produktkortet vid bokföring av inköp i företagsinställningar för produkt. Du hittar inställningen genom att gå till Visa - Inställningar - Företag - Inställningar per modul - Produkt - Prishantering.
I företagsinställningarna för inköp finns det dessutom inställningar som påverkar hur vald inköpsorder ska kunna uppdateras. Dessa inställningar hittar du genom att gå till Visa - Inställningar - Företag - Inställningar per modul - Inköp. Om du för det första vill att beställt antal ska kunna uppderas baserat på antalet i eDokumentet måste du markera Beställt antal under Information som är tillåtet att ändras på inköp med status 'Varumottagning' och 'Färdigbehandlad'. Om du vill att det ska vara möjligt att läggas till nya rader på inköpsordern baserat på det importerade eDokumentet måste du markera Lägga till produktrader här. Har du dessutom markerat Tillåtelse att bokföra inköp som inte har mottagits helt och hållet måste du även göra de samma valen under Information som kan ändras för inköp med statusen 'Skickad inköpsorder' om du vill att det samma ska gälla för inköp med status Skickad inköpsorder.
Om inga inställningar markeras i företagsinställningarna för inköp måste produkter och totalt fakturerat antal i eDokumentet stämma exakt med beställda produkter i vald inköpsorder för att det ska kunna importeras. Antal fakturerade produkter i eDokumentet kan även vara mindre än antal beställda produkter i inköpsordern.
Så här bokför du ett eDokument genom att uppdatera en befintlig inköpsorder:
Logga in i Mamut Online Desktop som vanligt och gå till Listor - eDokument.
Markera ett eDokument i inkorgen och klicka Bokför
eDokument.
Obs! Innan guiden öppnas måste eDokumentet kopplas till en kontakt
som är registrerad som leverantör och eDokumentet måste godkännas.
Markera Bokför eDokument
och uppdatera befintlig inköpsorder.
När du väljer detta alternativ visas en lista över inköp som är skapats
mot den kopplade kontakten. Normalt sett visas bara inköp med status Varumottagning,
men om inställningen Tillåtelse att bokföra
inköp som inte har mottagits helt och hållet är aktiverad i företagsinställningarna
för inköp i Mamut Business Software
visas även inköp med status Skickad inköpsorder.
Du hittar inställningen genom att gå till Visa
- Inställningar - Företag - Inställningar per modul - Inköp i Mamut Business Software. Inköpsordern måste
även ha minst en orderrad där inte alla produkter har bokförts för att
visas i listan.
Markera inköpsordern som ska uppdateras.
Klicka Nästa.
Gör alla nödvändiga ändringar i steg 2 i guiden.
Alla produktrader av typen Produkt
måste kopplas till produkter i Mamut Business Software
innan du kan importera, men du bör även kontrollera upplysningarna i orderhuvudet
och produktraderna. De tillgängliga redigeringsmöjligheterna och handlingarna
i steg 2 beskrivs nedan.
Klicka Importera när detta är gjort.
eDokumentet bokförs nu i huvudboken i Mamut Business Software.
Tillgängliga redigeringsmöjligheter och handlingar i steg 2
I guidens sista steg får du en rad val och redigeringsmöjligheter. Du bör kontrollera all information i fönstret innan du klickar Bokför.
Information under Orderinformation hämtas från orderhuvudet i fakturan. Välj eventuellt en Avdelning och/eller Projekt som fakturan ska kopplas till. Du kan använda rullgardinsmenyerna eller klicka på knappen med tre prickar för att visa en lista över tillgängliga avdelningar/projekt, där du även kan söka efter aktuell avdelning/projekt.
Under Produktrader kan du redigera Antal, Pris och Konto för produktraderna genom att dubbelklicka på värdena.
Verktygsraden
Från verktygsraden kan du göra följande:
Öppna PDF:
Klicka här för att öppna en PDF-kopia av fakturan.
Avbryt:
Klicka här för att gå tillbaka till steg 1 av guiden.
Koppla till
produkt: (Endast tillgängligt
vid import till nytt/befintligt inköp.) Markera önskad produktrad och
klicka på denna knapp för att koppla produktraden till en produkt i Mamut Business Software. Detta öppnar en lista
över alla produkter som är kopplade till vald kontakt i Mamut Business Software. Välj produkt och klicka
OK. Välj därefter om du vill uppdatera
produkten i Mamut Business Software
med leverantörens produktnummer och klicka OK.
Du hittar detta nummer genom att gå till Visa
- Produkt - Produktregister, bläddra fram till akutell produkt,
gå till fliken Leverantör, markera
aktuell leverantör och klicka Redigera
i Mamut Business Software.
Obs!
När du har valt att upprätta nytt/uppdatera befintligt inköp måste alla
produktrader av typen Produkt
vara kopplade till produkter i Mamut Business Software
innan eDokumentet kan importeras. Produktrader som du har angivit som
produkttyp Ignorera, Frakt
eller Expediering kan inte kopplas
till produkter i Mamut Business Software.
Ändra
produkttyp: Markera aktuell produktrad och klicka på denna knapp
för att ändra produkttyp. Produkttyp styr hur raden behandlas under importen.
Följande produkttyper är tillgängliga:
Ignorera:
Produkttypen innebär att produktraden ignoreras så att den inte importeras
till Mamut Business Software.
Produkt: Detta
är standard produkttyp som automatiskt är förvalt för alla produktrader.
Alla produktrader av denna typ måste kopplas till en produkt i Mamut Business Software innan eDokumentet kan
importeras.
Frakt: Genom
att välja denna produkttyp läggs beloppet på produktraden till som fraktkostnad
för inköpsordern du importerar till. Beloppet bokförs automatiskt mot
standardkontot för frakt/expediering, beroende av leverantörens momsinställningar.
Vid bokföringsalternativ Bokför
eDokument och skapa ny inköpsorder: Om inställningen Tillåtelse
att bokföra inköp som inte har mottagits helt och hållet inte har
valts i företagsinställningarna för inköp i Mamut Business Software
ser du beloppet i fältet Frakt
när du klickar Bokför inköp i
inköpsmodulen i Mamut Business Software
när importen är slutförd.
Expediering:
Genom att välja denna produkttyp läggs beloppet på produktraden till som
expedieringskostnad för inköpsordern som du importerar till. Beloppet
bokförs automatiskt mot standardkontot för frakt/expediering, beroende
av leverantörens momsinställningar.
Vid bokföringsalternativ Bokför
eDokument och skapa ny inköpsorder: Om inställningen Tillåtelse
att bokföra inköp som inte har mottagits helt och hållet inte har
valts i företagsinställningarna för inköp i Mamut Business Software
ser du beloppet i fältet Expediering
när du klickar Bokför inköp
i inköpsmodulen i Mamut Business Software
när importen är slutförd.
Öppna kontoplan:
Använd denna knapp om du vill ändra mot vilket konto en produktrad ska
bokföras. Markera produktraden, klicka Öppna
kontoplan, välj ett konto i kontoplanen och klicka OK.
Du kan även ändra denna information manuellt genom att dubbelklicka på
värdet på aktuell produktrad och skriva kontonumret direkt i fältet.
Importera:
Klicka på knappen för att starta importen till
Mamut Business Software när alla inställningar
har gjorts. Du kan även klicka på knappen Importera
nederst i höger hörn.
Se även: