eDokumentet bokförs och en ny inköpsorder
skapas med status Skickad inköpsorder
i Mamut Business Software.När du mottar en faktura som ett eDokument kan du välja att bokföra den samtidigt som det skapas en ny inköpsorder i Mamut Business Software. I importguiden får du även rad redigeringsmöjligheter som styr hur eDokumentet ska bokföras. Läs mer om dessa nedan.
Det finns en rad inställningar för inköp och produkt i Mamut Business Software som påverkar hur processen hanteras. Det är för det första viktigt att inställningen Tillåtelse att bokföra inköp som inte har mottagits helt och hållet har aktiverats i företagsinställningarna för inköp i Mamut Business Software. Om inställningen inte är aktiv bokförs inte eDokumentet - endast en ny inköpsorder skapas. Inköpet måste då bokföras manuellt i Mamut Business Software efter importen. Du hittar inställningen via Visa - Inställningar - Företag - Inställningar per modul - Inköp.
Om du dessutom vill att inköpspris och -kostnad ska uppdateras på produktkortet i förhållande till eDokumentet måste du markera inställningen Uppdatera inköpspris och -kostnad på produktkortet vid bokföring av inköp i företagsinställningar för produkt. Du hittar inställningen genom att gå till Visa - Inställningar - Företag - Inställningar per modul - Produkt - Prishantering.
Så här bokför du ett eDokument och skapar en ny inköpsorder:
Logga in i Mamut Online Desktop som vanligt och gå till Listor - eDokument.
Markera ett eDokument i inkorgen och klicka Bokför
eDokument.
Obs! Innan guiden öppnas måste eDokumentet kopplas till en kontakt
som är registrerad som leverantör och eDokumentet måste godkännas.
Markera Bokför eDokument och skapa ny inköpsorder.
Gör alla nödvändiga ändringar i steg 2 i guiden.
Alla produktrader av typen Produkt
måste kopplas till produkter i Mamut Business Software
innan du kan importera, men du bör även kontrollera upplysningarna i orderhuvudet
och produktraderna. De tillgängliga redigeringsmöjligheterna och handlingarna
i steg 2 beskrivs nedan.
Klicka Importera när detta är gjort.
eDokumentet bokförs och en ny inköpsorder
skapas med status Skickad inköpsorder
i Mamut Business Software.
Tillgängliga redigeringsmöjligheter och handlingar i steg 2
I guidens sista steg får du en rad val och redigeringsmöjligheter. Du bör kontrollera all information i fönstret innan du klickar Bokför.
Information under Orderinformation hämtas från orderhuvudet i fakturan. Välj eventuellt en Avdelning och/eller Projekt som fakturan ska kopplas till. Du kan använda rullgardinsmenyerna eller klicka på knappen med tre prickar för att visa en lista över tillgängliga avdelningar/projekt, där du även kan söka efter aktuell avdelning/projekt.
Under Produktrader kan du redigera Antal, Pris och Konto för produktraderna genom att dubbelklicka på värdena.
Verktygsraden
Från verktygsraden kan du göra följande:
Öppna
PDF: Klicka här för att öppna en PDF-kopia av fakturan.
Avbryt:
Klicka här för att gå tillbaka till steg 1 av guiden.
Koppla
till produkt:
(Endast tillgängligt vid import till nytt/befintligt inköp.) Markera
önskad produktrad och klicka på denna knapp för att koppla produktraden
till en produkt i Mamut Business Software.
Detta öppnar en lista över alla produkter som är kopplade till vald kontakt
i Mamut Business Software. Välj produkt och klicka
OK. Välj
därefter om du vill uppdatera produkten i Mamut Business Software
med leverantörens produktnummer och klicka OK.
Du hittar detta nummer genom att gå till Visa
- Produkt - Produktregister, bläddra fram till akutell produkt,
gå till fliken Leverantör,
markera aktuell leverantör och klicka Redigera
i Mamut Business Software.
Obs!
När du har valt att upprätta nytt/uppdatera befintligt inköp måste alla
produktrader av typen Produkt
vara kopplade till produkter i Mamut Business Software
innan eDokumentet kan importeras. Produktrader som du har angivit som
produkttyp Ignorera,
Frakt eller
Expediering
kan inte kopplas till produkter i Mamut Business Software.
Ändra produkttyp: Markera aktuell produktrad och klicka
på denna knapp för att ändra produkttyp. Produkttyp styr hur raden behandlas
under importen. Följande produkttyper är tillgängliga:
Ignorera:
Produkttypen innebär att produktraden ignoreras så att den inte importeras
till Mamut Business Software.
Produkt:
Detta är standard produkttyp som automatiskt är förvalt för alla produktrader.
Alla produktrader av denna typ måste kopplas till en produkt i Mamut Business Software innan eDokumentet kan
importeras.
Frakt:
Genom att välja denna produkttyp läggs beloppet på produktraden till som
fraktkostnad för inköpsordern du importerar till. Beloppet bokförs automatiskt
mot standardkontot för frakt/expediering, beroende av leverantörens momsinställningar.
Vid bokföringsalternativ Bokför
eDokument och skapa ny inköpsorder: Om inställningen Tillåtelse
att bokföra inköp som inte har mottagits helt och hållet inte har
valts i företagsinställningarna för inköp i Mamut Business Software
ser du beloppet i fältet Frakt
när du klickar Bokför
inköp i inköpsmodulen i Mamut Business Software
när importen är slutförd.
Expediering:
Genom att välja denna produkttyp läggs beloppet på produktraden till som
expedieringskostnad för inköpsordern som du importerar till. Beloppet
bokförs automatiskt mot standardkontot för frakt/expediering, beroende
av leverantörens momsinställningar.
Vid bokföringsalternativ Bokför
eDokument och skapa ny inköpsorder: Om inställningen Tillåtelse
att bokföra inköp som inte har mottagits helt och hållet inte har
valts i företagsinställningarna för inköp i Mamut Business Software
ser du beloppet i fältet Expediering
när du klickar Bokför
inköp i inköpsmodulen i Mamut Business Software
när importen är slutförd.
Öppna
kontoplan: Använd denna knapp om du vill ändra mot vilket konto
en produktrad ska bokföras. Markera produktraden, klicka Öppna
kontoplan, välj ett konto i kontoplanen och klicka OK.
Du kan även ändra denna information manuellt genom att dubbelklicka på
värdet på aktuell produktrad och skriva kontonumret direkt i fältet.
Importera:
Klicka på knappen för att starta importen till
Mamut Business Software när alla inställningar
har gjorts. Du kan även klicka på knappen Importera
nederst i höger hörn.
Se även: