Listor - eDokument
Med eDokument kan du utväxla elektroniska fakturor i olika format (bl.a. EHF och Svefaktura) per e-post eller via Mamut Online Desktop. Flera av formaten kan också importeras till Mamut Business Software. Detta sparar tid både för dig och dina kunder.
I listan eDokument får du en snabb översikt över både mottagna och skickade dokument samt eDokument där utskicket misslyckades i respektive kategori: Inkorg, Skickat och Utkorg. Du hittar även status för varje eDokument och du kan ändra status på dokumenten med hjälp av knapparna i verktygsraden. Vilka statusar som är tillgängliga beror på vilken mapp du har öppnat. Du kan även använda sökfunktionen för att filtrera visningen eller för att söka efter ett bestämt eDokument. Observera att sökningen endast görs i mappen som är öppen.
Från verktygsraden kommer du också att kunna importera filer till inkorgen. För närvarande gäller detta endast fakturor mottagna i EHF-format, men det kommer fortlöpande att utökas.
Du kan också använda sökfunktionen för att filtrera visningen, eller för att söka efter ett bestämt eDokument. Observera att sökningen bara görs i mappen som du har öppen.
Du öppnar listan genom att klicka Listor - eDokument i Mamut Online Desktop.
Verktygsraden
Verktygsknapparna nedan är gemensamma för alla mappar i listan. De andra tillgängliga knapparna beror på vilken mapp du har öppen och beskrivs under Inkorg eller Utkorg.
Uppdatera: Klicka här för att uppdatera
status på eDokumenten och hämta nya eDokument.
Importera
fil: Klicka här för att importera en faktura mottagen i Elektroniskt
Handelsformat (EHF) till inkorgen. Läs
mer om import av elektroniska fakturor här.
Gå till kontakt: Markera ett eDokument
och klicka på knappen för att gå till kontaktkortet som dokumentet är
kopplat till.
Användarinställningar: Klicka här
för att gå till användarinställningarna. Läs mer här.
Skriv ut: Markera ett eDokument och
klicka Skriv ut för att skriva
ut den detaljerade visningen av dokumentet.
Kolumner i listan
eDokument: All information i kolumnerna under eDokument hämtas från själva eDokumentet. Här hittar du fakturanummer, totalbelopp, kontaktnamn (till mottagare), status för dokumentet och mottagarens EndPoint-ID. Du kan begränsa vilka kolumner som ska visas i användarinställningarna. Läs mer om detta här.
Min kontaktinformation: Informationen hämtas från din företagsdatabas. Om eDokumentet kopplades manuellt eller automatiskt mot en kontakt i din företagsdatabas kan du här se kontaktnamnet och leverantörnumret som du har registrerat. Om det står noll här måste du först koppla eDokumentet till en kontakt med hjälp av knappen Koppla till kontakt innan det kan importeras. Läs mer om detta nedan.
Detaljerad visning av eDokument
Genom att klicka på pilknappen till vänster på eDokumentets linje visas en förhandsvisning av värdena i dokumentet. Här kan du även klicka Visa detaljer för att få upp logginformation om eDokumentet - som när det skickades eller mottogs eller ett eventuell felmeddelande om utskicket misslyckades. Du kan också klicka på PDF-ikonen på raden för att öppna en PDF-fil av fakturan.
Inkorg
I Inkorgen hittar du alla eDokument
som ditt företag har mottagit direkt från andra kontakter, eller som du
har importerat till inkorgen. Om avsändarens EndPoint-ID matchar den EndPoint-ID
som du har registrerat på en av dina kontakter kopplas dokumentet automatiskt
mot kontakten. Du ser så kontaktens kontaktnummer, leverantörsnummer och
namn i Min kontaktinformation.
Om fältet är blankt innebär det att ett EndPoint-ID inte hittats i ditt
kontaktregister. Du kan då koppla eDokumentet manuellt till en kontakt
genom att klicka Koppla till kontakt.
Innan dokumentet kan bokföras måste eDokumentet vara godkänt och kopplat
till en kontakt som är registrerad som leverantör i Mamut Business Software.
Koppla till kontakt: Knappen låter
dig koppla ett eDokument till en kontakt. Markera dokumentet och klicka
Koppla till kontakt. Sök efter
eller bläddra fram till den aktuella kontakten och klicka Nästa.
Välj om kontaktkortet ska uppdateras med EndPoint-ID och klicka OK. Du kan även använda denna knapp
för att ändra kontakt om ett eDokument är kopplat till fel kontakt.
Avvisa: Använd denna för att avvisa
eDokumentet om det är något fel med fakturan. eDokumentet får då statusen
Avvisat men ligger kvar i inkorgen.
Observera att inga meddelanden skickas till avsändaren om du avvisar ett
eDokument - detta måste du informera om själv.
Godkänn: Om fakturan är korrekt använder
du knappen för att godkänna eDokumentet. eDokument måste vara godkända
och kopplade till kontakter för att kunna importeras till Mamut Business Software.
Bokför eDokument: Klicka på denna
knapp för att bokföra dokumentet direkt i Mamut Business Software.
Du kan därefter välja att bara bokföra eDokumentet i huvudboken eller
att samtidigt skapa en ny inköpsorder eller uppdatera en befintlig inköpsorder.
Läs mer om bokföring av eDokument här.
Utkorg
I Utkorgen hittar du eDokument
som har misslyckats. Felmeddelandet står i loggen som du hittar genom
att klicka på pilknappen till vänster om eDokumentet och därefter på Visa detaljer.
Skicka på nytt: Knappen kan användas
om du har korrigerat anledningen till felmeddelandet, exempelvis genom
att korrigera EndPoint-ID på mottagarebs kontaktkort. Genom att klicka
på knappen skickas dokumentet på nytt. Om allt stämmer levereras eDokumentet
till mottagaren och placeras i mappen Skickat.
Radera: Genom att klicka Radera kan
du ändra status på dokumnetet till Misslyckades,
men hanterat. Detta kan vara aktuellt om du har krediterat den
aktuella fakturan i Mamut Business Software.
Du kan även skriva en anteckning som du hittar genom att klicka på loggraden
i detaljfönstret. Läs mer om detaljfönstret ovan.
Skickat
I mappen Skickat hittar du alla eDokument som du har skickat och som har levererats till mottagaren.
Skicka på
nytt: Denna knappen kommer bara att vara tillgänglig för eDokument
som är skickade via e-post. Det kommer då att skickas en ny e-post till
kontakten med länk till nedladdning av faktura. Önskar du att sända meddelandet
till en annan e-postadress, måste du först ange denna i inställningarna
för eDokument på mottagarens kontaktkort, innan du klickar Skicka
på nytt.
Se även: