För att komma i gång med eDokument
måste du först vara ansluten till Mamut Online Desktop.
Du kan läsa mer om att ansluta till Mamut Online Desktop
här.Med eDokument kan du utväxla elektroniska fakturor i olika format (bl.a. EHF och Svefaktura) per e-post eller via Mamut Online Desktop. Flera av formaten kan också importeras till Mamut Business Software. Detta sparar tid både för dig och dina kunder.
För att komma i gång med eDokument
måste du först vara ansluten till Mamut Online Desktop.
Du kan läsa mer om att ansluta till Mamut Online Desktop
här.
Inställningar på Mamut Online Desktop
Du måste först aktivera ditt eDokument-konto på Mamut Online Desktop. Detta gör under Inställningar - Företagsinställningar - eDokument. Klicka på knappen Aktivera i det vänstra hörnet för att aktivera ditt konto. Därefter anger du vilka inställningar du vill definiera för ditt konto, och klicka Spara. Du har nu aktiverat funktionaliteten.
Läs mer om detta här.
Tips! Du kan också kontrollera användartillgången
till funktionaliteten eDokument med hjälp av behörighetskontroller.
Läs mer här.
Inställningar för kontakt
Om du vill kunna skicka eDokument till dina kontakter, måste du definiera inställningar på kontaktkortet på de aktuella kontakterna. Du kan göra detta både via Mamut Online Desktop samt i Mamut Business Software.
Du måste ange om eDokumenten ska skickas i formatet Mamut UBL till andra Mamut Online Desktop-användare som också har aktiverat funktionaliteten, eller om de ska skickas i Elektroniskt Handelsformat (EHF) eller som Svefaktura via e-post. EHF kommer att från och med 1 juli 2011 vara standardformat för elektroniska fakturor till statliga verk och hälsoföretag i Norge. Svefaktura är ett svenskt standardformat för elektroniska fakturor. Läs mer om EHF och Svefaktura (extern länk).
I Mamut Online Desktop hittar du inställningarna i panelen eDokument nederst i kontaktkortet. I Mamut Business Software hittar du inställningarna på fliken Inställningar på kontaktkortet, under knappen eDokument.
Tips! Om du inte ser knappen eDokument
i Mamut Business Software efter att du har aktiverat
funktionaliteten kan du försöka med att avsluta programmet och starta
på nytt. Knappen bör då vara synlig.
Så här anger du att en kontakt ska motta eDokument
Skapa först en kontakt på vanligt vis, eller bläddra
dig fram till kontakten det gäller, och öppna den på vanligt vis.
Tips! Du hittar mer information om hur du skapar en kontakt
i Mamut Business Software här
(extern länk),
och om hur du skapar en kontakt i Mamut Online Desktop
här.
Gå till inställningarna för eDokument, som du hittar i panelen eDokument nederst på kontaktkortet i Mamut Online Desktop, eller genom att gå till fliken Inställningar - knappen eDokument i Mamut Business Software.
Välj Format.
Mamut UBL: För sändning av elektronisk faktura till andra Mamut Online Desktop-användare som också har
aktiverat funktionaliteten.
EHF / Svefaktura: För sändning av faktura i Elektroniskt Handelsformat
(EHF) eller Svefaktura-format. Mottagaren kommer då att motta en e-post
med en länk till nedladdning av fakturan.
Ange därefter kontaktens EndPoint
ID eller E-post i fältet
för detta, beroende av vilket format du valde i föregående steg.
EndPoint ID: Kontaktens unika identifikationsnummer från Mamut Online Desktop, som ser till att eDokumentet
kopplas mot riktig mottagare/avsändare. Du har också möjlighet att söka
efter kontaktens EndPoint ID om du inte känner till denna genom att klicka
på sökknappen med tre prickar. Knappen kommer bara att vara tillgänglig
när det inte är lagt in något data i fältet, och sökningen utförs på information
som redan är inlagd på kontaktkortet. Observera att kontakten måste ha
aktiverat sitt eDokument-konto för att vara sökbar.
E-post: Detta fält kommer att fyllas i automatiskt om du redan
har registrerat en e-postadress på kontakten. Du kan också klicka på knappen
med tre pickar för att öppna en lista över alla e-postadresser, som är
registrerade på kontakten eller tillhörande kontaktpersoner, eller du
kan skriva in en e-postadress direkt i fältet.
Avmarkera därefter att kontakten ska motta eDokument.
Utskriftsformat hämtas som standard från dina företagsinställningar i Mamut Online Desktop, men du kan också välja att ändra formatet för varje enskild kontakt.
Klicka OK/Spara när detta är gjort.
Du har nu angivit att kontakten ska motta eDokument.
Du kan nu skicka fakturor som eDokument till kontakten. Läs mer om hur du skapar eDokument här.
Inställningar på Mamut Online Desktop
När du mottar fakturor som eDokument från leverantörer och vill bokföra dessa direkt i Mamut Business Software kan du välja mellan att bara bokföra fakturan i huvudboken eller att samtidigt skapa en ny inköpsorder eller uppdatera en befintlig inköpsorder. I importguiden får du även en rad redigeringsmöjligheter som styr hur eDokumentet ska bokföras.
Läs mer om bokföring av eDokument här.
Om du väljer att skapa en ny inköpsorder, eller uppdatera en befintlig, är det viktigt att observera att det även finns en rad inställningar för inköp och produkt i Mamut Business Software som påverkar processen. Du kan läsa mer om dessa inställningar i dokumentationen för de olika importalternativen. Läs mer om att Bokföra och skapa ny inköpsorder och Bokföra och uppdatera en befintlig inköpsorder.
Se även: