Kom i gång med eDokument

Med eDokument kan du utväxla elektroniska fakturor med dina kunder. Du väljer själv om du önskar att göra det direkt via den integrerade förmedlingstjänsten Visma eFaktura i Mamut Online Desktop eller om du önskar att skicka fakturan per e-post. Väljer du att börja använda eDokument kommer det att ge dig stora fördelar. Du kommer t.ex. att slippa processen med utskrift, packning och kostnad för porto på fakturorna, samt att fakturan kommer snabbare fram till mottagaren. Dessutom sparar mottagen tid och slipper posthantering, skanning och OCR-tolkning. Med eDokument kan den elektroniska fakturan läsas in direkt i mottagarens ekonomisystem.

Innan du kan börja skicka eller motta elektroniska fakturor är det några förutsättningar som först måste vara uppfyllda.

Ansluta till Mamut Online Desktop

För att komma i gång med eDokument måste du först vara ansluten till Mamut Online Desktop. Du kan läsa mer om hur du ansluter till Mamut Online Desktop här.

Aktivera eDokument i Mamut Online Desktop

När du har att anslutit och loggat dig på Mamut Online Desktop, måste du först aktivera ditt eDokument-konto.

Så här aktiverar du eDokument från Mamut Online Desktop

  1. Gå till Inställningar - Företagsinställningar - eDokument.

  2. Klicka på knappen Aktivera i verktygsraden.

  3. Acceptera användaravtalet för Visma eFaktura genom att markera Jag accepterar och sedan klicka OK.

  4. Om du önskar att söka efter kontakter som kan motta elektroniska fakturor, klicka OK.  De av dina kontakter som har en registrerad elektronisk adress  kommer att visas i listan. Överst i listfönstret kan du välja mellan om du önskar att se enkla kontakter eller kontakter som har flera elektroniska adresser. Om dina kontakter har bara en adress kan du markera respektive adress i listan för enkla träffar. Om en kontakt har flera elektroniska adresser, måste du först välja listan för flera träffar och sedan välja vilken adress du skall använda.  Du kan även välja att göra dina uppdateringar senare genom att då klicka på knappen Sök efter elektronisk kontakt.

  5. Klicka Uppdatera alla eller Stäng för att avsluta sökningen.

  6. I fönstret eDokument, ange vilka inställningar du vill ha definierat för ditt konto. T.ex. om du önskar att motta ett meddelande i din e-post när ett eDokument som du har skickat, har levererats till mottagare.
    Läs mer om detta här.

  7. Klicka Spara i verktygsfältet när du har gjort dina inställningar.

Du har nu aktiverat eDokument och kan sända och motta elektroniska fakturor.

I

Tips! Du kan också kontrollera användartillgången till funktionaliteten eDokument med hjälp av behörighetskontroller. Läs mer här.

Inställningar för kontakt

Om du vill kunna skicka eDokument till dina kontakter, måste du definiera inställningar på kontaktkortet på de aktuella kontakterna. Du kan göra detta både via Mamut Online Desktop samt i Mamut Business Software.

Du måste ange om eDokumenten ska skickas i ett av följande format:

Myndigheterna i Norge kräver att statliga verk som ingår avtal efter 1 juli 2012 att deras leverantörer och kunder skickar elektroniska fakturor och kreditnotor på standardformatet EHF (Elektroniskt Handelsformat)  Svefaktura är ett svenskt standardformat för elektroniska fakturor som används i de flesta branscher. Läs mer om EHF och Svefaktura (extern länk).

I Mamut Online Desktop hittar du inställningarna i panelen eDokument nederst i kontaktkortet. I Mamut Business Software hittar du inställningarna på fliken Inställningar på kontaktkortet, under knappen eDokument.

Tips! Om du inte ser knappen eDokument i Mamut Business Software efter att du har aktiverat funktionaliteten kan du försöka med att avsluta programmet och starta på nytt. Knappen bör då vara synlig.

Så här anger du att en kontakt ska motta eDokument

  1. Skapa först en kontakt på vanligt vis, eller bläddra dig fram till kontakten det gäller, och öppna den på vanligt vis.

    Tips!     Du hittar mer information om hur du skapar en kontakt i Mamut Business Software här (extern länk), och om hur du skapar en kontakt i Mamut Online Desktop här.

  2. Gå till inställningarna för eDokument, som du hittar i panelen eDokument nederst på kontaktkortet i Mamut Online Desktop, eller genom att gå till fliken Inställningar - knappen eDokument i Mamut Business Software.

  3. Välj Format.

    Auto:     För sänding av elektronisk faktura till alla kontakter som kan motta via externt nätverk.
    Mamut UBL    : För sändning av elektronisk faktura till andra Mamut Online Desktop-användare som också har aktiverat funktionaliteten.
    EHF / Svefaktura    : För sändning av faktura i Elektroniskt Handelsformat (EHF) eller Svefaktura-format. Mottagaren kommer då att motta en e-post med en länk till nedladdning av fakturan.
     

  4. Ange därefter kontaktens Elektroniska adress,  EndPoint ID eller E-post i fältet för detta, beroende av vilket format du valde i föregående steg.

    Elektronisk adress:     Kontaktens unika identifikationsnummer som ser till att eDokumentet kopplas mot riktig mottagare/avsändare. Du har också möjlighet att söka efter kontaktens elektroniska adress om du inte känner till denna genom att klicka på sökknappen med tre prickar. Knappen kommer bara att vara tillgänglig när det inte är lagt in något data i fältet, och sökningen utförs på information som redan är inlagd på kontaktkortet. Observera att kontakten måste ha aktiverat sitt eDokument-konto för att vara sökbar.

    EndPoint ID    : Kontaktens unika identifikationsnummer från Mamut Online Desktop, som ser till att eDokumentet kopplas mot riktig mottagare/avsändare. Du har också möjlighet att söka efter kontaktens EndPoint ID om du inte känner till denna genom att klicka på sökknappen med tre prickar. Knappen kommer bara att vara tillgänglig när det inte är lagt in något data i fältet, och sökningen utförs på information som redan är inlagd på kontaktkortet. Observera att kontakten måste ha aktiverat sitt eDokument-konto för att vara sökbar.

    E-post    : Detta fält kommer att fyllas i automatiskt om du redan har registrerat en e-postadress på kontakten. Du kan också klicka på knappen med tre pickar för att öppna en lista över alla e-postadresser, som är registrerade på kontakten eller tillhörande kontaktpersoner, eller du kan skriva in en e-postadress direkt i fältet.

  5. Markera därefter att kontakten ska motta eDokument.

  6. Utskriftsformat hämtas som standard från dina företagsinställningar i Mamut Online Desktop, men du kan också välja att ändra formatet för varje enskild kontakt.

  7. Klicka OK/Spara när detta är gjort.

Du har nu angivit att kontakten ska motta eDokument.

Du kan nu skicka fakturor som eDokument till kontakten. Läs mer om hur du skapar eDokument här.

Inställningar på Mamut Business Software

När du mottar fakturor som eDokument från leverantörer och vill bokföra dessa direkt i Mamut Business Software kan du välja mellan att bara bokföra fakturan i huvudboken eller att samtidigt skapa en ny inköpsorder eller uppdatera en befintlig inköpsorder. I importguiden får du även en rad redigeringsmöjligheter som styr hur eDokumentet ska bokföras.

Läs mer om bokföring av eDokument här.

Om du väljer att skapa en ny inköpsorder, eller uppdatera en befintlig, är det viktigt att observera att det även finns en rad inställningar för inköp och produkt i Mamut Business Software som påverkar processen. Du kan läsa mer om dessa inställningar i dokumentationen för de olika importalternativen. Läs mer om att Bokföra och skapa ny inköpsorder och Bokföra och uppdatera en befintlig inköpsorder.

Se även:

eDokument

Skapa och skicka eDokument

Ta emot/importera eDokument

Behandla mottagna eDokument

Om bokföring av eDokument

Användarinställningar för eDokument

Företagsinställningar för eDokument