Om listan eDokument

Listor - eDokument

Med eDokument kan du utväxla elektroniska fakturor med dina kunder. Du väljer själv om du önskar att göra det direkt via den integrerade förmedlingstjänsten Visma eFaktura i Mamut Online Desktop eller om du önskar att skicka fakturan per e-post.

I listan eDokument får du en snabb översikt över både mottagna och skickade dokument samt eDokument där utskicket misslyckades i respektive kategori: Inkorg, Skickat och Utkorg. Du hittar även status för varje eDokument och du kan ändra status på dokumenten med hjälp av knapparna i verktygsraden. Vilka statusar som är tillgängliga beror på vilken mapp du har öppnat. Du kan även använda sökfunktionen för att filtrera visningen eller för att söka efter ett bestämt eDokument. Observera att sökningen endast görs i mappen som är öppen.

Från verktygsraden kommer du också att kunna importera filer till inkorgen.

Du kan också använda sökfunktionen för att filtrera visningen, eller för att söka efter ett bestämt eDokument. Observera att sökningen bara görs i mappen som du har öppen.

Du öppnar listan genom att klicka Listor - eDokument i Mamut Online Desktop.

Verktygsraden

Verktygsknapparna nedan är gemensamma för alla mappar i listan. De andra tillgängliga knapparna beror på vilken mapp du har öppen och beskrivs under Inkorg eller Utkorg.

Uppdatera: Klicka här för att uppdatera status på eDokumenten och hämta nya eDokument.

Importera fil: Klicka här för att importera en faktura mottagen i Elektroniskt Handelsformat (EHF) eller Svefaktura-format till inkorgen. Läs mer om import av elektroniska fakturor här.

Gå till kontakt: Markera ett eDokument och klicka på knappen för att gå till kontaktkortet som dokumentet är kopplat till.

Användarinställningar: Klicka här för att gå till användarinställningarna. Läs mer här.

Skriv ut: Markera ett eDokument och klicka Skriv ut för att skriva ut den detaljerade visningen av dokumentet.

Kolumner i listan

eDokument: All information i kolumnerna under eDokument hämtas från själva eDokumentet. Här hittar du fakturanummer, totalbelopp, kontaktnamn (till mottagare), status för dokumentet och mottagarens identifikationsnummer. Du kan begränsa vilka kolumner som ska visas i användarinställningarna. Läs mer om detta här.

Min kontaktinformation: Informationen hämtas från din företagsdatabas. Om eDokumentet kopplades manuellt eller automatiskt mot en kontakt i din företagsdatabas kan du här se kontaktnamnet och leverantörnumret som du har registrerat. Om det står noll här måste du först koppla eDokumentet till en kontakt med hjälp av knappen Koppla till kontakt innan det kan importeras. Läs mer om detta nedan.

Detaljerad visning av eDokument

Genom att klicka på pilknappen till vänster på eDokumentets linje visas en förhandsvisning av värdena i dokumentet. Här kan du även klicka Visa detaljer för att få upp logginformation om eDokumentet - som när det skickades eller mottogs eller ett eventuell felmeddelande om utskicket misslyckades. Du kan också klicka på PDF-ikonen på raden för att öppna en PDF-fil av fakturan.

Inkorg

I Inkorgen hittar du alla eDokument som ditt företag har mottagit direkt från andra kontakter, eller som du har importerat till inkorgen. Om avsändarens elektroniska identifikationsnummer matchar det elektroniska identifikationsnummer som du har registrerat på en av dina kontakter kopplas dokumentet automatiskt mot kontakten. Du ser kontaktens kontaktnummer, leverantörsnummer och namn i Min kontaktinformation. Om fältet är blankt innebär det att ett elektroniskt identifikationsnummer inte hittats i ditt kontaktregister. Du kan då koppla eDokumentet manuellt till en kontakt genom att klicka Koppla till kontakt. Innan dokumentet kan bokföras måste eDokumentet vara godkänt och kopplat till en kontakt som är registrerad som leverantör i Mamut Business Software.

Koppla till kontakt: Knappen låter dig koppla ett eDokument till en kontakt. Markera dokumentet och klicka Koppla till kontakt. Sök efter eller bläddra fram till den aktuella kontakten och klicka Nästa. Välj om kontaktkortet ska uppdateras med det elektroniska identifikationsnumret och klicka OK. Du kan även använda denna knapp för att ändra kontakt om ett eDokument är kopplat till fel kontakt.

Avvisa: Använd denna för att avvisa eDokumentet om det är något fel med fakturan. eDokumentet får då statusen Avvisat men ligger kvar i inkorgen. Observera att inga meddelanden skickas till avsändaren om du avvisar ett eDokument - detta måste du informera om själv.

Godkänn: Om fakturan är korrekt använder du knappen för att godkänna eDokumentet. eDokument måste vara godkända och kopplade till kontakter för att kunna importeras till Mamut Business Software.

Bokför eDokument: Klicka på denna knapp för att bokföra dokumentet direkt i Mamut Business Software. Du kan därefter välja att bara bokföra eDokumentet i huvudboken eller att samtidigt skapa en ny inköpsorder eller uppdatera en befintlig inköpsorder. Läs mer om bokföring av eDokument här.

Utkorg

I Utkorgen hittar du eDokument som har misslyckats. Felmeddelandet står i loggen som du hittar genom att klicka på pilknappen till vänster om eDokumentet och därefter på Visa detaljer.

Skicka på nytt: Knappen kan användas om du har korrigerat anledningen till felmeddelandet, exempelvis genom att korrigera elektroniskt identifikationsnummer på mottagarens kontaktkort. Genom att klicka på knappen skickas dokumentet på nytt. Om allt stämmer levereras eDokumentet till mottagaren och placeras i mappen Skickat.

Radera: Genom att klicka Radera kan du ändra status på dokumentet till Misslyckades, men hanterat. Detta kan vara aktuellt om du har krediterat den aktuella fakturan i Mamut Business Software. Du kan även skriva en anteckning som du hittar genom att klicka på loggraden i detaljfönstret. Läs mer om detaljfönstret ovan.

Skickat

I mappen Skickat hittar du alla eDokument som du har skickat och som har levererats till mottagaren.

Skicka på nytt: Denna knappen kommer bara att vara tillgänglig för eDokument som är skickade via e-post. Det kommer då att skickas en ny e-post till kontakten med länk till nedladdning av faktura. Önskar du att sända meddelandet till en annan e-postadress, måste du först ange denna i inställningarna för eDokument på mottagarens kontaktkort, innan du klickar Skicka på nytt.

Se även:

Om eDokument

Kom i gång med eDokument

Skapa och skicka eDokument