Funktionen - Aktivität
- Neue Aktivität
Beim Erstellen einer Aktivität können Sie mithilfe der Schaltfläche Link die Aktivität mit Kontakten, Mitarbeitern und Ressourcen verknüpfen. So bekommen Sie oder andere Benutzer später Zugang zu den Informationen, die Sie für die Aktivität erfassen.
Kontakte und Kontaktpersonen: Sie wählen Kontakte aus der Liste über Kontaktnamen (Firmennamen) oder aus einer Liste über alle registrierten Kontaktpersonen aus. Sie können so viele Kontakte einbeziehen wie Sie möchten, aber falls die Aktivität nicht gesammelt ausgeführt werden kann, empfiehlt es sich, über den Assistenten für Gruppenaktivitäten eine selbstständige Aktivität für jeden Kontakt zu erstellen.
Mitarbeiter: Dies sind Mitarbeiter, die zusätzlich zum für die Aktivität Verantwortlichen in die Aktivität involviert sind. Alle im Mitarbeiterregister erfassten Personen können ausgewählt werden.
Ressource: Tagungsräume, Projektoren u. Ä. können im Produktregister als Ressourcen erfasst werden. Der Name darf bis zu 50 Zeichen lang sein. Sie können dann in diesem Fenster für die Dauer der Aktivität reserviert werden.
So verknüpfen Sie Kontakte/Mitarbeiter/Ressourcen mit der Aktivität
Öffnen Sie Funktionen - Aktivität - Neue Aktivität oder wählen Sie eine vorhandene Aktivität aus der Aktivitätsliste unter Funktionen - Aktivität - Aktivitätsliste.
Klicken Sie auf die Schaltfläche Link.
Wählen Sie den Kontakt, Mitarbeiter oder die Ressource in der Auswahlliste Auswahlen anzeigen ab.
Klicken Sie auf den Kontakt, den Sie in die Verabredung einbeziehen wollen. Sollten Sie diesen in der Liste nicht finden, geben Sie die ersten Buchstaben des Namens unter Schnellsuche ein.
Wählen Sie unter Kontaktpersonen aus, ob es eine spezielle Person beim Kontakt ist, die von der Verabredung betroffen ist. Wenn Sie Kontaktpersonen unter Auswahlen anzeigen ab auswählen, können Sie auch direkt Kontaktpersonen eintragen. Der zugehörige Kontakt geht dann automatisch in die Verabredung mit ein.
Übertragen Sie den Kontakt und die Kontaktperson nach Kontakte links mit den Pfeil-Schaltflächen. Sie können auch direkt auf einen Kontakt oder eine Kontaktperson doppelklicken, um diese zu verschieben.
Wiederholen Sie den Vorgang, bis die Auswahl vollständig ist.
Klicken Sie auf Verfügbarkeit
überprüfen. Falls ein Mitarbeiter oder eine Ressource für andere
Aktivitäten reserviert ist, erscheint der Zeitraum blau eingefärbt in
der Übersicht. Klicken Sie ruhig direkt in den Kalender, um die Start-
und Endzeit für die Aktivität auf eine Zeit zu verschieben, wo alle Mitarbeiter
und Ressourcen frei sind.
Klicken Sie auf OK.
Alle Kontakte, Ressourcen und Mitarbeiter werden jetzt mit der Aktivität
verknüpft.
Siehe auch: