Neu. Mehr
dazu hier.Über das Fenster Aktivitäten bearbeiten können Sie Aktivitäten neu anlegen und bestehende Aktivitäten bearbeiten.
Die Symbolleiste
Von der Symbolleiste aus können Sie einen neuen Eintrag erstellen, speichern, löschen u. a. m. Mehr über Werkzeuge auf den Benutzeroberflächen hier.
Neu. Mehr
dazu hier.
Verfügbarkeit überprüfen. Hier
sehen Sie einen Zeitplan für Mitarbeiter
und Ressourcen, die mit der Aktivität verbunden sind. Mehr
dazu hier.
Duplizieren.
Mithilfe der Funktion zum Duplizieren einer Aktivität können Sie eine
Aktivität einmal oder mehrfach duplizieren.
Mehr dazu hier.
Das entsprechende Element in MS Outlook
öffnen: Ist nur verfügbar, wenn Sie die Outlook-Integration nutzen.
Mehr zur Outlook-Integration hier.
Benutzereinstellungen.
In den Benutzereinstellungen können Sie unter anderem festlegen, wie die
Fenster für das Aktivitätsmanagement aussehen sollen, und Standardwerte
beim Einrichten neuer Aktivitäten setzen. Mehr
dazu hier.
Unten finden Sie eine Beschreibung jedes Feldes. Wenn nicht alle Felder im Fenster gezeigt werden, ist vielleicht die Registerkarte/das Notizfeld maximiert. Wenn Sie unten rechts im Fenster auf [---] klicken, sind mehr Felder verfügbar.
Tipp! Das Programm wählt standardmäßig ein bestimmtes Zeitintervall (zwischen Start- und Endzeit) aus, wenn Aktivitäten in der Aktivitätsliste angezeigt werden. Falls Sie also eine bestimmte Aktivität nicht in der Aktivitätsliste finden, liegt das Datum für die Aktivität möglicherweise außerhalb dieses Zeitintervalls.
Feldbeschreibungen
Betreff: Geben Sie der Aktivität einen möglichst sprechenden Namen.
Startzeit: Setzen Sie ein Datum und eine Uhrzeit für den Beginn der Aktivität. Für Aktivitäten der Aufgabenliste ist eine Uhrzeit nicht unbedingt erforderlich. Lesen Sie hier mehr dazu.
Endzeit: Wird automatisch im Verhältnis zur Startzeit angepasst und richtet sich dabei nach den Firmeneinstellungen für Aktivitäten, wo Sie eine Standard-Dauer für neue Aktivitäten festlegen können. Diese Dauer können Sie ändern, indem Sie die vorgeschlagene Endzeit überschreiben.
Alarm: Entscheiden Sie, ob für die Aktivität ein Alarm eingerichtet werden soll und wie lange vor der Startzeit Sie per Alarm erinnert werden möchten.
Hinweis! Falls Sie bestimmt haben, dass die Aktivitäten an Microsoft Outlook übertragen werden sollen, können Sie sich nicht aussuchen, wann Sie erinnert werden möchten. Die Alarmzeit richtet sich dann nach den Einstellungen in Microsoft Outlook.
Art: Die Aktivitätsart ist eine wichtige Kategorisierung, um Statistiken erstellen zu können. Zusätzlich hilft sie Ihnen beim Filtern der Aktivitätsliste. Die Aktivitätsart entscheidet auch darüber, ob die Aktivitäten in den Listen für Kundenservice, Produktservice und Telemarketing zugänglich werden. Sie können die Aktivität im grafischen Kalender erscheinen lassen, entweder direkt im Kalender oder in der Aufgabenliste. Dies können Sie auf der Aktivitätskarte unter der Registerkarte Sonst. einstellen.
Status: Wählen Sie einen vordefinierten Status, um darzustellen, wie sich die Aktivitäten entwickeln. Über das Standardwerte-Register können Sie auch eigene Status-Bezeichnungen einrichten.
Wenn Sie eine Aktivität in der Aktivitätsliste als Abgeschlossen markieren, wird der Status automatisch auf "Abgeschlossen" gesetzt. Falls Sie möchten, dass in diesen Fällen ein anderer Status verwendet wird, können Sie dies über die Firmeneinstellungen für Aktivitäten festlegen.
Verantwortl.: Alle im Mitarbeiterregister registrierten Personen können als Verantwortliche für eine Aktivität gesetzt werden. Dies wird über die Rechtevergabe geregelt.
Link: Hier können Sie die Aktivität mit den zugehörigen Kontakten, Mitarbeitern und Ressourcen verlinken. Lesen Sie hier mehr über dieses Fenster.
Projekt: Falls die Aktivität mit einem Ihrer Projekte verlinkt werden soll, können Sie das hier festlegen. Wenn die Aktivität über das Projekt-Modul erstellt wurde, ist dieses Feld bereits ausgefüllt.
Tipp! Wenn Sie ein Projekt ausgewählt haben, können Sie mit der rechten Maustaste in das Feld und dann auf Gehe zu Projekt klicken.
Priorität: Wählen Sie zwischen den Prioritäten Hoch, Mittel und Gering, oder (ohne), falls Sie Ihre Aktivitäten nicht nach Dringlichkeit einstufen wollen.
Zeit anzeigen: Entscheiden Sie, wie die Aktivität im Kalender gezeigt werden soll, als Frei, Beschäftigt oder Außer Haus. Diese Information ist besonders relevant bei der Verlinkung von Mitarbeitern mit anderen Aktivitäten.
Privat: Private Aktivitäten sind nur für den Benutzer zugänglich, der die Aktivität erstellt hat. Sie sollten diese Funktion jedoch nicht verwenden, um Treffen mit anderen Mitarbeitern zu reservieren, da diese dann keinen Zugang zur Aktivität haben und auch nicht über das Treffen Bescheid wissen.
Auswahlliste für die Farbzuweisung: Unterhalb der Auswahlliste Zeit anzeigen finden Sie eine weitere Liste. Hier bestimmen Sie, ob Ihre Aktivität im Kalender farbig angezeigt werden soll. Die gewünschte Farbe wählen Sie aus dieser Liste. Wenn Sie wollen, dass bestimmte Aktivitätsarten (z.B. Treffen oder Telefonaten) immer mit einer fest zugewiesenen Farbe angezeigt werden, können Sie dies im Standardwerte-Register entsprechend einstellen.
Die Registerkarten im Aktivitätsregister
Notizen: Schreiben Sie Notizen zur Aktivität. Unter Benutzereinstellungen für Aktivitäten können Sie entscheiden, ob bei jeder Notiz das Datum und der Name des Benutzers erscheinen sollen.
Produkt: Hier können Sie Produkte
angeben, die mit der Aktivität verbunden sind.
Diese Karte wird auch in Verbindung mit dem Produktservice (Aktivitätsart
Produkt im Service) verwendet. Hier tragen Sie
ein, welches Produkt sich gerade im Service befindet, und Sie bestimmen
ggf. für den Service benötigte Ressourcen und die eventuell benötigte
Arbeitszeit. Dies kann direkt in die Rechnung übertragen werden.
Wenn Sie eine gewöhnliche Rechnung erstellen wollen, empfehlen wir dazu die Verwendung der Registerkarte Vertrieb/Fakturierung.
Preisangebot: Sie können direkt vom Aktivitätsfenster aus Preisangebote erstellen. Das setzt voraus, dass die Aktivität mit einem oder mehreren Kontakten verlinkt ist. Die Liste über vom Aktivitätsfenster aus erstellte Preisangebote kann nach Status gefiltert werden. Über Link können Sie eine Liste bestehender Preisangebote abrufen und diese mit der Aktivität verlinken.
Tipp! Sie können direkt vom Aktivitätsfenster aus ein Neues Preisangebot und ein Routineangebot erstellen. Diese werden dann mit der Aktivität verlinkt.
Vertrieb/Fakturierung: Erstellen Sie Bestellungen direkt vom Aktivitätsfenster aus. Die Liste der vom Aktivitätsfenster aus erstellten Bestellungen kann nach Status gefiltert werden. Über Link können Sie eine Liste bestehender Bestellungen abrufen und diese mit der Aktivität verlinken.
Einkauf: In der Registerkarte Einkauf können Sie entweder neue Einkäufe auf Grundlage der Aktivität erstellen oder zu einem bestehenden Einkauf verlinken.
Zeiterfassung: Hier können Sie mit der Aktivität verlinkte Zeilen im Zeitnachweis einrichten oder zu bestehenden Zeitnachweisen verlinken.
Dokumente:
Erstellen Sie Dokumente oder verlinken Sie zu bestehenden Dokumenten,
die für die Aktivität relevant sind. Die Liste über vom Aktivitätsfenster
aus erstellte Dokumente kann nach Status gefiltert werden.
Über dieses Symbol können Sie Dokumente importieren. Lesen Sie mehr über
das Importieren von Dokumenten in einem eigenen Abschnitt hier.
Sonstige: Hier finden Sie benutzerdefinierte Felder. Sie werden über die Firmeneinstellungen für Aktivitäten aktiviert und angepasst. Zusätzlich können Sie festlegen, ob die Aktivität in der Aufgabenliste oder direkt im Kalender erscheint.
Verknüpfung entfernen:
Mit Klick auf
dieses Symbol in der Symbolleiste verschiedener Registerkarten lösen
Sie Verlinkungen, z.B. zu einem bestehenden Preisangebot, zu Vertrieb
& Fakturierung oder zum Einkauf. Der Link zu dem Eintrag wird entfernt.
Beachten Sie! Das Preisangebot, die Bestellung oder der Einkauf selbst
werden hierüber nicht gelöscht.
Siehe auch:
Einstellungen für Aktivitätsarten (Standardwerte-Register)