Guide för att koppla kontakter till ett dokument

Visa - Dokument - Nytt dokument

När du skapar dokument kan du antingen koppla kontakter manuellt på fliken Kontakter på dokumentkortet eller lägga till ett urval kontakter med hjälp av en guide. Om dokumentet bara ska kopplas till några få kontakter är det enklast att lägga till kontakterna manuellt. Guiden använder du när du ska koppla dokument mot ett stort urval kontakter.

Obs! Guiden startas bara om inga kontakter/kontaktpersoner har lagts till manuellt på fliken Kontakter.

Guiden startas från dokumentkortet genom att klicka på knappen Skapa/Koppla. Programmet kontrollerar först om några kontakter har lagts till manuellt på fliken Kontakter. I guidens första steg väljer du om dokumentet ska kopplas till en eller flera kontakter. Väljer du En kontakt skapas dokumentet och kontaktens information förs in om dokumentmallen innehåller sådana kopplingsfält.

Väljer du Flera kontakter visas ett urvalsfönster i vilket du kan definiera ett urval kontakter som ska få det kopplade dokumentet. Du kan till exempel välja att alla kontakter inom en särskild bransch eller kategori ska motta dokumentet. När dokumentet har skapats finns det tillgängligt på fliken Dokument på de kontaktkort som du valde att koppla det till.

Obs! Det är möjligt att koppla kontakter och kontaktpersoner mot ett befintligt dokument. Du får då ett meddelande om att dokumentet redan har skapats och att ny kontaktinformation inte kopplas in i dokumentet.

Så här kopplar du flera kontakter via guiden:

  1. Gå till Visa - Dokument - Nytt dokument.
  2. Välj Kontakt i rullgardinsmenyn Typ.
  3. Klicka på knappen Skapa/koppla.
  4. Välj Flera kontakter (grupputskick) i guidens första steg. Klicka därefter Nästa.
  5. Justera eventuellt urvalet. Läs mer i Urval.
  6. Klicka OK.
  7. Justera eventuellt urvalet.
  8. Klicka på Slutför.
  9. Redigera dokumentet efter dina önskemål.
  10. Spara och stäng.

Dokumentet har nu kopplats till kontakterna och fliken Kontakter uppdateras med kontakter och eventuellt kontaktpersoner.

Tips! Om du vill visa alla kopplade kontakter ska du klicka på knappen ABC i verktygsfältet (View Merged Data). Du kan bläddra mellan kontakterna genom att klicka på pilknapparna på verktygslinjen.

Se även:

Guide föra att koppla anställda till dokument

Hur skapas ett nytt dokument?

Dokumentmallar

Om dokument

Urval