Aan de slag met btw
Indien uw bedrijf btw-plichtig is, dient u een aantal instellingen in Mamut Business Software te definiëren. Hebt u bij het aanmaken van de bedrijfsdatabase ingesteld dat u btw-plichtig bent, en aangegeven hoeveel btw-perioden voor u van toepassing zijn, zullen de meeste bedrijfsinstellingen correct gedefinieerd zijn. In dit geval hoeft u alleen de specifieke instellingen aan te geven voor artikelen en relaties. Is uw bedrijf na het aanmaken van de bedrijfsdatabase btw-plichtig geworden, of bent u onzeker van de keuzes die u bij het aanmaken van de bedrijfsdatabase hebt gemaakt, raden wij u aan om onderstaande instellingen te controleren.
Algemene instellingen
Het eerste dat u dient te doen is aangeven dat uw bedrijf btw-plichtig is. Hiervoor gaat u naar Beheer - Instellingen - Bedrijf - Bedrijfsgegevens. Selecteer Btw-plichtig uit de afrollijst Btw.
Indien uw bedrijf 12 btw-perioden heeft, kunt u naar de volgende stap gaan, aangezien dit de standaardinstelling in het programma is. Stuurt u de btw-aangifte per kwartaal of per jaar, dient u dit in de administratieve instellingen aan te geven. Ga naar Beheer - Instellingen - Administratie en klik linksbovenaan op Bewerken. Selecteer het gewenste aantal uit de afrollijst Aantal btw-perioden en klik OK. U kunt het aantal btw-perioden alleen aanpassen indien u nog geen boekingen in het betreffende jaar hebt ingevoerd en het volgende boekjaar nog niet is aangemaakt.
Btw-codes
Mamut Business Software is opgezet met standaard btw-codes. U vindt een overzicht hiervan in het btw-register, welke u vindt via Beheer - Instellingen - Bedrijf - Btw. Indien u de standaardinstellingen van de btw-codes (zoals de verkooprekening of de kostenrekening) wenst te wijzigen, of u wilt nieuwe btw-codes aanmaken, kunt u dat van hieruit doen. Wij raden u echter aan de originele instellingen te behouden. Meer informatie vindt u in Over het btw-register.
Instellingen grootboekrekeningen
Door grootboekrekeningen aan een Btw-code te koppelen, zal er altijd btw worden berekend wanneer u een boekstuk op de grootboekrekening boekt. Standaard wordt de btw van het bedrag afgetrokken en op de betreffende btw-rekening worden geboekt. Alle bestaande grootboekrekeningen in Mamut Business Software zijn standaard opgezet met de relevante btw-code. U bent echter zelf verantwoordelijk voor het instellen van de juiste btw-code op grootboekrekeningen die u aanmaakt.
Houd er rekening mee dat de grootboekrekeningen in de 4000-reeks geen koppeling hebben met de btw. Indien u handmatige boekingen uitvoert op deze rekeningen (bijvoorbeeld voor de aanschaf van niet-handelsgoederen zoals elektriciteit), dient u de juiste btw-code te selecteren in de kolom Btw in het inboekvenster. Het is tevens mogelijk om de juiste Btw-code aan de grootboekrekening toe te kennen.
Indien uw bedrijf voorheen vrijgesteld was van btw, en u had ervoor gekozen om de btw-code van alle grootboekrekeningen op Geen te zetten, moet u nu zelf de btw-codes instellen op grootboekrekeningen welke btw dienen te bevatten. Voorbeelden van dergelijke grootboekrekeningen zijn 8000 Verkopen btw 19% en 7000 Kostprijs, 19% btw.
Om de btw-code op een grootboekrekening in te stellen of te wijzigen gaat u naar Beheer - Administratie - Rekeningschema. Blader naar de betreffende grootboekrekening en selecteer de gewenste btw-code uit de afrollijst Btw-code. Herhaal de procedure voor alle grootboekrekeningen.
Meer informatie over de overige instellingen voor grootboekrekeningen vindt u in Eigenschappen voor rekeningschema.
Instellingen relatiebeheer
Zodra u nu nieuwe klanten en/of leveranciers aanmaakt via Beheer - Relatie - Relatiebeheer, zullen de relaties automatisch als btw-plichtig worden ingesteld. Indien de klant of leverancier vrijgesteld is van btw, of zich in een ander land bevindt, klikt u op het tabblad Instellingen op de relatiekaart. Klik op de knop Klant of Leverancier en selecteer de juiste optie uit de afrollijst Btw. Houd er rekening mee dat wanneer u klanten in EU-lidstaten (buiten Nederland) hebt, een aantal instellingen in het relatiebeheer van groot belang zijn. Het gaat hierbij om de volgende instellingen:
- Het adres dient correct te zijn. Let erop dat het geselecteerde land juist is.
- Op het tabblad Overige info dient u het btw-nummer in te voeren. Dit is een vereiste van de Belastingdienst. Hebt u het btw-nummer niet, kunt u dit bij uw relatie opvragen.
- Op het tabblad Instellingen, knop Klant/Leverancier dient u de juiste optie te selecteren uit de afrollijst Btw.
Als deze instellingen juist zijn, zal de btw correct worden berekend, zodat u de ICP-aangifte probleemloos kunt afdrukken. Meer informatie over dit rapport vindt u in Intracommunautaire prestaties, periodieke rapportage.
Indien er relaties in Mamut Business Software zijn aangemaakt voor u btw-plichtig werd, moet u voor elke relatie handmatig de btw-code aanpassen.
Meer informatie over de instellingen in de relatiekaart vindt u in Relatiebeheer, tabblad: Instellingen.
Artikelinstellingen
Wanneer u nu artikelen aanmaakt via Beheer - Artikel - Artikelregister, geeft u de btw-codes voor elk artikel aan met behulp van de afrollijsten Verkoop btw en Inkoop btw. In de bedrijfsinstellingen voor artikel kunt u tevens standaardwaarden voor nieuwe artikelen definiëren. Indien de meeste artikelen die u verkoopt en inkoopt belast worden met 19% btw, kunt u dit hier aangeven. Hiermee spaart u veel tijd bij het aanmaken van artikelen. Ga naar Beheer - Instellingen - Bedrijf - Module-instellingen - Artikel, tabblad Standaardwaarden, en selecteer de gewenste mogelijkheden.
Hebt u artikelen in het systeem ingevoerd alvorens uw bedrijf btw-plichtig werd, moet u handmatig de btw-codes voor de artikelen wijzigen.
Het is mogelijk om andere grootboekrekeningen te gebruiken dan standaard in het systeem zijn opgezet. Ga hiervoor naar het tabblad Instelllingen in de artikelkaart. Meer informatie over de verschillende instellingen in het artikelregister vindt u in Instellingen.
Boeking van de btw
Zodra u nu orders/facturen en/of inkopen registreert, zal het programma automatisch op de juiste grootboekrekeningen boeken. Bij het handmatig inboeken via het inboekvenster kiest u de btw-code uit de afrollijst op de boekstukregel. De btw wordt dan automatisch berekend en op de betreffende btw-rekening worden geboekt. Het is mogelijk om de grootboekrekeningen waarop de btw wordt geboekt te wijzigen in het btw-register. Meer informatie vindt u in Btw-codes bewerken.
Meer informatie:
Btw-periode afsluiten en rapporteren
Eigenschappen voor rekeningschema
Relatiebeheer, tabblad: Instellingen