Het begrip boekstuk wordt gebruikt in de boekhoudingcontext voor alle bedrijfstransacties in een bedrijf. Een boekstuk is dus een soort documentatie van alle verkoop-, inkoop-, banktransacties enz. Wanneer het boekstuk geregistreerd is, wordt het geboekt bij het overboeken naar het grootboek.
De module inboeken, die u vindt door te kiezen voor Beeld - Administratie - Inboeken, is de belangrijkste module waarmee u vertrouwd dient te worden wanneer u Mamut Business Software als boekhoudsysteem zal gebruiken.
Zo gaat u snel aan de slag met het inboeken
Met Mamut kunt u meteen met het registreren van boekstukken beginnen na de installatie van het programma en na het aanmaken van uw bedrijfsdatabase. De module inboeken in het programma heeft een set standaardinstellingen die u toelaten om te werken met de boekstukken van uw bedrijf op een eenvoudige en effectieve manier. Bij de installatie en het aanmaken van een bedrijfsdatabase wordt een rekeningschema aangemaakt die alle noodzakelijke boekhoudrekeningen bevat. Indien u niet gekozen heeft voor één van de speciaal aangepaste rekeningschema's wordt een standaard Nederlandse rekeningschema geïnstalleerd. Lees meer over rekeningschema hier.
Beginsaldo
Indien uw bedrijf niet nieuw opgestart is, moet u een deel gegevens registreren vóór u kunt beginnen met het werken in het programma. Voorbeelden van gegevens zijn klanten, leveranciers, artikelen, boekingen als ook beginsaldo.
Indien u vroeger een ander boekhoudsysteem gebruikte en nu uw beginsaldo wenst over te boeken naar het Mamut-programma, moet u een boekstuk van het type Beginsaldo boeken. Aangezien de beginsaldo normaliter geboekt wordt bij het begin van een nieuw boekjaar, kan het praktisch zijn om de overboeking te beramen tegen het einde van een boekjaar.
Beginsaldo kan ook geboekt worden tussen twee boekperiodes of Btw-periodes. Met hoeveel boek- en/of Btw-periodes uw bedrijf rekening moet houden, is afhankelijk van de omzet van uw bedrijf. Meer informatie over Btw en periodes vindt u op de website van de Belastingdienst. Lees meer over beginsaldo hier.
Onderstaand volgt een korte beschrijving van de meest centrale delen bij het inboeken waarmee u vertrouwd dient te worden vooraleer u begint met het boeken van uw boekstukken.
Belangrijke functies bij het inboeken
Rekeningkolommen: In de rekeningkolommen kunt u ofwel een rekeningnummer of een rekeningnaam invoeren. Wanneer u een rekeningnaam invoert, opent het rekeningschema zich automatisch in een eigen venster. Het rekeningschema is alfabetisch gesorteerd naar de letters/het woord dat u geschreven heeft. Tikt u het rekeningnummer 1300 in, wordt uw overzicht van klanten getoond en kunt u een tegoed boeken. Door 1600 in te tikken opent uw overzicht van leveranciers zich en u kunt een leveranciersschuld boeken. Lees meer over hoe u een boekstuk boekt hier.
Sneltoetsen: Om het werken bij het inboeken te vereenvoudigen en efficiënter te maken, kan het een goed idee zijn om de sneltoetsen voor de belangrijkste functies in de module inboeken te gebruiken. U kunt bijv. het rekeningschema openen door te drukken op - (minusteken) wanneer de rekeningkolom gemarkeerd is. Door te drukken op + (plusteken), wordt er een nieuw boekstuk geopend wanneer het vorig boekstuk in evenwicht is. Let erop dat de sneltoetsen de functie wijzigen afhankelijk van waar de cursor staat in het boekingvenster.
Een volledig overzicht over alle beschikbare sneltoetsen bij het inboeken vindt u hier.
Gebruikersinstellingen: Door
te drukken op de knop Gebruikersinstellingen (een
alternatief is de sneltoets Ctrl+I
of via het menu Beeld - Instellingen - Gebruiker - Module-instellingen
- Inboeken) kunt u zelf kiezen welke
kolommen getoond moeten worden in het venster bij het inboeken als ook
welke functies u hier toegankelijk wenst.
De afvinkvelden onder Enter-stop geven u de mogelijkheid om te beslissen waar de cursor zich naar moet verplaatsen bij het drukken op [ENTER].
Lees meer over gebruikersinstellingen bij het inboeken hier.
Btw
In Mamut Business Software gebeurt de Btw-handhaving automatisch. Dit betekent dat u een rekening kiest die ingesteld is om het brutobedrag te verdelen op de hoofdrekening en de Btw op de Btw-rekening. U wordt hierdoor een correcte Btw-aangifte gegarandeerd als ook dat de koppeling tussen de ingevoerde codes correct berekend wordt. In de gebruikersinstellingen (zie hierboven) kunt u de optie Bedragen exclusief Btw invoeren aanvinken om het nettobedrag te boeken op een rekening die met een Btw-code geboekt wordt. De Btw wordt berekend en toegevoegd op een eigen boekstukregel bij het inboeken.
Wanneer alle boekstukken zijn geregistreerd, boekt u ze door te klikken op de knop Verwerken naar grootboek of via de sneltoets Ctrl+H.
Boekstuksjablonen
In ondernemingen van een bepaalde omvang, worden vaak boekstukken geboekt die onderling weinig van elkaar verschillen. Een boekstuksjabloon geeft u de mogelijkheid de variabele informatie in te voeren en maakt één of meerdere boekstukken aan volgens het aangegeven sjabloon. Typische voorbeelden zijn het boeken van facturen, periodiseren van huur en afschrijvingen op vaste activa.
Lees meer over boekstuksjablonen hier.
Geïntegreerd systeem
Het is in Mamut Business Software eenvoudig om van één module naar een andere te gaan om gedetailleerde informatie over de transactie te zien. Voorbeelden hierop zijn de knop Ga naar factuur die u naar de originele factuur neemt als u een tegoed heeft geselecteerd in debiteuren/crediteuren of de knop Ga naar debiteuren/crediteuren wanneer u een boekstuk tegen een debiteuren- of crediteurenrekening in het grootboek heeft geselecteerd.
Meer informatie: