Aktivitetsregisteret
Værktøjslinjen
Via værktøjslinjen kan du oprette nye poster, gemme, slette med mere. Læs mere i Værktøjslinjen på skrivebordet.
Ny aktivitet. Opretter en ny aktivitet. Læs
mere i Opret en ny aktivitet.
Kontroller
tilgængelighed. Her kan du se en Tidsplan
for medarbejdere og ressourcer, som er tilknyttet aktiviteten. Læs mere i Tidsplan.
Kopier aktivitet. Ved hjælp af funktionen for kopiering af aktivitet kan du kopiere en aktivitet én eller flere gange. Læs mere i Hvordan kopieres en aktivitet?.
Åbn tilhørende element i MS Outlook: Vises kun hvis
du benytter integration med Outlook. Læs mere i Om integration med Outlook.
Send e-mail: Åbner en ny e-mailbesked.
Kontakter, som er tilknyttet aktiviteten, og som har registreret e-mailadresse,
vil automatisk blive tilføjet som modtagere. Emnet på aktiviteten bliver
tilføjet som emne på e-mailen. I e-mailbeskeden kan du vedhæfte dokumenter,
der er knyttet til aktiviteten.
Brugerindstillinger og Firmaindstillinger. I brugerindstillingerne kan du blandt andet bestemme, hvordan
du vil arbejde med aktiviteter; det kan for eksempel være, hvordan vinduerne
for aktivitetsstyring skal se ud og angive standardværdierne ved oprettelse
af nye aktiviteter. Læs
mere i Brugerindstillinger for Aktivitet.
Benyt pileknappen for at åbne Firmaindstillinger.
Nedenfor finder du en beskrivelse af hvert felt. Hvis du ikke ser alle felterne i vinduet, kan det være, at fanebladene/notatfeltet er maksimeret. Ved at klikke knappen [---] nederst til højre i vinduet vil resten af felterne blive tilgængelige.
Tips! Programmet vælger som standard et interval
for dato fra og til, når der vises aktiviteter i aktivitetslisten. Hvis
du ikke finder en aktivitet i aktivitetslisten, kan det tænkes, at datoen
for aktiviteten falder udenfor dette interval.
Beskrivelse af felterne i aktiviteter
Emne: En kort beskrivelse af hvad aktiviteten går ud på.
Starttid: Angiver dato og tidspunkt for, hvornår aktiviteten skal starte. Tidspunktet behøver ikke at være aktuelt for aktiviteter til Opgavelisten.Læs mere i Kalender.
Sluttid: Justeres automatisk i forhold til starttiden efter firma indstillingerne for aktiviteter. Denne varighed kan overstyres ved at ændre sluttiden, som foreslås. Standard varighed for nye aktiviteter hvor du kan angive sluttiden.
Alarm: Vælg om aktiviteten skal have alarm og hvor lang tid før starttiden, alarmen skal udløses.
Bemærk! Hvis du har valgt at aktiviteterne skal overføres til Microsoft
Outlook, kan du ikke vælge, hvornår alarmen skal udløses. Alarmen vil
da følge indstillingerne i Microsoft Outlook.
Type: Aktivitetstype er en vigtig kategorisering for at kunne lave statistikker. Derudover er det praktisk, når du skal udvælge aktiviteter i aktivitetslisten. Aktivitetstypen afgør også, om aktiviteterne bliver tilgængelige i listerne for Kundeservice, Produktservice eller Telemarketing (Tillægsprodukter). Du kan vise aktiviteten i den grafiske kalender enten i selve kalenderen eller i opgavelisten. Denne indstilling kan du tilpasse under fanebladet Diverse.
Status : Vælg mellem forhåndskonfigurerede statusser oversigten over fremdrift i aktiviteterne. Du kan også oprette egne statusser i Standardregisteret.
Tips! I felter, som indeholder
alternativer fra standardregisteret, kan du højreklikke i feltet, og vælge
Ændre i standardregister. Dette
åbner standardregisteret, så du kan ændre eller tilføje nye alternativer
direkte.
Eksempel: I Ordreregistrering, i fanebladet Tekst højreklikker du først i feltet ved siden av Vælg tekst,og dernæst klikker du på Ændre i standardregister.
Du kan også komme til Standardregisteret ved at klikke Vis - Indstillinger - Firma - Standardregister.
Når du markerer en aktivitet som Udført i aktivitetslisten, angives status automatisk som "Udført". Hvis du ønsker, at aktiviteten skal få en anden status i disse tilfælde, kan dette vælges i indstillinger for aktiviteter.
Ansvarlig: Alle, som er registreret i Medarbejderregistret, kan vælges som ansvarlige for en aktivitet. Ved hjælp af Adgangskontrol kan der også spærres for, at personer kan redigere andre end sine egne aktiviteter.
Tilknyt: Her kan du tilknytte både kontakter, medarbejdere og ressourcer, som er involveret i aktiviteten.Læs mere i Tilknyt Kontakter.
Projekt: Hvis du skal knytte aktiviteten til et af dine projekter, gøres det her. Hvis aktiviteten er oprettet fra projektmodulet, vil dette felt allerede være udfyldt.
Tips! Hvis du har valgt et projekt, kan du højreklikke i feltet
og vælge Gå til projekt.
Prioritet: Vælg mellem Høj, Mellem eller Lav prioritet, eller Ingen hvis du ikke vil prioritere dine aktiviteter.
Vis tid som : Vælg om aktiviteten skal vises i kalenderen som Ledig, Optaget eller Ude. Dette er særlig relevant, hvis du ønsker at knytte medarbejdere til andre aktiviteter.
Privat: Du kan benytte private aktiviteter til at begrænse adgangen til aktivitetens indhold. Hvis der er sat kryds her, er det kun brugere med rettigheder til at vise private aktiviteter, som vil kunne se aktivitetens detaljer. Bemærk, at aktiviteten altid vil være synlig i kalenderen, så andre brugere kan se, at du er optaget. En superbruger kan altid se indholdet. Læs mere i Adgangskontrol.
Farvekode: I rullelisten ved siden af Privat kan du vælge Farvekode for aktiviteten, hvis aktiviteten er af en type som skal vises i kalenderen. Ved hjælp af aktivitetstyper kan du i Standardregistret styre standardfarve for hver enkelt aktivitetstype, så du ikke behøver at angive farve på hver enkelt aktivitet.
Faneblade
I brugerindsstillingerne angiver du, hvilke faneblade dit aktivitetsblad indeholder. Herunder finder du først en beskrivelse af ikoner, som du finder i flere faneblade.
Tilknytning: Klik på Tilknyt
for at knytte aktiviteten til et produkt, tilbud, ordre, timeregistrering
eller dokument.
Slet tilknytning: Hvis du ønsker at fjerne en tilknytning til et eksisterende produkt, tilbud, ordre/faktura, indkøb eller timeregistrering,
kan du gøre det ved at klikke på knappen Slet tilknytning. Dermed fjernes tilknytningen til posten, så du ikke længere kan åbne denne fra aktiviteten.
Status: Ved hjælp af Status-listen kan du filtrere dataene i list ud fra status, så du for eksempel kun ser fakturaer i fanebladet Ordre/faktura.
Notat
Skriv notater i forbindelse med aktiviteten. I brugerindstillingerne for aktivitet kan du vælge, om Dato og Navn på brugeren skal registreres for hvert notat.
Produkt
Her kan du angive hvilke produkter, som er tilknyttet aktiviteten.
Tilbud
Du kan lave tilbud direkte fra aktiviteten. Dette forudsætter, at aktiviteten er tilknyttet en eller flere kontakter. Listen over tilbud, som er oprettet fra aktiviteten, kan sorteres efter status. Ved at klikke på knappen Tilknyt vil du se en liste over eksisterende tilbud og knytte dem til aktiviteten.
Tips! Du kan oprette Nyt tilbud og Tilbagevendende
tilbud direkte fra aktiviteten. Tilbuddene bliver dermed tilknyttet
aktiviteten.
Ordre/Faktura
Du kan oprette en ordre direkte fra aktiviteten. Listen over ordrer, som er oprettet fra aktiviteten, kan sorteres efter status. Ved hjælp af knappen Tilknyt kan du se en liste over eksisterende ordrer og knytte dem til aktiviteten.
Indkøb
I fanebladet Indkøb kan du enten foretage nye indkøb på basis af aktiviteten, eller du kan knytte et eksisterende indkøb til aktiviteten.
Timeregistrering
Her kan du oprette timelinjer, som er knyttet til aktiviteten eller tilknytte eksisterende timesedler.
Dokumenter
Opret dokumenter eller tilknyt eksisterende dokumenter, som er relevante for aktiviteten. Listen over dokumenter, som er oprettet fra aktiviteten, kan sorteres efter status.
Du kan importere dokumenter ved hjælp af knappen Importer.
Læs mere i Hvordan importeres dokumenter?.
Slet:Her kan du slette udvalgte dokumenter.
Du kan kun fjerne dokumenters tilknytning til andre moduler herfra.
Send
e-mail: Ved hjælp af denne knap kan du sende dokumenter direkte
på e-mail: Vælg afkrydsningsboksen ved siden af det/de dokumenter, du
vil sende, og klik på Send e-mail.
Din standard-e-maileditor for Visma Mamut
åbnes, og de valgte dokumenter er vedhæftede. Bemærk at du ikke kan vedhæfte
flettedokumenter.
Tips! Du kan vælge standard-e-maileditoren for din bruger ved at
klikke på Vis - Indstillinger - Bruger
- Indstillinger pr. modul - Outlook. Læs mere i Om integration med Outlook.
Diverse
Her finder du dine brugerdefinerede felter. Disse aktiveres og tilpasses i modulindstillinger for aktiviteter. I tillæg kan du vælge om aktiviteten skal vises i opgavelisten eller i selve kalenderen.
Bemærk! Selve tilbuddet, ordren, indkøbet eller
dokumentet slettes ikke, kun linket.
Se også:
Indstillinger for aktivitetstyper