Artikelontvangst registreren

Wanneer uw leverancier uw bestelopdracht heeft ontvangen en de artikelen heeft geleverd, kunt u de artikelen als ontvangen registreren. Een artikel hoeft geen voorraadartikel te zijn om deze bij artikelontvangst te kunnen registreren, maar om de voorraad te kunnen bijwerken moet het een voorraadartikel zijn en moet de optie Voorraad bijwerken op het tabblad Voorraad zijn geselecteerd.

U kunt een Ontvangstbewijs afdrukken bij de artikelontvangst/het crediteren van de inkoop. Deze keuze kunt u maken op het tabblad Voorraad bij de Bedrijfsinstellingen voor Artikel.

Tip! U kunt tevens kiezen voor het afdrukken van een Overzicht van artikelen/orders bij de registratie van artikelontvangst. Het rapport laat de orders zien die, gerelateerd aan de artikelontvangst, geleverd kunnen worden. Deze keuze kunt u maken bij de Bedrijfsinstellingen voor Inkoop.

U kunt de artikelontvangst registreren in het inkoopregister. De inkoop heeft de status "Besteld" tot ontvangst van de artikelen. U kunt de artikelontvangst ook in de magazijnmodule registreren, bij Inkoop niet ontvangen.

Zo registreert u de artikelontvangst in het inkoopregister:

  1. Ga naar Beheer - Inkoop - Inkoop en zoek de inkoop op waarvan u de artikelen als ontvangen wilt registreren.
  2. Klik op Artikelontvangst registreren.
  3. Controleer of het Bestelnummer juist is.
    Klik op de zoekknop om het Inkoopoverzicht te bekijken, of klik op Ga naar Inkoop om terug te gaan naar de inkooporder.
  4. Controleer dat de geleverde artikelen kloppen met hetgeen besteld is.
    U kunt meer of minder artikelen registreren dan besteld. Wanneer u een afwijkent aantal wenst te registreren, voert u het aantal in de kolom Ontvangen in. Wanneer de leverancier minder artikelen heeft geleverd dan u hebt besteld, wordt dit gezien als een deellevering. Meer informatie over deelleveringen vindt u hieronder.
  5. Geef eventueel aan in welk Magazijn en Locatie de artikelen geplaatst moeten worden.
  6. Klik op Artikelontvangst.
    De status van de inkooporder wordt gewijzigd naar Ontvangen en het tabblad Artikelregels wordt bijgewerkt met de ontvangst. Het Voorraadniveau van de artikelen wordt bijgewerkt in de artikelkaart op het tabblad Magazijn.
  7. Klik op Verwerking voltooid wanneer u de status van de inkooporder wilt wijzigen. De optie is niet geblokkeerd en u kunt daarom - indien nodig - meerdere regels registreren.

Let op! Wanneer u de artikelontvangst vanuit de magazijnmodule geopend hebt, kunt u de optie Het venster bij uitvoering sluiten onderaan het venster deselecteren. Deze is standaard ingesteld, maar als u nog verder wilt werken in het venster na de uitvoering moet u deze optie deselecteren.

U kunt nu eventueel een andere inkooporder invoeren en doorgaan met de ontvangst van de artikelen.

Tip! Bij de Gebruikersinstellingen voor Inkoop kunt u aangeven hoe de artikelen bij ontvangst moeten worden geselecteerd.

Verdere verwerking van deelleveringen

Indien u bij de registratie van de artikelontvangst een lager aantal hebt ingevoerd dan besteld is, hebt u de volgende keuzes:

Wilt u eventuele eerdere ontvangsten op de inkooporder weergeven, selecteert u Ontvangen artikelen weergeven.

  1. De resterende regels van de inkooporder annuleren.

    Klik op Verwijderen.

    Het aantal Besteld wordt gewijzigd naar hetzelfde aantal dat geregistreerd is bij artikelontvangst. De status van de inkooporder is Ontvangen.
  2. Wacht de levering van de overige artikelen af.

    Wanneer u de volgende keer een artikelontvangst op de inkooporder registreert, zal het resterende aantal in de kolom Ontvangen staan.

    Klik Artikelontvangst. De status van de inkooporder is Ontvangen.
  3. Boek de deellevering in en wacht de levering van de overige artikelen af.

Meer informatie:

Inkooporder boeken/inkoopfacturen aanmaken

Inkoopregister

Gebruikersinstellingen voor Inkoop

Bedrijfsinstellingen voor Inkoop

Bedrijfsinstellingen voor Artikel

Artikelregister

Inkoop, niet ontvangen

Voorraadniveau