Dokumenttyper
Visa - Inställningar - Företag
- Grundinställningar - Dokumenttyp
Programmet levereras med ett antal olika dokumenttyper, till exempel "Internt", "Anställd", "Kontakt" eller "Projekt". Du kan också skapa nya dokumenttyper i Grundinställningar. Nya dokumenttyper blir tillgängliga både från dokumentlistan och från dokumentkortet nästa gång du öppnar dokumentkortet.
Fördelarna med att använda olika dokumenttyper är att du lättare kan filtrera och få översikt över dokument i dokumentlistan samt definiera vilka dokumentmallar som ska vara tillgängliga för vilka dokumenttyper.
Standardplats för att spara
Som standard är platsen Företagsdatabaskatalog förvald för dokumenttyper som har en naturlig anknytning till företagsdatabasen. Dokumenttyper som är definierade som privata sparas i användarkatalogen. Personaldokument som inte ska vara tillgängliga för alla programanvändare sparas i en egen personalkatalog så att inte alla har tillgång. I fältet Standardplats för att spara kan du se sökvägen till området där dokumenten sparas.
Användarkatalog: Om du väljer Användarkatalog som område inkluderas inte dokument utan systemfiler vid säkerhetskopiering.
Mina dokument: Dokument som sparas i Mina dokument måste säkerhetskopieras av användaren, programmet gör inga säkerhetskopior av dessa dokument.
Företagsdatabaskatalog: Denna katalog är förvald för de flesta dokumenttyper. Dokument som sparas här kan läsas av alla användare med tillgång till dokument.
Systemkatalog: Dokument som sparas i Systemkatalogen utan systemfiler inkluderas inte i säkerhetskopieringen.
Personalkatalog: Systemet föreslår att spara dokument av typen Personal i en egen Personalkatalog. Observera att du måste markera Personal om du vill begränsa tillgången för användare med tillgång till att läsa personaldokument.
Anpassa: När du väljer Anpassa aktiveras det undre fältet så att du kan skriva in en egen sökväg till området där du vill att dokumenten ska sparas. Anpassade lagringsområden måste säkerhetskopieras manuellt av användaren.
Dokumentmallar knutna till dokumenttypen
För varje dokumenttyp kan du definiera vilka dokumentmallar som ska vara tillgängliga. En dokumentmall kan knytas till ett obegränsat antal dokumenttyper.
Användartillgång till dokumenttyper
Om du inte vill att en särskild dokumenttyp ska vara tillgänglig för alla användare kan du välja att definiera tillgången till dokumenttypen så att bara användare med tillgång kan läsa dokumenttypen.
Personal: Dokument av denna typ är tillgänglig för användare med tillgång till personaldokument.
Konfidentiell: Dokument av denna typ är bara tillgänglig för användare med tillgång till konfidentiella dokument.
Inaktiv: En Inaktiv dokumenttyp visas varken i urvalet i dokumentlistan eller i rullgardinsmenyn Typ på dokumentkortet. Dokumenttypen kan inte användas för att skapa nya dokument. Statusen Inaktiv påverkar dock inte befintliga dokument av denna typ.
Se även: