Mamut Validis
Mamut Validis is een web-based softwareservice voor de financiële boekhouding, die ontworpen is voor midden- en kleinbedrijven. Het stelt gebruikers in staat om gegevens, die onvolledig, ongeldig, onnauwkeurig en onsamenhangend zijn, te identificeren en te analyseren. Zo kunt u onjuiste transacties, tikfouten, potentiële audit issues, foutief gebruik van btw-tarieven en meer opsporen. Het is belangrijk te weten dat Mamut Validis echter nooit een verbetering voorstelt voor de boekhoudgegevens. Het rapporteert enkel wat het ziet als een mogelijke afwijking van de regelgeving.
Mamut Validis werd ontwikkeld door Future Route, een IT-bedrijf dat gelokaliseerd is in Londen. De service werd eerder alleen maar aangeboden in Groot-Brittannië, maar nu worden de activiteiten uitgebreid naar de Europese markt met Mamut als partner.
Een standaardversie van Mamut Validis is beschikbaar in de programmaversies met administratie en u hebt de mogelijkheid voor een upgrade naar uitgebreidere versies.
Mamut Validis is toegankelijk via Mamut Online Desktop. Om toegang te krijgen, dient u eerst de bedrijfsdatabase te koppelen aan Mamut Online Desktop.
Welkom bij Mamut Online Desktop
Meer sets met gebruikersinstellingen voor het inboeken
Bij het inboeken zijn er een deel verbeteringen doorgevoerd om de gebruikersvriendelijkheid
te verhogen als ook om het inboeken te vereenvoudigen. De gebruikersinstellingen
zijn onder andere uitgebreid met nieuwe instellingen als ook dat het nu
mogelijk is om tot vijf verschillende sets met gebruikersinstellingen
per gebruiker te hebben.
Elke set met gebruikersinstellingen kan aangepast worden zodat de set de gewenste kolommen en functies toont. Bijvoorbeeld: Bij de keuze van "Valuta" in de afrollijst, zult u de kolommen en functies zien die actueel zijn voor het inboeken van valutaboekstukken. Kiest u "Boekstukken" krijgt u automatisch de relevante kolommen en functionaliteit te zien voor het boeken van debiteur/crediteur boekstukken.
Om een set met gebruikersinstellingen aan te passen kiest u de lay-out in de afrollijst bovenaan en klikt u vervolgens op de knop Gebruikersinstellingen.
Gebruikersinstellingen voor Inboeken
Nieuwe keuzes in de gebruikersinstellingen voor het inboeken
Op het tabblad Functie in de gebruikersinstellingen voor het inboeken vindt u de volgende nieuwe keuzes:
Activeer de sneltoetsen voor dagboek: Zoals voorheen is het mogelijk om het dagboek te wijzigen bij het inboeken, maar u kunt nu kiezen dat dit dagboek niet gewijzigd kan worden met behulp van de sneltoetsen [ / ] of [ * ].
Laat verandering van periode toe: Het periodeveld wordt getoond, zoals voorheen, maar u kunt nu kiezen dat het veld niet gewijzigd kan worden bij het inboeken.
Automatische omschrijving: Het veld wordt standaard ingevuld, zoals voorheen, maar u kunt nu kiezen dat dit niet zal gebeuren.
U belandt bij de gebruikersinstellingen via de werkbalk bij het inboeken,
of via het menu Beeld - Instellingen
- Gebruiker - Inboeken.
Gebruikersinstellingen voor Inboeken
Nieuwe postenlijst bij het inboeken
Via de afrollijst in het onderste gedeelte van het venster voor het inboeken kunt u, behalve boekstukken bij het Inboeken en in het Grootboek tonen, nu ook kiezen voor Postenlijst. In de lijst kunt u de laatste 50 boekstukken zien die geboekt zijn op een bepaalde rekening. Voor welke rekeningen er boekstukken getoond worden, is afhankelijk van het rekeningnummer dat geselecteerd is in de rekeningkolom in het bovenste gedeelte bij het inboeken. De postenlijst toont boekstukken die zowel bij het inboeken als in het grootboek geboekt zijn.
Het onderste gedeelte van het venster voor het inboeken wordt actief gemaakt in de gebruikersinstellingen voor het inboeken, door te kiezen voor Boekstukoverzicht weergeven op het tabblad Functie. In hetzelfde tabblad kunt u ook kiezen dat de Postenlijst standaard geselecteerd is. Dit doet u onder Inhoud.
Gebruikersinstellingen voor Inboeken
Extra kostenplaats
Het is nu mogelijk om een extra kostenplaats aan te maken die gebruikt kan worden bij het inboeken van boekstukken. Standaard zijn de kostenplaatsen Afdeling en Project beschikbaar, maar indien nodig, kunt u een eigen kostenplaats aanmaken, speciaal aangepast aan uw behoefte. Voorbeelden van andere actuele kostenplaatsen kunnen Campagne, Artikel of Medewerker zijn. Nieuwe kostenplaatsen worden aangemaakt onder de knop Kostenplaats, die u vindt door te kiezen voor Beeld - Instellingen - Administratie - Module-instellingen.
Let op! Extra kostenplaatsen zijn
enkel toegankelijk bij het inboeken van boekstukken. Boekstukken, die
geboekt worden via andere modules, kunnen niet kostengeboekt worden op
deze extra kostenplaatsen.
Let op! De functionaliteit om één
extra kostenplaats aan te maken, zal beschikbaar zijn voor de gebruikers
van Mamut Enterprise E5.
Administratieve instellingen: Kostenplaats
Boeken van boekstukken met eigen gedefinieerde kostenplaatsen
Extra kostenplaatsen (Additioneel product)
Herziening van boekstukken in het grootboek
In het grootboek kunt u nu boekstukken in dagboeken herzien. Dit is mogelijk door het actueel boekstuk te selecteren, en op Wissen te klikken. Een nieuw boekstuk wordt dan rechtstreeks aangemaakt in het grootboek of via het inboeken. U kunt geen boekstukken van afgesloten periodes herzien, of indien het boekstuk een automatisch aangemaakt beginsaldo-boekstuk is. Indien het boekstuk niet herzien kan worden, kunt u een correctieboekstuk handmatig boeken bij het inboeken in een open periode.
Corrigeren, terugzetten en wissen van boekstukken
Meer filters in het rapport Mutatieverslag
Het is mogelijk om een filter te zetten voor Type en Gebruiker in het rapport Mutatieverslag. Dit rapport dat u terugvindt in de rapportmodule, geeft een overzicht over wijzigingen van Boekjaar, Boekstuknummerreeks en rekeningen. Het rapport toont wanneer de wijzigingen doorgevoerd werden, wat er gewijzigd werd en wie de wijzigingen doorvoerde.
Nieuwe kolommen in het rapport Saldibalans grootboek
Saldibalans grootboek geeft nu de totaalsom voor debet- en credit-posten elk apart weer in eigen kolommen.
Intrastat
Intrastat is de naam gegeven aan het systeem dat gebruikt wordt voor het verzamelen van informatie en het verstrekken van statistiek betreffende het goederenverkeer tussen de lidstaten van de Europese Unie (EU). De vereisten voor Intrastat zijn soortgelijk, maar niet identiek in alle lidstaten. In het Mamut-programma, kan het Intrastat registratievenster gevonden worden onder Beeld - Administratie - Intrastat.
Let op! Om de Intrastat functie te activeren, moet u eerst de Opgaveplichtige transacties specificeren in de afrollijst in het Intrastat registratievenster (u kunt kiezen tussen Geen, Import, Export of Import en Export). Het registratievenster kan gevonden worden door te klikken op Beeld - Instellingen - Administratie - Module-instellingen - Intrastat.
In de versie 12 kunt u boekstukken importeren naar uw Intrastatrapport vanuit andere modules. Door te klikken op de knop Import in het venster Registratie Intrastat, krijgt u de keuze voor welk boekjaar en welke periode de gegevens geïmporteerd moeten worden. Op basis van de geïmporteerde informatie, worden boekstukregels automatisch aangemaakt en getoond. U kunt nu de regels selecteren die u wenst te includeren in het Intrastatrapport.
Boekstukken importeren naar het Intrastatrapport
Automatische incasso
Automatische incasso is een nieuwe functie gericht tot bedrijven die automatische incasso gebruiken bij het factureren van hun klanten.
De functionaliteit verzekert u dat klantbetalingen rechtstreeks van de bankrekening van de klant afgeschreven worden - indien u een dergelijke overeenkomst heeft ondertekend met uw bank.
Activeer automatische incasso: De functie kan geactiveerd worden door te klikken op Beeld - Instellingen - Administratie en het veld Het bedrijf maakt gebruik van automatische incasso in het tabblad Debiteur/Crediteur aan te vinken.
Instellingen in de module Relatiebeheer: Ga naar Beeld - Relatie - Relatiebeheer, hier kunt u kiezen om een klant als een automatische incasso-klant te definiëren door te klikken op de knop Debiteur/Crediteur in het tabblad Instellingen. In het geopende venster, kunt u automatische incasso selecteren in de afrollijst bij Herinnering in het tabblad Debiteur/Crediteur. Deze geselecteerde instelling kan overschreven worden in het venster Order/Factuur wanneer u een order aanmaakt.
Instellingen in de module Order/Factuur: Orders kunnen toegankelijk gemaakt worden voor de functie automatische incasso via Beeld - Order/Factuur - Order/Factuur, het tabblad Diversen en door te kiezen voor Versturen in de afrollijst voor Automatische incasso.
Door de automatische incasso-wizard te starten, kunt u ofwel kiezen om een nieuw automatische incasso-bestand aan te maken of een bestand opnieuw aan te maken dat reeds verstuurd, maar niet betaald is. De wizard kan ofwel opgestart worden via Beeld - Administratie - Automatische incasso, of door te klikken op de knop Automatische incasso in het venster Debiteuren.
Let op! Om een automatische incasso-bestand aan te maken, moet de functie geactiveerd zijn en de juiste instellingen moeten toegepast worden.
Instellingen voor automatische incasso
De automatische incasso-wizard
Lees hier meer over administratieve instellingen.