Zahlungsverfolgung

Ausstehende Zahlungen von Kunden stellen eine große Bedrohung für kleine Unternehmen dar. Daher ist es wichtig, ein stabiles Verfahren für die Zahlungseinforderung zu entwickeln und zu implementieren, um Ihren Unternehmensprofit und den Cash-Flow zu sichern.

Tipp: Um Mahnungen zu vermeiden, können Sie Ihren Kunden ein Skonto anbieten. In diesem Fall erhält der Kunde einen Preisnachlass, wenn er vor dem Fälligkeitszeitpunkt einer Rechnung zahlt. Weitere Hinweise zu Skonti finden Sie hier.

Mahngebühren

Wenn ein Kunde nicht zahlt, kann die Zahlung angemahnt werden. Der Mahnungsassistent in Mamut Business Software hilft Ihnen dabei. Sollte die Zahlung danach immer noch nicht erfolgen, könnten Sie eine zweite Mahnung an den Kunden schicken, in dem Sie ihm mitteilen, dass Sie die Angelegenheit bei Nicht-Zahlung an Ihr Inkasso-Unternehmen weiterleiten. Des Weiteren sollten Sie Ihren Kunden benachrichtigen, dass bei einem Inkasso-Verfahren Extra-Gebühren anfallen, welche auf den ursprünglich ausstehenden Betrag addiert werden. Neben den verschiedenen Mahnstufen können Sie auch Mahnzinsen auf Mahnungen addieren oder Kunden in bestimmte Mahngruppen einordnen.

Die Parameter hierfür legen Sie in den Einstellungen für Mahnungen und Inkasso unter Funktionen - Einstellungen - Buchhaltung - Debitoren/Kreditoren fest. Lesen Sie weitere Hinweise dazu hier.

Hinweis: Das Mahnwesen ist über rechtliche Bestimmungen geregelt. Bitte machen Sie sich mit den für Sie geltenden Vorgaben vertraut.

Weitere Hinweise zur Versendung von Mahnungen finden Sie hier.

Mahnzinsen

Entgangene Zinseinkünfte aufgrund von zu späten Zahlungen des Kunden können im Verlauf eines Jahres einen signifikanten Betrag  ausmachen. Sie können in den Buchhaltungseinstellungen festlegen, dass Ihr Unternehmen Mahnzinsen in Rechnung stellt. Hierfür hält Mamut Business Software zwei Möglichkeiten bereit: Entweder Sie erstellen eigene Mahnzinsenrechnungen, nachdem der Mahnbetrag vom Kunden bezahlt wurde. Oder Sie addieren die Mahnzinsen direkt auf die Mahnung. Bitte beachten Sie, dass Mahnzinsen, die auf Mahnungen addiert werden, bis zur vollständigen Zahlung der Mahngebühren weiter wachsen. Sie können eine separate Mahnzinsenrechnung erstellen, falls Sie die Zinsen zwischen Mahnungsausstellung und tatsächlichem Zahltag ebenfalls in Rechnung stellen möchten.

Hinweis: Mahnzinsen unterstehen bestimmten gesetzlichen Vorgaben. Bitte machen Sie sich mit diesen Vorgaben vertraut oder wenden Sie sich an Ihr Steuerbüro.

Sie aktivieren die Funktion über Funktionen - Einstellungen - Buchhaltung - Debitoren/Kreditoren).

Weitere Hinweise zur Vergabe von Mahnzinsen finden Sie hier.

Weitere Hinweise zum Hinzufügen von Mahnzinsen zu Mahnungen finden Sie hier.

Verfahren für Zahlungserinnerungen

Zahlt ein Kunde trotz korrekt ausgestellter Rechnung nicht, muss der Unternehmer erinnern bzw. mahnen. Zunächst sollte der Kunde jedoch ein Erinnerungsschreiben erhalten. Für die genauen Inhalte machen Sie sich bitte mit den allgemeinen Vorgaben für Zahlungserinnerungen vertraut. Die Zahlungserinnerung gilt im rechtlichen Sinn nicht als Mahnung. Sie macht jedoch Sinn, da manche Kunden tatsächlich einfach vergessen, die Rechnung zu bezahlen. Bleibt diese Erinnerung ohne Erfolg, folgt die erste Mahnung in höflichem Ton. Sie muss darlegen, warum der Kunde mit der Zahlung in Verzug ist. Außerdem muss ein genaues Datum darauf stehen, bis wann der Kunde die Rechnung zu begleichen hat. Eine gängige Frist sind 14 Tage. Wenn Sie trotz Überschreiten der Zahlungsfrist keinen Zahlungseingang verbuchen konnten, können Sie eine Zahlungserinnerung schicken.

Folgeaktivitäten: Sie können Ihre Mamut Business Software so einstellen, dass gewisse ausgeführte Aktionen eine Folgeaktivität auslösen. Bei der Rechnungsstellung kann so eine Folgeaktivität sinnvoll sein: Geben Sie eine Folgeaktivität für den Tag ein,  an dem die Rechnung fällig ist. Sie werden dann zeitgerecht erinnert, den Rechnungseingang zu prüfen.

Bleibt die erste Mahnung ohne Erfolg, folgt die zweite Mahnung. Sie sollte vom Stil her wesentlich ernster und dringender gehalten sein. Auch hier ist die Angabe eines genauen Forderungsdatums der Zahlung wichtig. Die Frist kann allerdings kürzer gesetzt werden, beispielsweise mit 10 Tagen bis zur Rechnungsbegleichung. Jetzt lassen sich auch Konsequenzen durch ein gerichtliches Mahnverfahren androhen, sollte die Zahlung weiter ausbleiben.

Falls Sie danach immer noch keine Zahlung erhalten, könnten Sie eine letzte Mahnung an den Kunden schicken, in dem Sie ihm mitteilen, dass Sie die Angelegenheit bei Nicht-Zahlung an Ihr Inkasso-Unternehmen weiterleiten.  Des Weiteren sollten Sie Ihren Kunden benachrichtigen, dass bei einem Inkasso-Verfahren Extra-Gebühren anfallen, welche auf den ursprünglich ausstehenden Betrag addiert werden.

Hinweis: Feststehende Texte für Mahnungen und Inkassowarnungen können Sie unter Funktionen - Einstellungen - Buchhaltung - Debitoren/Kreditoren hinterlegen. Wenn Sie Inkassowarnungen verschicken, gelten bestimmte Anforderungen bezüglich der Texte. Nähere Hinweise dazu finden Sie hier.
Wenn Sie die Angelegenheit an Ihr Inkassounternehmen weiterleiten, müssen Sie Kopien von allen Dokumenten behalten (z. B. von Rechnungen, Mahnschreiben und E-Mails), die Sie bezüglich der Zahlung gesendet oder erhalten haben.

Inkasso

Wenn Ihr Kunde nach Erhalt mehrerer Zahlungserinnerungen und einer Inkassowarnung immer noch nicht gezahlt hat, können Sie die Angelegenheit an Ihr Inkasso-Unternehmen weiterleiten. Inkasso-Unternehmen treiben Ihre Zahlung ein und kümmern sich um die weitere Kommunikation mit dem Kunden. Darüber hinaus befassen sie sich mit der Klage, wenn nötig gerichtliche Schritte einzuleiten.

Sie können im Programm im Modul Debitoren eine Inkasso-Datei erstellen und diese an Ihr Inkasso-Unternehmen senden. Gehen Sie zu Funktionen - Buchhaltung - Debitoren - Inkasso um den entsprechenden Assistenten zu starten. Die dabei erstellte Datei beinhaltet Informationen über die ausstehenden Forderungen, die Sie an das Inkasso-Unternehmen weitergeben möchten.

Bevor Sie eine Inkassodatei senden können, muss zuvor eine Inkassowarnung versendet worden sein, deren Frist bereits abgelaufen ist.

Tipp! Im Berichtmodul haben Sie unter Debitoren/Kreditoren die Möglichkeit, eine Reihe von Berichten bezüglich Ihrer Zahlungsverfolgungen mit verschiedenen Schwerpunkten zu erstellen.

Weitere Hinweise zu Inkasso finden Sie hier.

Factoring

Wenn Sie mit der Zahlungsverfolgung nicht belastet werden wollen, können Sie alle Forderungen an ein externes Factoring-Unternehmen abgeben.

Im Programm können Sie unter Debitoren eine Datei erstellen, die Informationen über ausstehende Zahlungen beinhaltet. Diese Datei senden Sie an Ihr Factoring-Unternehmen per E-Mail oder via Datenträger. Manche Factoring-Unternehmen bevorzugen es, dass Sie die Datei auf deren Homepage hochladen. Das Factoring-Unternehmen importiert die Datei dann in das eigene System, um sie dort weiter zu bearbeiten.

Mamut Business Software unterstützt mehrere Factoringformate sowie das allgemeine Format Detailliert (XML).

Hinweis: Um die Factoring-Funktion zu nutzen, müssen Sie eine Vereinbarung mit einem Factoring-Unternehmen treffen und in den Buchhaltungseinstellungen unter Debitoren/Kreditoren vermerkt haben, dass Ihr Unternehmen Factoring nutzt.

Weitere Hinweise zum Factoring finden Sie hier.

Lastschrift

Mithilfe des Lastschriftverfahrens ziehen Sie im Einvernehmen Ihrer Kunden fällige Beträge von deren Konto ein, ohne dass die Veranlassung einer Überweisung durch den Kontoinhaber notwendig ist. Hierfür erteilen Sie Ihrer Bank den Auftrag, vom Konto des Kunden einen bestimmten Geldbetrag abzubuchen und Ihrem Konto gutzuschreiben. Im Gegensatz zur Überweisung wird der Zahlungsvorgang bei der Lastschrift also nicht vom Kunden als Zahlungspflichtigen, sondern von Ihnen als Zahlungsempfänger ausgelöst.

Die Datei, die Sie Ihrer Bank zur Verfügung stellen, um Zahlungen per Lastschrift einzuziehen, erstellen Sie in Mamut Business Software mithilfe eines Assistenten.

Weitere Hinweise zum Lastschriftassistenten finden Sie hier.

Überweisungen

Zahlung an Bank

Unter Kreditoren öffnen Sie über Zahlung an Bank einen Assistenten, der Sie bei der Auswahl und der Durchführung von Zahlungen unterstützt und Ihnen hilft, die erfolgten Zahlungen korrekt zu verbuchen.

Sie können den Überweisungsassistenten für zwei unterschiedliche Überweisungsvarianten verwenden:  Zum einen für elektronischen Zahlungsverkehr unter Verwendung entsprechender Zahlungsformate. Zum anderen für klassische  Überweisungen mittels Überweisungsträger. Welche Variante als Standard gilt, bestimmen Sie selbst (Buchhaltungseinstellungen, Registerkarte Debitoren/Kreditoren, Einstellungen für elektronischen Zahlungsverkehr). Der Standard kann beim Erstellen der Überweisung wieder überschrieben werden.

Weitere Hinweise zur Funktion Zahlung an Bank finden Sie hier.

Bankdatei-Import

Nach z. B. einer Dateiüberweisung mittels einer DTAUS-Datei über Ihre Online-Bank können Sie Kontoauszug-Daten der Bank für Ihre Buchführung in Mamut Business Software einlesen. Beim Durchlaufen dieses Assistenten werden Verknüpfungen zwischen den Bankbuchungen und Debitoren-, Kreditoren bzw. Sachkonten erstellt. Auf diese Weise können automatisch die entsprechenden Buchungseinträge in der Belegerfassung erzeugt werden.

Weitere Hinweise zur Funktion Bankdatei-Import finden Sie hier.

Siehe auch:

Debitoren/Kreditoren

Factoring

Mahnung

Lastschrift

Liefer- und Zahlungsbedingungen

Inkasso