Über das Fenster Aktivitäten bearbeiten können Sie bestehende Aktivitäten bearbeiten.
Die Symbolleiste
Von der Symbolleiste aus können Sie einen neuen Eintrag erstellen, speichern, löschen u. a. m. Mehr über Werkzeuge auf den Benutzeroberflächen hier.
Neu. Hierüber legen Sie eine neue Aktivität
an. Mehr dazu hier.
Verfügbarkeit überprüfen. Hier
sehen Sie einen Zeitplan für Mitarbeiter
und Ressourcen, die mit der Aktivität verbunden sind. Mehr
dazu hier.
Duplizieren:
Mithilfe der Funktion zum Duplizieren einer Aktivität können Sie eine
Aktivität einmal oder mehrfach duplizieren.
Mehr dazu hier.
Das entsprechende Element in MS Outlook
öffnen: Ist nur verfügbar, wenn Sie die Outlook-Integration nutzen.
Mehr zur Outlook-Integration hier.
E-Mail versenden: Hierüber wird eine
neue E-Mail erstellt. Kontakte, die mit der Aktivität verknüpft sind und
für die eine E-Mail-Adresse hinterlegt ist, werden automatisch als Empfänger
der E-Mail eingetragen. Der Betreff
der Aktivität wird für die E-Mail übernommen. Sie können der E-Mail Dokumente
hinzufügen, die mit der Aktivität verknüpft sind.
Benutzereinstellungen: In den
Benutzereinstellungen können Sie u. a. festlegen, wie die Fenster für
das Aktivitätsmanagement aussehen sollen. Sie können darüber hinaus Standardwerte
beim Einrichten neuer Aktivitäten setzen. Mehr
dazu hier.
Nutzen Sie das Pfeilsymbol, um die Firmeneinstellungen zu öffnen. Mehr dazu hier.
Unten finden Sie eine Beschreibung für jedes Feld. Wenn nicht alle Felder angezeigt werden, ist vielleicht die Registerkarte/das Notizfeld maximiert. Wenn Sie unten rechts im Fenster auf [---] klicken, sind mehr Felder verfügbar.
Tipp! Das Programm wählt standardmäßig
ein bestimmtes Zeitintervall (zwischen Start- und Endzeit) aus, wenn Aktivitäten
in der Aktivitätsliste angezeigt werden. Falls Sie also eine bestimmte
Aktivität nicht in der Aktivitätsliste finden, liegt das Datum für die
Aktivität möglicherweise außerhalb dieses Zeitintervalls.
Feldbeschreibungen
Betreff: Geben Sie der Aktivität einen möglichst sprechenden Namen.
Startzeit: Setzen Sie ein Datum und eine Uhrzeit für den Beginn der Aktivität. Für Aktivitäten der Aufgabenliste ist eine Uhrzeit nicht unbedingt erforderlich. Lesen Sie hier mehr dazu.
Endzeit: Wird automatisch im Verhältnis zur Startzeit angepasst und richtet sich dabei nach den Firmeneinstellungen für Aktivitäten, wo Sie eine Standard-Dauer für neue Aktivitäten festlegen können. Diese Dauer können Sie ändern, indem Sie die vorgeschlagene Endzeit überschreiben.
Alarm: Entscheiden Sie, ob für die Aktivität ein Alarm eingerichtet werden soll und wie lange vor der Startzeit Sie per Alarm erinnert werden möchten.
Hinweis: Falls Sie bestimmt haben,
dass die Aktivitäten an Microsoft Outlook übertragen werden sollen, können
Sie sich nicht aussuchen, wann Sie erinnert werden möchten. Die Alarmzeit
richtet sich dann nach den Einstellungen in Microsoft® Outlook®.
Art: Die Aktivitätsart ist eine wichtige Kategorisierung, um Statistiken erstellen zu können. Zusätzlich hilft sie Ihnen beim Filtern der Aktivitätsliste. Die Aktivitätsart entscheidet auch darüber, ob die Aktivitäten in den Listen für Kundenservice, Produktservice und Telemarketing zugänglich werden. Sie können die Aktivität im grafischen Kalender erscheinen lassen, entweder direkt im Kalender oder in der Aufgabenliste. Dies können Sie auf der Aktivitätskarte unter der Registerkarte Sonst. einstellen.
Status: Wählen Sie einen vordefinierten Status, um darzustellen, wie sich die Aktivitäten entwickeln. Über das Standardwerte-Register können Sie auch eigene Status-Bezeichnungen einrichten.
Tipp für Änderungen im Standardwerte-Register!
Bei Feldern, die Alternativen aus dem Standardwerte-Register enthalten,
können Sie mit der rechten Maustaste ins Feld klicken. Wählen Sie Im Standardwerte-Register ändern und
öffnen das Standardwerte-Register. Dort können Sie Änderungen vornehmen
oder neue Alternativen einstellen.
Beispiel: Unter Vertrieb/Fakturierung,
Registerkarte Text klicken Sie
mit der rechten Maustaste in das Feld neben Text
auswählen. Wählen Sie danach Im
Standardwerte-Register ändern.
Sie können das Standardwerte-Register auch über den Menüpfad Funktionen - Einstellungen - Firma - Standardwerte-Register öffnen.
Wenn Sie eine Aktivität in der Aktivitätsliste als Abgeschlossen markieren, wird der Status automatisch auf "Abgeschlossen" gesetzt. Falls Sie möchten, dass in diesen Fällen ein anderer Status verwendet wird, können Sie dies über die Firmeneinstellungen für Aktivitäten festlegen.
Verantwortl.: Alle im Mitarbeiterregister registrierten Personen können als Verantwortliche für eine Aktivität gesetzt werden. Dies wird über die Rechtevergabe geregelt.
Link: Hier können Sie die Aktivität mit den zugehörigen Kontakten, Mitarbeitern und Ressourcen verlinken. Lesen Sie hier mehr über dieses Fenster.
Projekt: Falls die Aktivität mit einem Ihrer Projekte verlinkt werden soll, können Sie das hier festlegen. Wenn die Aktivität über das Projekt-Modul erstellt wurde, ist dieses Feld bereits ausgefüllt.
Tipp! Wenn Sie ein Projekt ausgewählt
haben, können Sie mit der rechten Maustaste in das Feld und dann auf Gehe zu Projekt klicken.
Priorität: Wählen Sie zwischen den Prioritäten Hoch, Mittel und Gering, oder (ohne), falls Sie Ihre Aktivitäten nicht nach Dringlichkeit einstufen wollen.
Zeit anzeigen: Entscheiden Sie, wie die Aktivität im Kalender gezeigt werden soll, als Frei, Beschäftigt oder Außer Haus. Diese Information ist besonders relevant bei der Verlinkung von Mitarbeitern mit anderen Aktivitäten.
Privat: Private Aktivitäten sind nur für den Benutzer zugänglich, der die Aktivität erstellt hat. Sie sollten diese Funktion jedoch nicht verwenden, um Treffen mit anderen Mitarbeitern zu reservieren, da diese dann keinen Zugang zur Aktivität haben und auch nicht über das Treffen Bescheid wissen.
Auswahlliste für die Farbzuweisung: Unterhalb der Auswahlliste Zeit anzeigen finden Sie eine weitere Liste. Hier bestimmen Sie, ob Ihre Aktivität im Kalender farbig angezeigt werden soll. Die gewünschte Farbe wählen Sie aus dieser Liste. Wenn Sie wollen, dass bestimmte Aktivitätsarten (z. B. Treffen oder Telefonaten) immer mit einer fest zugewiesenen Farbe angezeigt werden, können Sie dies im Standardwerte-Register entsprechend einstellen.
Die Registerkarten im Aktivitätsregister
Über die Benutzereinstellungen für Aktivitäten können Sie festlegen, welche Registerkarten angezeigt werden. Hier zunächst eine Beschreibung der Symbole, die in mehreren Registerkarten vorkommen. Danach wird kurz auf die einzelnen Registerkarten eingegangen:
Verknüpfen: Mit Klick auf dieses Symbol in der Symbolleiste
verschiedener Registerkarten lösen Sie Verbindungen, z. B. mit einem bestehenden
Preisangebot, zu Vertrieb/Fakturierung, zu einem Dokument oder zum Einkauf.
Der Link zu dem Eintrag wird entfernt.
Verknüpfung entfernen: Mit
Klick auf dieses Symbol in der Symbolleiste verschiedener Registerkarten
lösen Sie Verbindungen, z. B. mit einem bestehenden Preisangebot, zu Vertrieb/Fakturierung,
zu einem Dokument oder zum Einkauf. Der Link zu dem Eintrag wird entfernt.
Status: Über die Statusliste können Sie Einträge nach Bearbeitungsstatus filtern, sodass Ihnen z.B. nur Rechnungen und keine unbearbeiteten Aufträge unter Vertrieb/Fakturierung angezeigt werden.
Notizen
Schreiben Sie Notizen zur Aktivität. Unter Benutzereinstellungen für Aktivitäten können Sie entscheiden, ob bei jeder Notiz das Datum und der Name des Benutzers erscheinen sollen.
Produkt
Hier können Sie Produkte angeben, die mit der Aktivität verbunden
sind.
Diese Karte wird auch in Verbindung mit dem Produktservice (Aktivitätsart
Produkt im Service) verwendet. Hier tragen Sie
ein, welches Produkt sich gerade im Service befindet, und Sie bestimmen
ggf. für den Service benötigte Ressourcen und die eventuell benötigte
Arbeitszeit. Dies kann direkt in die Rechnung übertragen werden.
Wenn Sie eine gewöhnliche Rechnung erstellen wollen, empfehlen wir dazu die Verwendung der Registerkarte Vertrieb/Fakturierung.
Preisangebot
Sie können direkt vom Aktivitätsfenster aus Preisangebote erstellen. Das setzt voraus, dass die Aktivität mit einem oder mehreren Kontakten verlinkt ist. Die Liste über vom Aktivitätsfenster aus erstellte Preisangebote kann nach Status gefiltert werden. Über Link können Sie eine Liste bestehender Preisangebote abrufen und diese mit der Aktivität verlinken.
Tipp! Sie können direkt vom Aktivitätsfenster
aus ein Neues Preisangebot und
ein Routineangebot erstellen.
Diese werden dann mit der Aktivität verlinkt.
Vertrieb/Fakturierung
Erstellen Sie Aufträge direkt vom Aktivitätsfenster aus. Die Liste der vom Aktivitätsfenster aus erstellten Aufträge kann nach Status gefiltert werden. Über Link können Sie eine Liste bestehender Aufträge abrufen und diese mit der Aktivität verlinken.
Einkauf
Auf der Registerkarte Einkauf können Sie entweder neue Einkäufe auf Grundlage der Aktivität erstellen oder zu einem bestehenden Einkauf verlinken.
Zeiterfassung
Hier können Sie mit der Aktivität verlinkte Zeilen im Zeitnachweis einrichten oder zu bestehenden Zeitnachweisen verlinken.
Dokumente
Erstellen Sie Dokumente oder verlinken Sie zu bestehenden Dokumenten,
die für die Aktivität relevant sind. Die Liste über vom Aktivitätsfenster
aus erstellte Dokumente kann nach Status gefiltert werden.
Über dieses Symbol können Sie Dokumente importieren. Lesen Sie mehr über
das Importieren von Dokumenten in einem eigenen Abschnitt
hier.
Löschen:
Hierüber löschen Sie die markierten Dokumente. Bei Dokumenten mit
Verknüpfungen zu anderen Bereichen wird nur die Verknüpfung gelöst.
Über E-Mail versenden
können Sie Dokumente per E-Mail versenden: Markieren Sie das Kontrollkästchen
neben den betreffenden Dokumenten und klicken Sie auf E-Mail versenden.
Ihr Standard-E-Mail-Editor öffnet sich mit den bereits angehängten Dokumenten.
Beachten Sie, dass Sie keine Serienbriefe verschicken können.
Tipp: Sie können den Standard-E-Mail-Editor
über Funktionen - Einstellungen - Benutzer
- Benutzereinstellungen pro Modul - Outlook bestimmen. Weitere
Hinweise dazu finden Sie hier.
Sonstige
Hier finden Sie benutzerdefinierte Felder. Sie werden über die Firmeneinstellungen für Aktivitäten aktiviert und angepasst. Zusätzlich können Sie festlegen, ob die Aktivität in der Aufgabenliste oder direkt im Kalender erscheint.
Hinweis: Das Preisangebot, der Auftrag,
das Dokument oder der Einkauf selbst werden hierüber nicht gelöscht. Nur
die Verknüpfung wird entfernt.
Siehe auch:
Einstellungen für Aktivitätsarten (Standardwerte-Register)