Ein Beleg ist im betrieblichen Rechnungswesen ein Dokument, das Daten über einen Geschäftsvorfall enthält. Er dokumentiert ein Ereignis im Geschäftsprozess, das eine finanzielle Auswirkung auf ein Unternehmen hat und daher in der Buchhaltung erfasst werden muss.
Für die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung gilt, dass jeder Buchung belegt sein muss. Der Buchungsbeleg ist Grundlage jeder Buchung und der Nachweis für die Richtigkeit der Aufzeichnung. Für Buchungsbelege gilt eine gesetzliche Aufbewahrungspflicht.
Belege können aus Zahlungsvorgängen, aber auch aus allen anderen Ereignissen entstehen, die die Vermögenslage des Unternehmens ändern (beispielsweise Inventurlisten). Die Mindestangaben, die ein Beleg enthalten muss, sind die Bezeichnung des Vorgangs, das Datum und der Betrag.
Es gibt im Grunde genommen zwei Arten von Belegen: Externe Belege und interne Belege. Externe Belege sind z.B. Eingangsrechnungen, Quittungen usw. Interne Belege sind Dokumente, die in Ihrem Unternehmen selbst erstellt werden, z.B. Ausgangsrechnungen, Gutschriften, Kopien von Quittungen usw.
Das Belegerfassungsmodul, das Sie über Funktionen - Buchhaltung - Belegerfassung aufrufen, ist das zentrale Modul für die Arbeit mit Mamut Business Software als Warenwirtschaftssystem.
Erste Schritte in der Belegerfassung
Direkt nach der Programminstallation und dem Einrichten Ihrer Firmendatenbank können Sie bereits beginnen, mit Mamut Business Software Belege zu erstellen. Das Programmmodul ist mit einer Reihe Standardeinstellungen ausgestattet, die Ihnen die Arbeit einfach und übersichtlich machen. So enthält das Programm bereits einen Kontenplan mit den meisten für ein Unternehmen notwendigen Konten. Mehr dazu lesen Sie im hier.
Eröffnungsbilanz
Wenn Sie nicht gerade als Unternehmen am Anfang stehen, müssen Sie mit Sicherheit einige Daten aus vorherigen Systemen registrieren, bevor Sie mit Ihrer Arbeit beginnen können: Kundendaten, Lieferanten, Produkte und z.B. Eröffnungssalden.
Wenn Sie zuvor eine andere Betriebssoftware benutzt haben und die Eröffnungssalden nach Mamut übertragen wollen, müssen Sie einen Beleg der Art Eröffnungssaldo erfassen. Praktischerweise sollte das Übertragen an den Schluss eines Geschäftsjahrs gelegt werden. Eröffnungssalden können jedoch auch zwischen zwei Buchhaltungsperioden oder USt.-Perioden erfasst werden. Mehr dazu lesen Sie hier.
Wichtige Funktionen in der Belegerfassung
Kontenspalte: In der Kontenspalte können Sie entweder eine Kontonummer oder einen Kurznamen eingeben. Tragen Sie einen Kontonamen ein, wird der Kontenplan automatisch in einem neuen Fenster geöffnet. Der Kontenplan ist alphabetisch sortiert. Mehr dazu lesen Sie hier.
Tastenkombinationen: Um
Ihre Arbeit zu vereinfachen und zu beschleunigen, können Sie auf eine
Reihe von Tastenkombinationen zurückgreifen. So können Sie z.B. den Kontenplan
durch Drücken der Taste [-] öffnen, sofern die Kontenspalte markiert ist.
Über Drücken von [+] öffnen Sie einen neuen Beleg, wenn der vorherige
ausgeglichen ist. Achten Sie darauf, dass die Tastenkombinationen davon
abhängen, an welcher Stelle sich im Belegerfassungsfenster Sie sich befinden.
Eine vollständige Übersicht aller in der Belegerfassung hinterlegten Tastenkombinationen
finden Sie hier.
Benutzereinstellungen:
Klicken Sie auf dieses Symbol, um die Benutzereinstellungen für die Belegerfassung
zu öffnen und die Darstellung benutzerdefiniert anzupassen. Mit Klick
auf Benutzereinstellungen (alternativ
Ctrl+I oder Menüpfad Funktionen - Einstellungen - Benutzer - Einstellungen
pro Modul - Belegerfassung) können
Sie selbst wählen, welche Spalten in der Belegerfassung sichtbar und welche
Funktionen anwendbar sein sollen.
In der Auswahlliste Std.-Fokus legen Sie fest, in welchem Feld der Cursor beim Erstellen neuer Belege stehen soll.
Lesen Sie hiermehr zu den Benutzereinstellungen in der Belegerfassung.
Mehrwertsteuer
Die Mehrwertsteuer wird in Mamut Business Software automatisch berechnet. Sie wählen ein Konto, das dafür eingestellt ist, den Bruttobetrag auf das Hauptkonto (z.B. 4400) und den Mehrwertsteuerbetrag auf ein Mehrwertsteuerkonto (z.B. 3806) zu verteilen. So erhalten Sie eine korrekte Mehrwertsteuerabgabe.
In den Benutzereinstellungen (s.o.) können Sie festlegen, dass der Betrag ohne Mehrwertsteuer (netto) eingegeben werden soll, um einen Nettobetrag auf ein Konto mit Mehrwertsteuerberechnung zu buchen. Die Mehrwertsteuer wird berechnet und mit einer eigenen Belegzeile in der Belegerfassung verbucht.
Im Folgenden finden Sie zwei Beispiele für eine Belegerfassung mit automatischer Mehrwertsteuerberechnung:
Ausgangsrechnungen:
Wählen Sie das Konto 4400 mit 19% Mehrwertsteuer. Tragen Sie unter Haben den Bruttobetrag inklusive Mehrwertsteuer ein (z.B. 1190,00). Die automatische Mehrwertsteuerberechnung sorgt dafür, dass der Betrag automatisch aufgeteilt wird: 1000 Euro netto werden auf das Konto 4400 gebucht und 190 Euro werden auf das Mehrwertsteuer-Konto 3806 gebucht.
Eingangsrechnungen:
Wählen Sie das Konto 5400 mit 19% Mehrwertsteuer. Tragen Sie unter Soll den Bruttobetrag inklusive Mehrwertsteuer ein (z.B. 2380,00). Die automatische Mehrwertsteuerberechnung sorgt dafür, dass der Betrag automatisch aufgeteilt wird: 2000 Euro netto werden auf das Konto 5400 gebucht und 380 Euro werden auf das Mehrwertsteuer-Konto 1406 gebucht.
Wenn Sie einen fehlerhaften Betrag eingegeben haben, können Sie ihn problemlos korrigieren: Das System stellt eine neue und korrekte Verteilung des Betrags sicher.
Wenn Sie alle Belege erfasst haben, klicken Sie auf Hauptbuch, um die Belege ins Hauptbuch zu übertragen (Tastenkombination Ctrl+H).
Belegvorlagen
Zur einfachen Erstellung mehrerer ähnlicher Belege können Sie Belegvorlagen erstellen.
Mehr dazu lesen Sie hier.
Integriertes System
In Mamut Business Software ist es leicht, zwischen den Modulen zu wechseln, um weiterführende Informationen zu einer Transaktion zu erhalten. Zwei Beispiele von vielen hierfür sind die Symbole Gehe zu Rechnung oder Gehe zu Debitoren/Kreditoren, über die Sie direkt zu den betreffenden Belegen wechseln können.
Siehe auch:
Benutzereinstellungen für Belegerfassung
Eröffnungsbilanz