Funktionen - Einkauf - Einkäufe
Im Einkaufsmodul werden Einkäufe angelegt, die später gedruckt und an Lieferanten geschickt werden sollen. Die Produkte, die Sie verkaufen, können bei unterschiedlichen Lieferanten und zu individuellen Preisen in verschiedenen Währungen eingekauft werden.
Bevor Sie ein Produkt bei einem Lieferanten kaufen können, müssen Sie eine Lieferant-Produkt-Verknüpfung erstellen. Weiterführende Informationen dazu finden Sie hier.
Der Einkaufsprozess
Einkäufe
können auf unterschiedliche Arten erstellt werden. Wenn Sie wissen,
bei welchem Lieferanten Sie Produkte einkaufen wollen, können Sie Einkäufe
bei einem Lieferanten erstellen. Vielleicht wissen Sie nur, dass einige
Produkte am Lager fehlen. Dann kann es einfacher sein, den Einkaufsassistenten
zu starten, der eine Reihe von Auswahlmöglichkeiten bietet, die Ihnen
helfen, die einzukaufenden Produkte zu ermitteln. Ein anderes Mal haben
Sie vielleicht einen Kundenauftrag hereinbekommen und möchten auf Grundlage
dessen einen Einkauf generieren.
Ein Einkauf wird weiterbearbeitet, indem Sie ihn zunächst Als
bestellt übernehmen. In diesem Prozess wird der Einkauf
ausgedruckt und an Ihren Lieferanten
geschickt.
Danach werden ein oder mehrere Wareneingänge
registriert. Somit werden die Produkte am Lager verfügbar und der
Einkauf ändert seinen Status zu Erhalten. Der Wareneingang kann über das
entsprechende Symbol im Einkaufsmodul oder über das Lagermodul registriert
werden.
Nach der Registrierung des Wareneingangs wird der Einkauf als Eingangsrechnung
gebucht. Die Buchung teilweise erhaltener Einkäufe ist nur zulässig, wenn
dies in den Firmeneinstellungen angegeben wurde. Sie können gegebenenfalls
auch zusätzlich eine Zoll- und Speditionsrechnung buchen. Bei eventuellen
Fehlern/Änderungen können Sie eine Gutschrift aus dem Einkauf heraus erstellen.
Zuletzt überführen Sie den Einkauf in den Status Abgeschlossen.
Die Einkäufe
können auf mehreren verschiedenen Formularen ausgedruckt und an den Drucker,
eine E-Mail, ein Fax, HTML oder zur Vorschau auf den Bildschirm übertragen
werden. Wenn Sie einen PDF-Schreiber installiert haben, kann der Einkauf
auch als Datei ins PDF-Format übertragen werden. Alternativ können Sie
eine rtf-Datei erstellen. RTF ist ein Dateiformat, das von den meisten
Textverarbeitungsprogrammen gelesen werden kann.
Status
Ein Einkaufsauftrag durchläuft verschiedene Stadien, die Status genannt werden. Der aktuelle Status wird in der Auswahlliste oben rechts angezeigt.
Genau wie in den anderen Modulen steht jeder Status für ein Stadium im Einkaufsprozess und liefert Ihnen als Benutzer Informationen darüber, wie der Einkauf weiterbearbeitet werden soll.
Einkauf
Ein Einkauf kann für einen bestimmten Kundenauftrag reserviert werden. Sie können diese Einkaufsreservierungen im Lagermodul verwalten.
Manchmal kann es nötig sein, zuerst den Einkauf zu tätigen, um danach einen Kundenauftrag auf Basis des Einkaufs zu erstellen.
Die Produkte, die Sie verkaufen, können bei unterschiedlichen Lieferanten und zu individuellen Preisen sowie in verschiedenen Währungen eingekauft werden. Damit ein Produkt bei einem Lieferanten eingekauft werden kann, muss für das Produkt eine Lieferantenverknüpfung hergestellt werden.
Integration mit anderen Modulen
Zusätzlich zu den oben genannten Funktionen ist das Einkaufsmodul mit anderen Modulen integriert, um die Arbeitsabläufe möglichst genau an Ihre Bedürfnisse anzupassen.
Einkauf ist ein integraler Bestandteil des Lagermoduls. Daher sind einige Einkaufsfunktionen auch von dort aus zugänglich. Im Lagermodul gibt es das Fenster Einkäufe, nicht eingegangen, das eine Übersicht über bestellte Waren liefert, die nicht eingegangen sind. Zusätzlich liegt das Fenster Einkaufsreservierungen im Lagermodul.
Sie finden Registerkarten für Einkauf im Fokusbereich Kontaktmanagement unter Kontaktperson und Projektliste. Auf diese Weise ist es einfacher, Einkäufe zu finden, die für den jeweiligen Kontakt/die jeweilige Kontaktperson und das jeweilige Projekt relevant sind, wenn Sie mit eben diesen arbeiten.
Einstellungen
In den Benutzereinstellungen
für Einkäufe legen Sie fest, was Ihnen als Benutzer
in den Fenstern angezeigt werden soll. Sie können auch einige Einstellungen
vornehmen, die den Registrierungsvorgang vereinfachen.
Über die Firmeneinstellungen für Einkäufe wird die Verwendungsweise für alle Benutzer gesteuert. Sie können unter anderem festlegen, ob es zulässig sein soll, Einkäufe zu buchen, bevor diese vollständig geliefert wurden, und ob Sie die Produktzeilen ändern/bearbeiten können, nachdem ein Einkauf den Status Bestellt oder Erhalten erlangt hat.
Auch in den Firmeneinstellungen für Produkte finden Sie einzelne Einstellungen, die das Einkaufsmodul betreffen, u.a. zur Berechnung von Preisen auf Grundlage von Einkaufspreisen und die Berechnung des Selbstkostenpreises.
Siehe auch:
Erstellen von Einkäufen bei einem Lieferanten
Erstellen von Einkäufen auf der Basis von Kundenbestellungen
Erstellen einer Kundenbestellung auf Basis eines Einkaufs
Zoll- und Speditionsrechnungen buchen
Gutschriftsanzeigen von Einkäufen buchen