Kom i gang med bilagsregistrering
Begrepet bilag benyttes i regnskapssammenheng for alle forretningstransaksjoner i en virksomhet. Et bilag er altså en dokumentasjon på alle salgs-, innkjøps-, banktransaksjoner m.m. Når bilaget har blitt registrert, bokføres det ved å overføre til hovedbok.
Bilagsregistreringsmodulen, som du finner ved å velge Vis - Regnskap - Bilagsregistrering, er den viktigste modulen å bli kjent med når du skal bruke Mamut Business Software som regnskapssystem.
Kom raskt i gang med bilagsregistrering
Med Mamut Business Software kan du begynne å registrere bilag rett etter å ha installert programmet og gått gjennom opprettelse av firmadatabase for ditt firma. Programmets modul for bilagsregistrering kommer med et sett standardinnstillinger som lar deg jobbe med ditt firmas bilag på en enkel og effektiv måte. I forbindelse med installasjonen og opprettelse av firmadatabase opprettes det en kontoplan som inneholder alle nødvendige regnskapskontoer. Dersom du ikke har valgt en av de spesialtilpassede kontoplanene, vil en standard norsk kontoplan ha blitt installert. Les mer i Kontoplan.
Inngående saldo
Dersom ditt firma ikke er nystartet, må du registrere en del data før du kan begynne å jobbe i programmet. Eksempler på data er kunder, leverandører, produkter, reskontroposter samt inngående saldo.
Hvis du tidligere har benyttet et annet regnskapssystem, og vil overføre inngående saldo til ditt Mamut-system, må du registrere et bilag av typen Inngående saldo. Ettersom den inngående saldoen vanligvis registreres i begynnelsen av et nytt regnskapsår, kan det være praktisk å planlegge overføring til slutten på et regnskapsår.
Inngående saldo kan også registreres mellom to regnskapsperioder eller mva-perioder. Hvor mange regnskaps- og/eller mva-perioder ditt firma skal forholde seg til kommer an på firmaets omsetning. Mer informasjon om mva. og perioder finner du på Skatteetatens nettsider på www.skatteetaten.no (ekstern lenke). Les mer i Inngående saldo.
Nedenfor følger en kort beskrivelse av de mest sentrale delene av bilagsregistrering som du bør gjøre deg kjent med innen du begynner å registrere dine bilag.
Viktige funksjoner i bilagsregistrering
Kontokolonnen: I kontokolonnen kan du enten taste inn et kontonummer eller skrive inn et kontonavn. Hvis du skriver inn et kontonavn, åpnes kontoplanen automatisk i et eget vindu. Kontoplanen vil være sortert alfabetisk etter bokstavene/ordet du har skrevet inn. Taster du inn kontonummer 1510, vil din kundeliste vises og du kan registrere en kundefordring. Ved å taste inn 2410 åpnes din leverandørliste og du kan registrere leverandørgjeld. Les mer i Registrere bilag.
Hurtigtaster: For å forenkle og effektivisere arbeidet i bilagsregistrering kan det være en god idé å bruke hurtigtastene som styrer de viktigste funksjonene i bilagsregistreringsmodulen. Du kan f.eks. åpne kontoplanen ved å trykke på - (minustegnet) når kontokolonnen er markert. Ved å trykke på + (plusstegnet) åpnes et nytt bilag dersom det forrige balanserer. Legg merke til at hurtigtastene endrer funksjon avhengig av hvor markøren står i registreringsvinduet. En full oversikt over alle tilgjengelige hurtigtaster i bilagsregistrering finner du i Hurtigtaster i bilagsregistrering.
Brukerinnstillinger: Via brukerinnstillingene kan du selv velge hvilke kolonner som skal vises i bilagsregistreringsvinduet samt hvilke funksjoner du ønsker skal være tilgjengelige. Du kan definere opptil fem ulike sett med brukerinnstillinger per bruker, og disse er knyttet til brukeroppsett som velges i nedtrekkslisten til venstre for knappen Brukerinnstillinger i selve bilagsregistreringsvinduet.
For å tilpasse et sett med brukerinnstillinger går du til bilagregistreringsvinduet
via Vis - Regnskap - Bilagsregistrering,
velger aktuelt oppsett i nedtrekkslisten øverst i bilagsregistreringsvinduet,
og klikker deretter på knappen Brukerinnstillinger.
På fanekortet Kolonner velger
du hvilke kolonner som skal vises i bilagregistreringen, og avmerkingsboksene
under Fokus gir deg mulighet til
å bestemme hvor markøren skal flytte seg når du trykker [ENTER].
På fanekortet Funksjoner kan du
angi generelle retningslinjer for føring av bilag. Les mer i Brukerinnstillinger for Bilagsregistrering.
Mva
I Mamut Business Software skjer avgiftshåndteringen automatisk. Det betyr at du velger en konto som er innstilt til å fordele bruttobeløpet på hovedkontoen (f.eks. 3010) og avgiften på avgiftskonto (2710). Du garanteres dermed en korrekt avgiftsoppgave samt at koplingen mellom de innrapporterte kodene beregnes riktig. I brukerinnstillingene (se over) kan du merke av for alternativet Registrere mva-grunnlag netto (eks. mva.) for å registrere nettobeløpet på kontoen som registreres med en avgiftskode. Avgiften beregnes og legges til på en egen bilagslinje i bilagsregistrering.
Nedenfor følger to eksempler på bilagsregistrering med automatisk avgiftshåndtering:
Utgående faktura:
Velg konto 3010 med avgiftshåndtering 1. 25 % Utgående mva. Avgiftssatsen er standard for kontoen. I feltet Kredit skriver du inn bruttobeløpet inklusiv mva, f.eks. kr 1.250,-.
Den automatiske avgiftshåndteringen sørger for at kr 1.000 bokføres på konto 3010, samt at kr 250,- bokføres på konto 2710.
Inngående faktura:
Velg konto 4010 med avgiftshåndtering 5. 25 % Inngående mva. Avgiftssatsen er standard for kontoen. I Debet-feltet skriver du inn bruttobeløpet inklusiv mva, f.eks. kr 2.500,-.
Den automatiske avgiftshåndteringen sørger for at kr 2.000 bokføres på konto 4010, samt at kr 500,- bokføres på konto 2720. Skulle du ha skrevet inn feil beløp, kan du enkelt korrigere dette - systemet sørger for at en ny og korrekt fordeling av beløpet føres på konto 2720.
Når alle bilag har blitt registrert, bokføres de ved å klikke på knappen Overfør til hovedbok eller ved hjelp av hurtigtasten [Ctrl]+[H].
Bilagsmaler
I firmaer av en viss størrelse vil det som regel føres flere like bilag med små variasjoner. En bilagsmal lar deg registrere variabel informasjon og opprette ett eller flere bilag etter den angitte malen. Typiske eksempler er bokføring av faktura, periodisering av husleie eller avskrivning på investeringer.
Les mer om bilagsmaler Om bilagsmaler.
Integrert system
I Mamut Business Software er det enkelt å komme fra en modul til en annen for å se detaljert informasjon om en transaksjon. Eksempler på dette er knappen Gå til faktura som tar deg til originalfakturaen når du har markert en kundefordring i reskontro, eller knappen Gå til reskontro når du har markert et bilag mot en reskontrokonto i hovedbok.
Se også:
Brukerinnstillinger for Bilagsregistrering