Generere betalingspåminnelse/inkassovarsel

Vis - Regnskap - Betalingspåminnelse

Ved hjelp av veiviseren for Betalingspåminnelse kan du generere betalingspåminnelser (purringer) og inkassovarsler til kunder som ikke har betalt utestående innen forfallsdato. I veiviseren kan du merke av for å opprette nye betalingspåminnelser/inkassovarsler eller å skrive ut kopier av tidligere betalingspåminnelser/inkassovarsler.

Ønsker du en oversikt over dine kunders utestående fordringer, kan du velge Vis - Regnskap - Kundereskontro, og klikke på knappen Aldersfordeling. Les mer i Aldersfordeling.

Merk! Før du oppretter betalingspåminnelser/inkassovarsler, bør du angi riktige innstillinger for dette. I innstillingene for betalingspåminnelser kan du for eksempel angi en fast tekst for de forskjellige påminnelsene, definere innstillinger for forskjellige påminnelsesnivåer og -grupper, legge til forsinkelsesrente på påminnelser, osv. Innstillingene for betalingspåminnelser og inkassovarsler finner du under Vis - Innstillinger - Regnskap - Reskontro. Se mer i Kom i gang med betalingspåminnelser/inkassovarsler.

Slik oppretter du nye betalingspåminnelser og/eller inkassovarsler

1. Gå til Vis - Regnskap - Betalingspåminnelse.
2. Merk av for Opprett nye betalingspåminnelser og/eller inkassovarsel, og klikk Neste.

   

3. Definer eventuelt ønsket utvalg for å begrense antall fordringer som blir foreslått til påminnelse. Du kan sette ett eller flere av følgende utvalg:
   1. Status: Her kan du velge om det skal foreslås betalingspåminnelser for alle statuser, 1. gangs påminnelse, 2. gangs påminnelse eller Inkassovarsel. Hvor mange statuser som vises, avhenger av antall betalingspåminnelser som er satt i innstillinger for betalingspåminnelser.
   2. Gruppe: Her kan du filtrere på gebyrgrupper, og få foreslått alle kunder som tilhører valgt gebyrgruppe.
   3. Kunde: Dersom du ønsker å opprette betalingspåminnelse eller inkassovarsel på en bestemt kunde, kan du taste inn kundenummeret eller velge ønsket kunde ved å klikke på knappen med tre prikker.
      Påminnelsesdato: Her velges ønsket dato for påminnelsen. Fordringer som har forfalt innen valgt dato kommer med i utvalget.
      Klikk Utvalg hvis du ønsker å gjøre et mer avansert utvalg.
4. Klikk Neste for å se hvilke fordringer som blir foreslått basert på ditt utvalg. Du har mulighet til å fjerne fordringer fra utvalget ved å fjerne markeringen i venstre kolonne på disse fordringene. Her kan du også velge hvorvidt du ønsker å Slå sammen fakturaer per kunde til én påminnelse med høyeste nivå. Fjerner du avmerkingen her, vil det opprettes separate påminnelser for hvert nivå.
   Merk! Dersom du har valgt å inkludere rentefakturering på betalingspåminnelser, vil du kunne se påløpte renter i dette vinduet.
5. Klikk Neste for å få en forhåndsvisning av rapporten Påminnelsesforslag. Klikk eventuelt Forrige for å gå tilbake og gjøre endringer i utvalget.
6. Marker Skriv ut liste over betalingspåminnelser/inkassovarsler og velg utskriftsmedium dersom du ønsker å skrive ut denne rapporten. Velg også korrekt medium for utskrift av selve påminnelsene/inkassovarslene.
7. Klikk Neste for å skrive ut rapportene.
8. Klikk Fullfør for å godkjenne utskriftene.

Du har nå generert nye betalingspåminnelser og/eller inkassovarsler for utvalget du definerte.

Slik skriver du ut kopier av eksisterende betalingspåminnelser eller inkassovarsler

1. Gå til Vis - Regnskap - Betalingspåminnelse.
2. Merk av for Skriv ut kopier av eksisterende betalingspåminnelser eller inkassovarsler, og klikk Neste.
3. Sett ønsket utvalg. Se pkt. 3 over for mer informasjon og utvalg.
4. Klikk Neste for å se hvilke fordringer som blir foreslått basert på ditt utvalg.

   

5. Merk av den fordringen du ønsker å skrive ut en kopi av betalingspåminnelsen/inkassovarselet på. Du kan kun skrive ut kopi av én fordring om gangen.
6. Klikk Neste, og velg ønsket utskriftsmedium.
7. Klikk Fullfør for å skrive ut kopien. Du kan klikke Forrige for å gå tilbake og skrive ut flere kopier, eller Avbryt for å avslutte veiviseren når du har skrevet ut ønskede kopier.

Kopien skrives ut.

Tips! Ønsker du mer informasjon om en kundes betalingshistorikk, kan du i programmet velge Vis - Kontakt - Kontaktoppfølging og på kontaktkortet klikke på knappen Kontaktstatus (hurtigtast [F3]). Vinduet viser blant annet kundens Gjennomsnittlig betalingstid i dager, hvilket kan gi deg en indikasjon på når du kan forvente at utestående fordring kommer til å bli betalt.

Se også:

Innstillinger for Betalingspåminnelse/Inkassovarsel

Firmainnstillinger for Kontaktoppfølging

Generere en inkassofil

Generere en factoringfil

Kontaktoppfølging

Redigering av reskontroposter