Over Order/Factuur
Beheer - Order/Factuur -
Order/Factuur 
Een aangemaakte order vormt de basis voor de factuur van die order. Alle gegevens van de klant en artikelen worden uit de relevante registers naar de order gehaald, en daarna van de order naar de factuur overgebracht. Dit vereenvoudigt de registratie.
Orderstatus
De order zelf kan verschillende statussen aannemen, afhankelijk van waar in het proces deze zich bevindt. U kunt zien welke status een order heeft in de afrollijst rechts bovenin het scherm. Meer informatie vindt u in Afrollijst Status.
De status geeft de verschillende stadia van het verkoopproces weer. Een order wordt normaliter eerst aangemaakt als Niet verwerkte order. In een normaal verkoopproces wordt de order geactiveerd wanneer u op de knop Factuur op de werkbalk klikt. De activering zelf gebeurt met het aanmaken van een factuurafdruk. De order verandert naar de status Factuur, of eventueel Factuur (niet geleverd). Een factuur kan tevens een contantfactuur zijn. Dit betekent dat wordt verondersteld dat de factuur direct tijdens het aanmaken wordt betaald.
De facturering kan plaats vinden na of voor het leveren van de artikelen. U kunt in de bedrijfsinstellingen voor Offerte/Order/Factuur aangeven of het toegestaan is een order te factureren die nog niet volledig geleverd is. U kunt tevens aangeven dat de order gefactureerd mag worden als u zelf Gereed voor factureren hebt geselecteerd op het tabblad Diversen van de order.
Nalevering
Een order kan de status Nalevering hebben. Dit betekent een gedeelte van de order geleverd en gefactureerd is.
Er wordt een nalevering gegenereerd wanneer u ervoor kiest om het aantal te leveren artikelen te veranderen, en vervolgens een order factureert. De nalevering wordt behandeld als een nieuwe order in het systeem. Het oorspronkelijke ordernummer wordt weergegeven wanneer de nalevering wordt afgedrukt.
Om de functionaliteit Nalevering te kunnen gebruiken dient u de optie Een order kan niet worden gefactureerd voordat de artikelen zijn uitgeleverd uit te schakelen in de bedrijfsinstellingen voor Offerte/Order/Factuur.
U kunt een factuur vanuit dit venster crediteren
door op de knop Verwijderen te
klikken.
Afdrukken
U kunt orders in een aantal verschillende formaten afdrukken en deze versturen
naar een printer, e-mail, fax, of een afdrukvoorbeeld op het scherm. Wanneer
u een PDF-printer hebt geïnstalleerd, kunt u de order als bestand overbrengen
naar een PDF-formaat.
Tip! Met behulp van de selectie-instellingen
kunt u meerdere orders of creditnota's tegelijkertijd factureren en tevens
individuele rapporten voor de facturering aanmaken. Deze individuele rapporten
zijn een aanvulling op de systeemrapporten die u vindt onder Bestand
- afdrukken. Meer informatie over hoe u deze functionaliteit optimaal
kunt gebruiken vindt u in Geavanceerde selectie.
Verschillende talen, eigen logo en eigen tekst
U kunt een order in verschillende talen afdrukken, een eigen logo en uw eigen vaste teksten toevoegen.
Factuur in een vreemde taal afdrukken
Vaste tekst invoeren bij order/factuur
Verzamelfacturering
U kunt een order aanmaken met de status Niet verwerkte verzamelorder zodat u voor de orders een verzamelfactuur krijgt.
Kredietlimiet en kredietstop
U kunt een kredietlimiet en kredietstop aanmaken voor een order. Dit verhindert dat voor klanten met een kredietstop of -limiet orders worden aangemaakt. Meer informatie vindt u in Over kredietlimiet en kredietstop.
Integratie met andere modules
Wanneer u een offerte voor een klant hebt aangemaakt, zal u normaliter de noodzakelijke gegevens geregistreerd hebben om een order aan te maken voor die klant. Daarom kunt u vanuit de offerte met een paar drukken op de knop een order aanmaken. Meer informatie vindt u in Offerte verwerken/order aanmaken.
Indien de artikelen in uw magazijn aanwezig zijn, zal de levering van de artikelen gebeuren vanuit de Magazijnmodule. De module is nauw verbonden met de orders door middel van een aantal knoppen en functionaliteiten zoals het openen van orders vanuit het overzichtsvenster in de magazijnmodule dat gegevens weergeeft van bijvoorbeeld Niet-geleverde orders en Voorraadniveau.
Tijdens het aanmaken van een order krijgt u een overzicht van de voorraadstatus van de verschillende artikelen. Als u artikelen wenst in te kopen kunt u een inkooporder gebaseerd op een verkooporder direct vanuit de order aanmaken. Wanneer u de artikelen al besteld heeft, kunt u deze artikelen reserveren voor de bepaalde order.
U kunt tevens de Inkoopplanning weergegeven die de artikelen toont die zijn ingekocht, maar nog niet ontvangen.
Inkoop op basis van een verkooporder
Artikelen van inkooporder reserveren voor verkooporder
Activiteiten aanmaken:
Door op de pijl aan de rechterkant van de knop Activiteiten aanmaken te klikken, kunt u doelgerichte activiteiten aanmaken. Met behulp van de Activiteitssjablonen
kunt u zelf bepalen welke activiteitstypes toegankelijk moeten zijn in
elke module.
Order/Factuur is dusdanig met andere modules geïntegreerd, dat het offertes eenvoudig kan ophalen, aanmaken en bewerken. U vindt tabbladen voor orders bij Relatiebeheer, Contactpersoon, Project en Activiteit.
Meer informatie over deze tabbladen: Relatiebeheer, tabblad: Order/Factuur, Relatiebeheer, tabblad: Order/Factuur, Projectregister, tabblad: Order/Factuur en Nieuwe activiteit aanmaken.
Bij Urenregistratie bestaat een functionaliteit om gewerkte uren over te brengen naar Order/Project zodat u deze kunt doorberekenen. Meer informatie vindt u in Urenregistratie.
Tip! Factureert u regelmatig dezelfde
artikelen/diensten aan dezelfde klanten, kan dit eenvoudig in de module
voor Abonnementsfacturering worden
uitgevoerd. In deze module hebt u het volledige overzicht van afspraken
en abonnementen die aan de betreffende klanten gefactureerd dienen te
worden en hoe vaak de facturering plaats dient te vinden. Meer informatie vindt u in Over abonnementsfacturering.
Instellingen voor Order/Factuur
Bij de gebruikersinstellingen voor Order/Factuur geeft u aan wat voor
u als gebruiker zichtbaar zal zijn in de vensters. Hier kunt u ook een
aantal keuzes maken die het registratieproces zullen vereenvoudigen.
Bij de bedrijfsinstellingen stelt u de gebruikswijze in voor alle gebruikers. Houd er rekening mee dat deze instellingen zowel gelden voor Offerte, Order als Factuur.
Let op! Het is mogelijk om facturen
die zijn aangemaakt en boekstukken die zijn verwerkt naar het grootboek,
alsnog te bewerken. Het doel van deze functionaliteit is om gebruikers
in staat te stellen om de meest belangrijke elementen van verwerkte facturen
en boekstukken te bewerken zonder dat deze gecrediteerd of teruggeboekt
hoeven te worden. U kunt deze instelling activeren binnen de bedrijfsinstellingen
voor Order/Factuur, via Beheer - Instellingen
- Offerte/Order/Factuur en selecteer Bewerk
verwerkte facturen en boekstukken op het tabblad Algemeen.
Meer informatie over deze functionaliteit vindt u in Bewerk verwerkte facturen en boekstukken.
Meer informatie:
Gebruikerinstellingen voor Order/Factuur
Bedrijfsinstellingen voor Offerte/Order/Factuur
Over levering- en betalingsvoorwaarden