Om organisering og vedlikehold av kontakter
Den mest sentrale inndelingen av kontaktene er forhåndsdefinert i programmet og gjøres på kontaktkortet i avmerkingsboksene for kunde, leverandør, partner og privat. Dersom en kontakt opptrer for eksempel som både kunde og leverandør, merker du av for begge. Dermed kan du redigere kontaktinformasjonen som gjelder for kontakten både når kontakten er din leverandør og når den er din kunde.
Ved hjelp av Grupper
kan du foreta en klassifisering som gjør det enklere å filtrere kontaktene
senere. Her kan du velge hvilke grupper du vil bruke for å kategorisere
kontaktene enda bedre, slik at du senere kan filtrere ut kontaktene du
ønsker å sende skreddersydd materiale. Du kan velge ut kontakter plassert
i enkeltgrupper ved hjelp av funksjonen Utvalg
som du finner i verktøylinjen øverst i kontaktkortet og i Rapportmodulen.
Status, Bransje og Kategori deler inn kontaktene for rapport-, søk- og utvalgsformål. Felles for disse er at de er standardregistre. Du kan selv opprette nye ved å høyreklikke i nedtrekkslisten og velge Endre i standardregister.
I
kontaktkortet kan du knytte kontakter til et hovedkontor ved å klikke
på søkeknappen til høyre for feltet Hovedkontor. For å kunne knytte en
kontakt til et hovedkontor må kontakten som er hovedkontor, være merket
av som dette. Det kan være hensiktsmessig å benytte funksjonaliteten for
hovedkontor dersom du ønsker at varelevering og fakturering skal skje
til forskjellige kunder.
Gjennom Egendefinerte
felt kan du klassifisere kontaktene dine etter eget ønske. Du kan
dele kontaktene dine inn i grupper som du selv kan definere. For å opprette
nye grupper i nedtrekkslisten, gå til Vis
- Innstillinger - Firma - Standardregister
og velg Egendefinerte felt.
Mange finner nye måter å dele inn kontaktene på etter hvert som de har arbeidet en stund med sitt kontaktregister, eller fått nye behov. Veiviseren for å endre verdier på et utvalg kontakter (se nedenfor) er ideell for å oppdatere og vedlikeholde kontaktregistre. Du kan endre verdiene for et utvalg kontakter samtidig. Eksempelvis kan du ta bort eller legge til gruppefelter og egendefinerte felter, endre felles verdier (som Vår referanse eller Bransje), eller endre innstillinger for kunder og leverandører, som betalingsvilkår, leveringsvilkår, valuta og språk.
Gjennom veiviseren for kontaktutvalg kan du sette opp og lagre faste utvalg av kontakter. Disse kan du bruke igjen senere, til ulike handlinger, som for eksempel å opprette aktiviteter eller dokumenter til kontaktene, eller sende e-post. På denne måten kan du spare mye tid.
Med
Mamut Enterprise Telefonkatalogen Bedrift
er det i kontakt- og kontaktpersonkortet mulig å gjøre oppslag på navn,
adresse eller telefonnummer i en integrert online kontaktdatabase. Det
betyr at du kan søke og hente inn oppdatert kontaktinformasjon på dine
kontakter. Ved å klikke på knappen Oppdatere
kontaktinformasjon vil det gjøres søk på allerede registrert informasjon,
og du vil få listet opp potensielle kontakter med match på ett eller flere
punkter. Du kan deretter velge å oppdatere alle eller utvalgte felter
på kontaktkortet.
Merk! Oppdatere kontaktinformasjon
er tilgjengelig kun som tilleggsprodukt i enkelte programversjoner.
Integrasjon med Microsoft Outlook®
Ved hjelp av integrasjon med Microsoft Outlook kan du holde kontaktregisteret ditt oppdatert i både Outlook og programmet. Du kan knytte kontaktens e-postadresser i Outlook til kontakter og kontaktpersoner i programmet, og du kan sørge for at kontakter du oppretter blir synkronisert begge "veier".
Inaktiv
Du kan ikke slette en kontakt som er aktiv andre steder i programmet. Ønsker du at kontakten ikke skal være tilgjengelig lenger, kan du markere kontakten som inaktiv. Velg i så fall Ja i nedtrekkslisten Inaktiv i fanekortet Annen info.
Ingen utsendelser
Enkelte kontakter ønsker ikke å motta masseutsendelser som for eksempel tilbudsinformasjon på e-post. I fanekortet Annen info kan du merke av for Ingen utsendelser. Når du oppretter masseutsendelser, har du da muligheten til bruke avansert utvalg til å ekskludere disse kontaktene.
Se også:
Endre verdier på et utvalg kontakter
Om leverings- og betalingsbetingelser
Vis kart og reiserute til kontakten
Hente og vedlikeholde kontaktinformasjon fra Telefonkatalogen Bedrift