Betalingsherinneringen/incassoberichten genereren
Beheer - Administratie -
Herinnering 
Met behulp van de wizard voor Herinneringen kunt u herinneringen (aanmaningen) en incassoberichten genereren voor klanten die hun openstaande facturen niet voor of op vervaldatum hebben betaald. In de wizard kunt u aangeven of u nieuwe herinnering/incassoberichten wilt aanmaken of kopieën van bestaande herinneringen/incassoberichten wilt afdrukken.
Indien u een overzicht wenst van de openstaande vorderingen van uw klanten, kunt u naar Beheer - Administratie - Debiteuren gaan en vervolgens op de knop Ouderdomsanalyse klikken. Meer informatie vindt u in Ouderdomsanalyse.
Let op! Voordat
u betalingsherinneringen genereert, dient u de correcte instellingen hiervoor
te definiëren. Binnen de instellingen voor betalingsherinneringen kunt
u bijvoorbeeld vaste tekst invoeren voor de verschillende herinneringen,
de instellingen aangeven voor de verschillende herinneringniveau's en
-groepen, en hebt u de mogelijkheid om rente toe te voegen. De instellingen
vindt u via Beheer - Instellingen - Administratie
- Debiteuren/Crediteuren. Meer informatie vindt u in Instellingen voor herinneringsniveau's.
Zo maakt u nieuwe betalingsherinneringen en/of incassoberichten aan:
- Ga naar Beheer - Administratie - Herinnering.
- Selecteer de optie Nieuwe
herinneringen en/of incassoberichten aanmaken.
- Definieer de gewenste selectie om het aantal vorderingen
dat wordt voorgesteld om te herinneren te begrenzen. De volgende selectiemogelijkheden
zijn aanwezig:
Status: Hier kunt u aangeven of u betalingsherinneringen voor alle statussen wenst te maken (eerste herinnering, tweede herinnering, incassobericht). Het aantal statussen dat wordt weergegeven is afhankelijk van het aantal herinneringen dat u heeft aangegeven in de instellingen voor herinneringen.
Groep: Hier kunt u de gewenste groep selecteren.
Klant: Indien u een betalingsherinnering of incassobericht voor een bepaalde klant wenst aan te maken, kunt u hier het klantnummer intypeen of middels de zoekknop de klant selecteren.
Herinneringsdatum: Hier kiest u de gewenste datum voor de herinnering. De vorderingen die voor deze datum zijn vervallen zullen worden meegenomen in de selectie.
Klik op Filter indien u een meer geavanceerde selectie wenst te maken. - Klik op Volgende
om te zien welke vorderingen worden voorgesteld op basis van uw selectie.
U hebt de mogelijkheid om vorderingen van de selectie te verwijderen door
de selectie aan de rechterkant te verwijderen. Hier kunt u tevens aangeven
of u de facturen wenst samen te voegen in één herinnering, met het hoogste
niveau, door de optie Voeg de facturen
van klanten samen tot één herinnering met het hoogste niveau te
selecteren. Selecteer deze optie niet indien u voor elk niveau aparte
betalingsherinneringen wenst aan te maken.
Let op! Indien u ervoor hebt gekozen om rente aan betalingsherinneringen toe te voegen, zal het totale (geaccumuleerde) bedrag in dit venster worden weergegeven. - Klik op Volgende om een afdrukvoorbeeld van het rapport Herinneringsvoorstel te zien. Klik op Vorige om de selectie aan te passen.
- Selecteer Lijst afdrukken van herinneringen/incassoberichten en kies het afdrukmedium indien u dit rapport wenst af te drukken. Kies tevens het correcte medium voor de afdruk van de herinneringen en/of incassoberichten.
- Klik op Volgende om de rapporten af te drukken.
- Klik op Voltooien om deze goed te keuren.
U hebt nu nieuwe herinneringen en/of incassoberichten
aangemaakt voor de betreffende selectie.
Zo drukt u kopieën af van bestaande betalingsherinneringen en/of incassoberichten:
- Ga naar Beheer - Administratie - Herinnering.
- Selecteer de optie Druk kopieën af van bestaande herinneringen of incassoberichten.
- Maak de gewenste selectie. Zie stap 3 hierboven voor meer informatie.
- Klik op Volgende
om te zien welke vorderingen op basis van uw selectie worden voorgesteld.
U kunt maar 1 vordering per keer afdrukken.
- Selecteer de vordering waarvan u een kopie wenst af te drukken.
- Klik op Volgende en kies het gewenste afdrukmedium.
- Klik op Voltooien
om de kopie af te drukken.
U kunt op Vorige klikken om terug te gaan en meerdere kopieën af te drukken, of op Annuleren om de wizard af te sluiten wanneer u klaar bent.
De kopie wordt afgedrukt.
Tip! Indien u meer informatie wenst over de betalingshistorie van een klant kunt u in het programma naar Beheer - Relatie - Relatiebeheer gaan. Op de relatiekaart klikt
u op de knop Relatiestatus (F3).
Het venster geeft onder andere de Gemiddelde
betalingstijd in dagen weer, welke u een indicatie kan geven over wanneer u een betaling van een openstaande vordering kunt verwachten.
Meer informatie:
Instellingen voor herinneringen
Bedrijfsinstellingen voor Relatiebeheer
Een factoringsbestand aanmaken
Een transactie in debiteuren- of crediteurenadministratie wijzigen