Aktivitetsvinduet
Verktøylinjen
Fra verktøylinjen kan du opprette ny post, lagre, slette med mer. Les mer i Vanlige verktøy i programvinduene.
Ny aktivitet:
Oppretter en ny aktivitet. Les mer i
Opprette en ny aktivitet.
Sjekk
tilgjengelighet: Her kan du se en Tidsplan
for ansatte og ressurser som er tilknyttet aktiviteten. Les mer i Tidsplan.
Dupliser
aktivitet: Ved hjelp av funksjonen for duplisering av aktivitet
kan du duplisere en aktivitet en eller flere ganger. Les mer i Duplisere/kopiere en aktivitet.
Åpne
tilhørende element i MS Outlook: Vises kun dersom du benytter integrasjon
med Microsoft Outlook®. Les mer i Om integrasjon med Microsoft Outlook .
Send e-post: Åpner en ny e-postmelding.
Kontakter som er tilknyttet aktiviteten, og som har registrert e-postadresse,
vil automatisk legges til som mottakere. Emnet på aktiviteten blir lagt
til som emne på e-posten. I e-postmeldingen kan du legge ved dokumenter
som er tilknyttet aktiviteten.
Brukerinnstillinger
og Firmainnstillinger:
I brukerinnstillingene kan du blant annet bestemme hvordan vinduene for aktivitetsstyring skal se ut, og sette
standardverdier ved opprettelse av nye aktiviteter. Les mer i Brukerinnstillinger for Aktivitet.
Bruk pilknappen for å åpne Firmainnstillinger.
Les mer i Firmainnstillinger for Aktivitet.
Tilknytt: Denne knappen er tilgjengelig
i verktøylinjen i flere av fanekortene i aktivitetsregisteret. Klikk Tilknytt for å knytte aktiviteten til
et produkt, et tilbud, en ordre, en timeseddel eller et dokument.
Slette link: Denne knappen er
tilgjengelig i verktøylinjen i flere av fanekortene i aktivitetsregisteret.
Klikk denne knappen for å slette en eksisterende link til et produkt,
et tilbud, en ordre, en innkjøpsordre eller en timeseddel. Det er kun
linken som vil slettes, ikke det tilknyttede elementet.
Tips! Programmet velger som standard
et intervall for dato fra og til når aktiviteter vises i aktivitetslisten.
Dersom du ikke finner en aktivitet i aktivitetslisten, kan det tenkes
datoen for aktiviteten faller utenfor intervallet.
Feltbeskrivelser
Nedenfor finner du en beskrivelse av hvert felt. Dersom ikke alle feltene vises i vinduet, kan det være at fanekortene/notatfeltet er maksimert. Ved å klikke [---] nederst til høyre i vinduet vil flere felt bli tilgjengelige.
Emne: En kort beskrivelse av hva aktiviteten går ut på.
Starttid: Sett dato og klokkeslett for når aktiviteten skal starte. Les mer i Kalender - velg dato. Klokkeslett behøver ikke å være aktuelt for aktiviteter til Oppgavelisten. Les mer i Kalender.
Sluttid: Justeres automatisk i forhold til starttiden etter firmainnstillinger for aktiviteter hvor du kan sette Standard varighet på nye aktiviteter. Denne varigheten kan overstyres ved at du endrer sluttiden som blir foreslått.
Alarm: Velg om aktiviteten skal settes opp med alarm og hvor lang tid før starttiden alarmen skal utløses.
Merk! Dersom du har satt opp at aktivitetene
skal overføres til Microsoft Outlook,
kan du ikke velge når alarmen skal utløses. Denne vil da utløses etter
innstillingene i Microsoft Outlook.®®
Type: Aktivitetstype er en viktig kategorisering for å kunne kjøre statistikker. I tillegg hjelper det deg ved filtrering av aktivitetslisten. Aktivitetstypen styrer også om aktivitetene blir tilgjengelige i listene for Kundeservice, Produktservice og Telemarketing (tilleggsprodukter). Du kan vise aktiviteten i den grafiske kalenderen, enten i selve kalenderen eller i oppgavelisten. Denne innstillingen kan du sette på aktiviteten under fanekortet Diverse.
Status: Velg mellom forhåndsdefinerte statuser for oppfølging av fremdrift på aktivitetene. Du kan også opprette egne statuser i Standardregisteret.
Tips! I felter som inneholder valgalternativer
fra standardregisteret, kan du høyreklikke i feltet, og velge Endre
i standardregister. Dette åpner standardregisteret, slik at du
kan endre eller legge inn nye alternativer direkte.
Eksempel: I Ordreregistrering, i fanekortet Tekst. Høyreklikk i feltet ved siden av Velg tekst, og klikk på Endre i standardregister.
Du kommer også til Standardregisteret ved å velge Vis - Innstillinger - Firma - Standardregister.
Når du merker en aktivitet som Utført i aktivitetslisten, settes automatisk status til "Utført". Dersom du ønsker det skal settes en annen status i disse tilfellene, kan dette velges gjennom firmainnstillinger for aktiviteter.
Ansvarlig: Alle som er registrert i Personalregisteret kan settes som ansvarlig for en aktivitet. Gjennom tilgangskontroller kan du i tillegg sperre for om personer skal kunne redigere andre enn sine egne aktiviteter.
Tilknytt: Her kan du tilknytte både Kontakter, Ansatte og Ressurser som er involvert i aktiviteten. Les mer i Tilknytt Kontakter/Ansatte/Ressurser.
Prosjekt: Dersom aktiviteten skal knyttes til et av dine prosjekter, kan du velge dette her. Dersom aktiviteten er opprettet fra Prosjektmodulen, vil feltet allerede være utfylt.
Tips! Har du valgt et prosjekt, kan
du høyreklikke i feltet og velge Gå til
prosjekt.
Prioritet: Velg mellom Høy, Middels og Lav prioritet, eller Ingen dersom du velger å ikke prioritere dine aktiviteter.
Vis tid som: Velg hvordan aktiviteten skal vises i kalenderen, som Ledig, Opptatt eller Ute. Er særlig relevant som informasjon ved tilknytting av ansatte til andre aktiviteter.
Privat: Du kan benytte private aktiviteter for å begrense tilgangen til innholdet i aktiviteten. Er det merket av her, vil kun brukere som har rettigheter til å vise private aktiviteter, kunne se detaljene på aktiviteten. Legg merke til at aktiviteten likevel vil være synlig i kalenderen, slik at øvrige brukere kan se at du er opptatt. Superbruker kan alltid se innholdet. Les mer i Tilgangskontroll.
Fargekode: I nedtrekkslisten ved siden av Privat kan du velge Fargekode for aktiviteten, dersom aktiviteten er av en type som skal vises i kalender. Ved hjelp av aktivitetstyper kan du i standardregisteret bestemme standard farge for hver enkelt aktivitetstype, slik at du ikke trenger å legge inn farge på hver enkelt aktivitet.
Fanekortene i aktivitetsregisteret
I brukerinnstillingene for Aktivitet velger du hvilke fanekort som skal vises i aktivitetsregisteret.
Notat
Skriv notater i forbindelse med aktiviteten. Under brukerinnstillinger for aktivitet kan du velge om Dato og Navn på brukeren skal fylles inn for hvert notat.
Produkt
Her kan du legge opp produkter som er tilknyttet aktiviteten.
Dette kortet benyttes også i forbindelse med Produktservice, hvor du legger opp hvilket produkt som er inne på service, eventuelle Ressurser benyttet ved servicen og eventuelle arbeidstimer som er benyttet. Dette kan så overføres direkte til faktura.
Dersom du skal opprette en ordinær faktura, anbefaler vi at du gjør dette i fanekortet Ordre/Faktura.
Tilbud
Du kan lage tilbud direkte fra aktiviteten. Dette forutsetter at aktiviteten er tilknyttet en eller flere kontakter. Listen over tilbud som er opprettet fra aktiviteten kan filtreres ved hjelp av nedtrekkslisten Status. Gjennom knappen Tilknytt kan du få opp en liste over eksisterende tilbud og knytte de til aktiviteten.
Tips! Du kan opprette Nytt
tilbud og Repeterende tilbud
direkte fra aktiviteten. Disse blir da tilknyttet aktiviteten.
Ordre/Faktura
Opprett ordre direkte fra aktiviteten. Listen over ordrer som er opprettet fra aktiviteten, kan filtreres ved hjelp av nedtrekkslisten Status. Gjennom knappen Tilknytt kan du få opp en liste over eksisterende ordrer og knytte de til aktiviteten.
Innkjøp
I fanekortet Innkjøp kan du enten opprette nye innkjøp basert på aktiviteten eller du kan tilknytte et eksisterende innkjøp. Filtrer listen ved hjelp av nedtrekkslisten Status.
Timeregistrering
Her kan du opprette timelinjer som er knyttet til aktiviteten eller tilknytte eksisterende timesedler. Filtrer listen ved hjelp av nedtrekkslisten Status.
Dokumenter
Opprett dokumenter, eller tilknytt eksisterende dokumenter som har relevans for aktiviteten. Listen over dokumenter som er opprettet fra aktiviteten kan filtreres ut fra status.
Du kan importere dokument ved hjelp av
knappen for dette. Les mer om import av dokumenter i eget avsnitt Importere dokumenter.
Slett: Klikk Slett
for å slette et eller flere markerte dokumenter. For dokumenter med tilknytning
til andre moduler, vil kun linken slettes.
Send e-post: Ved hjelp av denne
knappen kan du sende dokumenter via e-post. Merk av for det eller de dokumentene
du ønsker å sende per e-post, og klikk deretter Send
e-post. En ny e-postmelding vil åpnes med de valgte dokumentene
vedlagt. Merk at du ikke kan vedlegge flettedokumenter.
Diverse
Her finner du dine egendefinerte felter. Disse aktiveres og kan tilpasses gjennom firmainnstillingene for aktiviteter. I tillegg kan du overstyre om aktiviteten vises i oppgavelisten eller i selve kalenderen.
Se også:
Innstillinger for aktivitetstyper (Standardregister)