Nieuwe activiteit. Lees meer hier.Werkbalk
Vanaf de werkbalk kunt u nieuwe posten aanmaken, opslaan en verwijderen. Meer informatie over de werkbalk in de vensters vindt u hier.
Nieuwe activiteit. Lees meer hier.
Check beschikbaarheid. Hier kunt
u een agenda van werknemers en
resources zien die aan een activiteit gekoppeld zijn.
Lees meer hier.
Dupliceer activiteit.
Met behulp van de functionaliteit om activiteiten te dupliceren kunt u
een activiteit één of meerdere keren dupliceren.
Lees meer hier.
Open de gerelateerde elementen in MS Outlook.
Wordt alleen weergegeven wanneer u de Outlook-integratie gebruikt. Meer informatie over de integratie met Outlook
vindt u hier.
E-mail versturen.
Opent een nieuw e-mailbericht. De relatie die aan de activiteit is gekoppeld
en waarbij een e-mailadres is geregistreerd, zal automatisch als ontvanger
worden toegevoegd. Het onderwerp van de activiteit wordt overgenomen als
onderwerp van de e-mail. In de e-mail kunt u documenten die zijn gekoppeld
aan de activiteit toevoegen.
Daarnaast kunt u met behulp van de Gebruikersinstellingen de standaardwaarden van bepaalde velden aangeven. Lees meer hier.
Onderstaand vindt u beschrijvingen van ieder veld. Indien
niet alle velden in het venster worden weergegeven is het mogelijk dat
het tabblad/notitieveld op volle grootte wordt weergegeven. Door op 
rechtsonderin het venster te klikken, zullen meerdere velden toegankelijk
worden.
Tip! Het programma kiest standaard een
interval voor data van en tot wanneer de activiteiten in het activiteitenoverzicht
worden getoond. Indien u een activiteit niet kunt vinden, kan het zijn
dat de datum van de activiteit buiten het interval valt.
Veldbeschrijvingen van de activiteiten
Onderwerp: Een korte omschrijving van de bedoeling met de activiteit.
Begintijd: Stel datum en tijdstip in wanneer de activiteit moet beginnen. Het tijdstip is niet van belang voor activiteiten in het takenoverzicht. Lees meer hier.
Eindtijd: Wordt automatisch aangepast aan de hand van de instellingen van begintijd in instellingen voor activiteiten, waar u een standaard tijdsduur voor nieuwe activiteiten kunt aangeven. De tijdsduur kan eventueel anders ingesteld worden door de voorgestelde eindtijd te wijzigen.
Alarm: Selecteer of de activiteiten ingesteld moeten worden met een herinnering en hoeveel tijd van tevoren deze weergegeven moet worden.
Let
op! Indien u heeft aangegeven dat de activiteiten
naar Microsoft Outlook
Type: Het type activiteit is een belangrijke vorm van typering om statistieken te kunnen maken. Het helpt u ook filters toe te passen op de lijst van activiteiten. Het type activiteit bepaalt tevens of de activiteiten beschikbaar zijn in de lijst voor de Klantenservice, Artikelservice en Telemarketing (additioneel product). U kunt de activiteiten bekijken in de grafische kalender, in de kalender of in het taakoverzicht. Deze instelling past u toe in de activiteiten onder het tabblad Diversen.
Status: Maak een keuze uit voorafgedefiniëerde statussen voor het opvolgen van het verloop van de activiteiten. U kunt in het Standaardregister ook eigen statussen aanmaken.
Tip!
In velden met een keuzemogelijkheid uit het standaardregister,
kunt u met de rechtermuisknop in het veld klikken en kiezen voor Standaardregister wijzigen. Hiermee wordt het standaardregister geopend, zodat u daarin
direct nieuwe mogelijkheden kunt toevoegen.
Voorbeeld: In de Order/Factuur
module, tabblad Tekst kunt
u met de rechtermuisknop klikken in de afrollijst naast Tekst
selecteren. Kies vervolgens voor Standaardregister
wijzigen.
U kunt tevens via Beeld - Instellingen - Bedrijf - Standaardregister bij het standaardregister komen.
Wanneer u een activiteit markeert als 'Uitgevoerd' in het activiteitenoverzicht, wordt de status automatisch op 'Uitgevoerd' gezet. Indien u wilt dat er in deze gevallen een andere status moet worden aangegeven, kunt u dit instellen bij Activiteitsinstellingen.
Verantwoordelijke: Allen die geregistreerd zijn in het medewerkersregister kunnen als verantwoordelijke voor een activiteit worden ingesteld. Met behulp van Toegangsbeheer kunt u bovendien de optie blokkeren dat medewerkers, behalve de eigen activiteiten, ook de activiteiten van anderen kunnen bewerken.
Koppelen: Hier kunt u zowel relaties, medewerkers als resources die onderdeel uitmaken van de activiteiten aan elkaar koppelen. Leer meer over dit venster hier.
Project: Indien een activiteit gekoppeld moet worden aan één van uw projecten, kunt u dat hier aangeven. Indien de activiteit is aangemaakt vanuit de projectmodule, zal dit veld reeds gevuld zijn.
Tip! Heeft u een project gekozen, kunt
u met de rechter muisknop in het veld klikken en Ga
naar project kiezen.
Prioriteit: U kunt kiezen uit 'Hoog', 'Gemiddeld', 'Laag'. Kies 'Geen', indien u er de voorkeur aan geeft om geen prioriteit aan de activiteit toe te kennen.
Tijd weergeven als: Geef aan hoe de activiteiten in de kalender moeten worden weergegeven: 'Beschikbaar', 'Bezet' of 'Niet aanwezig'. Dit is speciaal van belang als informatie bij het koppelen van medewerkers aan andere activiteiten.
Privé: U kunt privé activiteiten gebruiken om de toegang tot de inhoud van deze activiteiten te beperken. Wanneer deze optie is geselecteerd kan slechts de gebruiker, die de rechten heeft om de activiteiten te tonen, de details van de activiteiten bekijken. Let op: de activiteit zal wel zichtbaar zijn in de kalender, zodat overige gebruikers kunnen zien dat u bezet bent. De supergebruiker kan altijd de inhoud bekijken. Lees meer over toegangscontrole hier.
Kleurencode: In de afrollijst naast 'Privé' kunt u een kleurencode voor de activiteit kiezen, indien de activiteit getoond dient te worden in de agenda. Met behulp van activiteitstypen, kunt u in het standaardregister de standaardkleur voor elke afzonderlijke activiteitstype bepalen, zodat u niet bij elke activiteit een kleur hoeft toe te voegen.
De tabbladen
Notitie: U kunt notities maken met betrekking op de activiteiten. Met behulp van gebruikersinstellingen voor activiteiten kunt u aangeven of datum en naam van de gebruiker op elke notitie moet worden vermeld.
Artikel: Hier kunt u artikelen die gekoppeld zijn aan de activiteit, invoeren.
Deze kaart wordt ook gebruikt in verband met Artikelservice, waar u aangeeft welke producten voor onderhoud zijn ontvangen en eventuele resources en arbeidsuren die gebruikt zijn bij het onderhoud. Deze kunnen vervolgens direct naar een factuur worden overgebracht.
Indien u een gewone factuur wenst aan te maken, raden wij u aan dit te doen in het tabblad Order/Factuur.
Offerte: U kunt een offerte direct vanuit de activiteit aanmaken. Dit veronderstelt wel dat de activiteit gekoppeld is met een of meerdere contacten. De lijst van offertes die al vanuit een activiteit zijn gemaakt kan volgens status gefilterd worden. Door de knop Koppelen te gebruiken krijgt u een lijst op het scherm met bestaande offertes die aan de activiteit gekoppeld kunnen worden.
Tip! U kunt Nieuwe
offerte en Vaste offerte
direct vanuit de activiteit aanmaken. Deze worden dan gekoppeld aan de
activiteit.
Order/Factuur: Maak bestellingen direct vanuit de activiteit. De lijst van bestellingen die al vanuit een activiteit zijn gemaakt kan volgens status gefilterd worden. Door de knop Koppelen te gebruiken krijgt u een lijst op het scherm met bestaande bestellingen die aan de activiteit gekoppeld kunnen worden.
Inkoop: Op het tabblad Inkoop kunt u nieuwe inkopen gebaseerd op de activiteit aanmaken of een bestaande inkoop aan de activiteit koppelen.
Urenregistratie: Hier kunt u nieuwe urenregels of bestaande urenregels koppelen aan activiteiten.
Documenten: U kunt documenten aanmaken, of bestaande documenten die er betrekking op hebben, koppelen aan de activiteit. Het overzicht van documenten die aangemaakt zijn vanuit de activiteit kan opgevraagd worden aan de hand van de status.
U kunt een document importeren met behulp van een
daarvoor aangemaakte knop. Lees meer over het "Importeren van documenten"
in een eigen paragraaf hier.
Diversen: Hier treft u uw eigen gedefinieerde velden aan. Deze kunt u activeren en bewerken bij Activiteiteninstellingen. Bovendien kunt u de standaard instelling wijzigen of de activiteit in het takenoverzicht moet worden weergegeven of in de Agenda.
Verwijderen van een link: Wilt u een link naar een
bestaande offerte, order/factuur of inkoop, verwijderen, dan kunt u dit
doen door op de knop link
verwijderen in de desbetreffende activiteit te
klikken. De link wordt verwijderd naar de map wordt verwijderd,
zodat u deze niet meer vanuit de activiteit kunt openen.
Let op! De offerte, order of inkoop
zelf wordt niet verwijderd!
Meer informatie:
Instellingen voor activiteitstypen (Standaardregister)