Funktionen - Einkauf - Einkäufe
Im Einkaufsmodul werden Einkäufe angelegt, die später gedruckt und an Lieferanten geschickt werden sollen. Die Produkte, die Sie verkaufen, können bei unterschiedlichen Lieferanten und zu individuellen Preisen in verschiedenen Währungen eingekauft werden.
Hinweis: Bevor Sie ein Produkt bei
einem Lieferanten kaufen können, müssen Sie eine Lieferant-Produkt-Verknüpfung
erstellen. Weiterführende Informationen dazu finden Sie hier.
Der Einkaufsprozess
Einkäufe
können auf unterschiedliche Arten erstellt werden. Wenn Sie wissen,
bei welchem Lieferanten Sie Produkte einkaufen wollen, können Sie Einkäufe
bei einem Lieferanten erstellen. Vielleicht wissen Sie nur, dass einige
Produkte am Lager fehlen. Dann kann es einfacher sein, den Einkaufsassistenten
zu starten, der eine Reihe von Auswahlmöglichkeiten bietet, die Ihnen
helfen, die einzukaufenden Produkte zu ermitteln. Ein anderes Mal haben
Sie vielleicht einen Auftrag hereinbekommen und möchten auf Grundlage
dessen einen Einkauf generieren.
Ein Einkauf wird weiterbearbeitet, indem Sie ihn zunächst Als
bestellt übernehmen. In diesem Prozess wird der Einkauf
ausgedruckt und an Ihren Lieferanten
geschickt.
Danach werden ein oder mehrere Wareneingänge
registriert. Somit werden die Produkte am Lager verfügbar und der
Einkauf ändert seinen Status zu Erhalten.
Der Wareneingang kann über das entsprechende Symbol im Einkaufsmodul oder
über das Lagermodul registriert werden.
Nach der Registrierung des Wareneingangs wird der Einkauf als Eingangsrechnung
gebucht. Die Buchung teilweise erhaltener Einkäufe ist nur zulässig, wenn
dies in den Firmeneinstellungen angegeben wurde. Sie können gegebenenfalls
auch zusätzlich eine Zoll- und Speditionsrechnung buchen. Bei eventuellen
Fehlern/Änderungen können Sie eine Gutschrift aus dem Einkauf heraus erstellen.
Zuletzt überführen Sie den Einkauf in den Status Abgeschlossen.
Die Einkäufe können auf mehreren verschiedenen Formularen ausgedruckt
und an den Drucker, eine E-Mail, ein Fax, HTML oder zur Vorschau auf den
Bildschirm übertragen werden. Wenn Sie einen PDF-Schreiber installiert
haben, kann der Einkauf auch als Datei ins PDF-Format übertragen werden.
Alternativ können Sie eine rtf-Datei erstellen. RTF ist ein Dateiformat,
das von den meisten Textverarbeitungsprogrammen gelesen werden kann.
Status
Ein Einkaufsauftrag durchläuft verschiedene Stadien, die Status genannt werden. Der aktuelle Status wird in der Auswahlliste oben rechts angezeigt. Genau wie in den anderen Modulen steht jeder Status für ein Stadium im Einkaufsprozess und liefert Ihnen als Benutzer Informationen darüber, wie der Einkauf weiterbearbeitet werden soll. Sie können die Statusliste auch als Filter für die angezeigten Einkäufe verwenden.
Weitere Hinweise zur Status-Auswahlliste finden Sie hier.
Der Einkaufsassistent
Der Einkaufsassistent hilft Ihnen dabei festzulegen, für welche und für wie viele Produkte eine Bestellung aufgegeben werden muss. Solange noch eine unbearbeitete Bestellung für einen Lieferanten vorliegt, können Sie weitere bei diesem Lieferanten zu bestellende Produkte dort hinzufügen. Weitere Hinweise dazu finden Sie hier.
Reservierungen im Einkauf
Ein Einkauf kann für einen bestimmten Auftrag reserviert werden. Sie können diese Einkaufsreservierungen im Lagermodul verwalten.
Aufträge auf der Grundlage von Bestellungen erstellen
Manchmal kann es nötig sein, zuerst einen Einkauf durchzuführen, um danach einen Auftrag auf Basis des Einkaufs zu erstellen.
Bestellungen auf der Grundlage von Aufträgen erstellen
Sie können Bestellungen auf der Grundlage von Aufträgen erstellen, sofern Sie diese Funktion in den Firmeneinstellungen für Produkte aktiviert haben. Diese Funktion greift in Teilen auf den Einkaufsassistenten zurück; auch hier können Sie zu einer vorhandenen Bestellung weitere Produktzeilen hinzufügen.
Bestellungen von der Produktkarte aus erstellen
Auf der
Produktkarte können Sie unter der Registerkarte Lieferant eine Bestellung anlegen, indem Sie auf das
Symbol Dieses Produkt einkaufen
klicken. Voraussetzung hierfür ist, dass das Produkt mit einem Lieferanten
verknüpft ist. Wenn bereits eine unbearbeitete Bestellung bei dem Lieferanten
im System liegt, können Sie das Produkt wahlweise dieser Bestellung hinzufügen.
Alternativ können Sie eine eigene Bestellung anlegen.
Integration mit anderen Modulen
Zusätzlich zu den oben genannten Funktionen ist das Einkaufsmodul mit anderen Modulen integriert, um die Arbeitsabläufe möglichst genau an Ihre Bedürfnisse anzupassen.
Einkauf ist ein integraler Bestandteil des Lagermoduls. Daher sind einige Einkaufsfunktionen auch von dort aus zugänglich. Im Lagermodul gibt es das Fenster Einkäufe, nicht eingegangen, das eine Übersicht über bestellte Waren liefert, die nicht eingegangen sind. Zusätzlich liegt das Fenster Einkaufsreservierungen im Lagermodul.
Sie finden Registerkarten für Einkauf im Fokusbereich Kontaktmanagement unter Kontaktperson und Projektliste. Auf diese Weise ist es einfacher, Einkäufe zu finden, die für den jeweiligen Kontakt/die jeweilige Kontaktperson und das jeweilige Projekt relevant sind, wenn Sie mit eben diesen arbeiten.
Lieferantenverknüpfung von Produkten mit Link auf die Produktinformationen des Lieferanten
Sie können Ihre Produkte im Produktregister unter der Registerkarte Lieferant mit einem Lieferanten verknüpfen. Darüber hinaus können Sie dort die Produkt-Nr. des Lieferanten sowie dessen Namen für Bestellungen, Währungsinformationen, Einkaufspreise usw. hinterlegen.
Sie können kontrollieren, dass Ihre Bestellanzahl eine Summe beinhaltet, die vom Lieferanten als Lieferanzahl akzeptiert wird (z.B., wenn Ihr Lieferant feste Packeinheiten hat, die er nicht aufzuteilen wünscht).
Darüber hinaus können Sie Einheiten zusammenschlagen, sodass Sie Ihre Produkte in anderen Einheiten verkaufen können als der Lieferant.
Weitere Hinweise dazu finden Sie hier.
Einstellungen
In den Benutzereinstellungen für Einkäufe legen Sie fest, was Ihnen als Benutzer in den Fenstern angezeigt
werden soll. Sie können auch einige Einstellungen vornehmen, die den Registrierungsvorgang
vereinfachen.
Über die Firmeneinstellungen für Einkäufe wird die Verwendungsweise für alle Benutzer gesteuert. Sie können unter anderem festlegen, ob es zulässig sein soll, Einkäufe zu buchen, bevor diese vollständig geliefert wurden, und ob Sie die Produktzeilen ändern/bearbeiten können, nachdem ein Einkauf den Status Bestellt oder Erhalten erlangt hat.
Auch in den Firmeneinstellungen für Produkte finden Sie einzelne Einstellungen, die das Einkaufsmodul betreffen, u. a. zur Berechnung von Preisen auf Grundlage von Einkaufspreisen und die Berechnung des Selbstkostenpreises.
Siehe auch:
Wie erstellt man Lieferantenbestellungen?
Wie erstellt man Bestellungen auf Basis von Aufträgen?
Wie erstellt man einen Auftrag auf Basis einer Bestellung?
Zoll- und Speditionsrechnungen buchen
Gutschriftsanzeigen von Einkäufen buchen